Johdanto

Ohjeessa käydään läpi riskitapahtuman tietojen ajantasaisuutta, ja organisaation prosessin vaatimusta tapahtumien ja riskien läpikäynnistä säännöllisin väliajoin, ja tapahtumatietojen ylläpidon vaiheita. Päivitysväli-määrityksillä voidaan ohjata prosessia herättein.

Riskiarviointiprosessi

Riskiarviointitapahtuman rakenne

Riskiarviointien ajantasaisuus

Riskiarviointien ylläpito ja päivittäminen tehdään aina käyttävän organisaation omalla aikataululla ja tarpeen mukaan. Ylläpidon toteutustapa voi vaihdella käyttötarkoituksen mukaan ja sen valitsee myös käyttäjä.

Riskiarviointi sisältää aina jonakin ajanhetkenä tunnistetut riskit ja riskeihin määritellyt hallintatoimet. Arviointi voidaan avata ylläpidettäväksi koska tahansa ja näin voidaan ylläpitää ajantasaista tilannekuvaa kohdeyksikön tai -projektin/prosessin riskeistä.

Usein toimivin tapa päivittää riskiarviota on päivittää suoraan aiemmin tehtyä riskiarviota. Näin esim. yksikön työn riskien arviointitapahtumia on aina vain yksi ja tätä arviota pidetään päivittämällä ajan tasalla. Tämä toimii hyvin esim. työn riskien arvioinneissa, jotka on kohdistettu yksiköihin.

Riskiarviointitapahtumaa voidaan käyttää erittäin monenlaisiin arvionteihin ja tarkastuksiin, joten joissain tapauksissa on järkevää perustaa aina uusi tapahtuma ja kirjata sinne uuden tarkastuksen huomiot.

On hyvä huomioida, että mikäli samaan kohteeseen tehdään useita riskiarviointeja, joko kopioimalla vanha pohjaksi tai luomalla kokonaan uusi arviointi, niin kaikki riskit ja hallintatoimet ovat näkyvissä raporteilla ja tilastoissa kunnes vanhat arvioinnit on arkistoitu. Usein onkin siis parasta vain ylläpitää jo luotua tapahtumaa eikä monistaa tapahtumaa ja riskejä.

Riskitapahtuman tietojen ylläpito

1. Avaa ylläpidettävä riskitapahtuma muokattavaksi

2. Avaa tapahtuman yleiset tiedot

3. Tallenna ensimmäisenä tapahtuman nykytila (ennen päivitystä) tallentamalla tapahtumasta versio. (huom. tämä vaihtoehto näkyy vain, kun tapahtuma on ”valmis” tilassa)

Version tallentaminen antaa mahdollisuuden katsella tapahtuman raporttia myöhemmin valitulla ajanhetkellä. Näin voidaan seurata tapahtuman ja riskien historiaa, vaikka tapahtuma päivitetään aina säännöllisesti vastamaan reaaliaikaista tilannekuvaa.

4. Tämän jälkeen siirrä tapahtuma ”Aloitettu” tilaan (koska päivitys aloitetaan)

5. Päivitä sitten tapahtuman perustiedot kuntoon

• muuta otsikkoon oikea päivä, mikäli otsikossa on päivämäärä
• muuta ajankohta vastaamaan päivityksen suunniteltua ajankohtaa
• päivitä mahdolliset uudet osallistujat tai poista vanhoja

6. Tallenna tapahtuman yleiset tiedot – Nyt tapahtuma on valmiina päivitettäväksi ja aiempi versio on jatkossa aina raportoitavissa tapahtuman raportoinnin kautta.

7. Päivitä riskit ja hallintatoimet tapahtumassa – Tämän jälkeen tapahtuman riskit ja hallintatoimet voidaan päivittää käymällä ne läpi aivan samaan tapaan, kuin ensimmäisessä riskiarvioinnissa. Riskejä voidaan lisätä ja poistaa, niiden riskiarvioita voidaan päivittää vapaasti ja määritellä uusia hallintatoimia tarpeen mukaan.

8. Kun riskiarviointi on päivitetty, muutetaan sen tila takaisin ”Valmis”-tilaan, jotta raporteissa nähdään, että päivitys on valmis.

Tilastoissa ja riskirekisterissä nähdään aina kullakin hetkellä viimeisin päivitetty tilanne riskeistä ja hallintatoimista.

Jokaisen riskin kohdalla nähdään myös jäännösriskin trendi. Eli aina kun jäännösriskiä päivitetään, niin sen alapuolella nähdään kuvaaja siitä, miten jäännösriski on kehittynyt eri tallennuskerroilla.

Riskienarviointitapahtuman päivitysväli (asiakaskohtainen asetus)

Rego/Laatuportissa voidaan valita riskiarvioinnille vaadittu ylläpitoväli kuukausina. Ylläpitoväli asetetaan järjestelmäkonfiguraationa valitulle tapahtumapohjalle. Tämän ominaisuuden käyttöönotosta pitää erikseen sopia Qreformin kanssa.

Tämän ominaisuuden avulla voidaan huolehtia siitä, että valittu tapahtuma ja kirjatut riskit päivitetään säännöllisesti. Mikäli päivitysväli on otettu käyttöön, järjestelmä ilmoittaa päivitystarpeesta riskiarviointitapahtuman yhteyshenkilöille päivitysajankohdan lähestyessä sähköpostiherätteillä.

Riskiarviointien yhteenvedossa voidaan myös suodattaa ja listata riskiarviointeja sen mukaan, mikä niiden päivityksen tila on.

Päivitysvälin määritykset

Päivityksen aikaväli määritellään käytettävään tapahtumapohjaan kuukausina.

Tämän lisäksi voidaan valita ”Riskien päivitys vaaditaan” -joka on vapaaehtoinen. Jos tämä valinta tehdään, riskiarvioinnin päivitys vaatii myös jokaisen riskiarviointiin liitetyn riskin erikseen avaamisen ja tallentamisen, jolloin jäännösriskin yhteyteen tallentuu jäännösriskin tila päivityshetkellä.

Tällä valinnalla myös varmistetaan, että päivityksen yhteydessä käydään varmasti läpi jokainen kirjattu riski (vaikka onkin aina mahdollista, etteivät riskit muutu). Mikäli tämä valinta on tehty, päivitysmerkintää ei voi tallentaa ilman kaikkien riskien läpikäyntiä.

Ominaisuuden käyttö ei estä riskien muuttamista ja päivittämistä koska tahansa, vaan systemaattinen kaikkien riskien läpikäynti ja tallennus vaaditaan ainoastaan silloin, kun tapahtuma halutaan merkitä kokonaisuudessaan päivitetyksi ja käynnistää uusi päivitysajan laskenta.

Tapahtuman päivitys -osio

Kun versiointi-ominaisuus on käytössä, riskiarviointitapahtumaan tulee näkyviin uusi ”Tapahtuman päivitys” -osio, joka näyttää päivitysvälin, edellisen päivityksen ajankohdan, seuraavan päivityksen aikataulun ja päivityksen tilan.

Merkitse tapahtuma päivitetyksi -painikkeen painaminen nollaa voimassaololaskurin, ja siirtää seuraavan päivitysajankohdan päivitysvälissä määritellyn kuukausimäärän verran.

Huom! Mikäli ”Riskien päivitys vaaditaan” -toiminto on aktiivinen ei tämä painike ei ole aktiivinen, jos kaikkia riskejä ei ole avattu ja tallennettu.

Päivityksen tila tapahtumien yhteenvedossa

Riskiarviointien yhteenvedossa voidaan tarkastella myös riskiarviointien päivitystilannetta.

Yhteenvedon suodatusosiossa Tyyppi-pudotusvalikosta valitaan tapahtumapohja, jossa on aktiivisena ”Päivitysaika” -valinta tapahtumapohjassa, jolloin kyseisellä Tyyppi-valinnalla tulee näkyviin myös Päivityksen tila.

Päivityksen tiloja ovat:

• keskeneräinen -> seuraava päivityspäivä merkitty + tapahtuma on aloitettu tilassa
• ajan tasalla -> seuraava päivityspäivä tulevaisuudessa + tapahtuma on valmis tilassa
• myöhässä -> päivityspäivä on ohitettu + tapahtuma on valmis tilassa

Tapahtuman päivityksen sähköposti-ilmoitukset

Ennen riskiarvioinnin päivityksen ajankohtaa (oletus 1 kk), lähetetään riskiarviointitapahtuman omistajalle ja vastuuhenkilölle heräte, että tapahtuman päivitys lähestyy. Myös päivityksen myöhästymisestä lähetetään heräte.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan pääkäyttäjään.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.