Tapahtumapohjat

Tässä ohjeessa käydään läpi riskienhallinnan tapahtumapohjien määritykset.

Tapahtumapohjien tekeminen tapahtuu kohdassa Riskienhallinta > Hallinta > Tapahtumapohjat. Vain pääkäyttäjät voivat hallinnoida tapahtumapohjia.

Valitse ”Näytä arkistoidut”, jos haluat poistetut tapahtumapohjat näkyviin. Uusi tapahtumapohja luodaan ”Luo uusi” -toiminnolla. Voit viedä tapahtumapohjat ”Excel-taulukkoon” tai tulostaa ne ”Tulosta”-toiminnolla. Voit muokata haluamaasi tapahtumapohjaa valitsemalla sen listasta.

Yleiset määritykset

Pakolliset kentät ovat nimi, tyyppi ja kieli.

Tyyppi-valinta – Tapahtumapohjasta valittava tyyppi määrittää tapahtuman rakenteen ja toimintalogiikan.

Alatunniste- ja Logo -kohtaan voidaan lisätä organisaation tiedot ja logo. Ne näkyvät tällöin tapahtumaraportissa automaattisesti. Alatunniste voi olla max. kolmella rivillä.

Liitteet -kohtaan voidaan lisätä esim. dokumentti etukäteen pyydettävistä materiaaleista, asiakirjoista ja muista tiedoista. Tähän kohtaan lisätyt dokumentit tulevat automaattisesti jokaiseen uuteen tapahtumaan.

Kun Kohde -valintaan valitsee Yksikkö, tulee tapahtuman luontiin pakollinen yksikkövalinta.

Tapahtumapohjan alimmaiset valinnat:

”Näkyvissä” -valinnalla määritellään tapahtumapohjan näkyvyys tapahtumia luotaessa.

Muutokset tallennetaan ”Tallenna” -painikkeella.

Tapahtumapohja poistetaan ”Poista” -painikkeella.

Vasemmassa alakulmassa tunniste, jota tarvitaan Pelastussuunnitelman asetuksissa.

Katseluoikeudet

Riskienhallinnan katseluoikeuksia määritellään tapahtumapohjassa – muutokset pohjassa eivät vaikuta vanhoihin tapahtumiin, vai muutosten jälkeen luotuihin.

Katseluoikeuksien lisävalinnat näkyvät tapahtumissa vain, jos ne ovat ensin valittuna pohjassa.

Käyttäjäryhmät – Ryhmä tulee olla luotuna ennen kuin käyttäjäryhmän valinnan voi tehdä. Ryhmä luodaan kohdassa Ryhmät > Hallinta > Ryhmien hallinta. Ryhmän valinnan jälkeen valitse ”Lisää valitut”. Ryhmien lisäys tapahtuu yksi kerrallaan, pilkulla eroteltuna.

Kriteeristöt ja lomakepohjat

Kriteeristöt: Tarvitaan, kun halutaan lomakkeisiin suoria viittauksia riskitaksonomiaan.

Tarvittavat lomakepohjat lisätään Tapahtuma-pohjaan ”Lisää uusi” -painikkeella.

Tarpeettomat lomakkeet voidaan poistaa tapahtumapohjasta klikkaamalla punaisesta ruksista ko. lomakepohjan kohdalla.

Valitse tapahtumassa näkyvät lomakepohjat ”Lisää uusi”-toiminnolla. Jos valitset ”Lisää uusi lomake”, valittu lomake lisätään automaattisesti luotuihin tapahtumiin. Jos valitset ”Tapahtuman luonnin jälkeen siirrytään aina tapahtuman muokkaukseen”, avautuu tapahtuman sivu heti luonnin jälkeen, muutoin jäädään lomakenäkymään.

Riskiarviointi sivupohja -valinnat

Hyväksymismenettely käytössä – Tapahtumaan tulee lisäksi kaksi tilaa Tarkastettu ja Hyväksytty.

Yhden lomakkeen tapahtuma – Ei salli useampien lomakkeiden lisäämistä tapahtumaan.

Aseta lomakkeet valmis tilaan samalla kuin tapahtuma – Kun tapahtuman tilaksi tulee valmis, saadaan tällä asetuksella suoraan myös lomakkeet merkittyä valmiiksi.

Tapahtuma automaattisesti aloitettu luonnin jälkeen – Tapahtuman oletustila on Suunniteltu, tällä asetuksella laitetaan Aloitettu-tilaan heti. Isoon organisaatioon luotu automaatio.

Tapahtuman osallistujalla on vastuuhenkilön oikeudet – Tällä asetuksella osallistujalla on mahdollisuus muokata laajemmin tapahtuman sisältöjä.

Avataan katselijoille avattu tilassa – Laajemmat näkyvyydet katselijalle.

Näytä karttasijainnin valinta – Sama karttasijainti-valinta kuin ilmoittamisessa näkyviin riskitapahtumaan.

Tapahtuman tiedot -valinnat

Näkyviin valittavat tapahtuman osiot: Lomakkeet, Liitteet, Toimenpiteet, Riskit, Havainnot.

Jos valitaan Riskit, tulee näkyviin myös: Suositukset – Tapahtumaan tulee Suositukset -osio, jossa voidaan luoda suosituksia (suositeltavia toimenpiteitä, haluttu erottaa tavallisista toimenpiteistä), joiden käsittely on vastaava kuin toimenpiteiden.

Jos valitaan Havainnot, tulee näkyviin lisävalintoja:

Riskienhallinnan pääkäyttäjällä on oikeus nähdä havainnot – Oletuksena pääkäyttäjä ei näe riskitapahtuman sisältöjä.

Lisää toimenpide-ehdotuksen vastuuhenkilö tapahtuman osallistujaksi – Vastuuhenkilölle tulee näkyvyys myös tapahtuman sisältöihin.

Linkitetyt lomakkeet – Tapahtumaan tulee Linkitetyt lomakkeet -osio, mihin saadaan luotua linkkejä muihin tapahtumiin; tapahtumien valinta pudotusvalikosta.

Tapahtuma voidaan luoda vain kerran per organisaatioyksikkö – Estetään useamman tapahtuman luonti samaan yksikköön.

Näytä käsittelyn muutostiedot osallistujille – Näytetään tapahtumasivun alareunassa Käsittelyn muutostiedot -osiossa muutosloki.

Tapahtumapohjan muita lisämäärityksiä

Tapahtuman päivitys, Päivitysväli (kk) – Tapahtumien katselmointiprosessiin liittyvä toiminnallisuus. Kun tapahtumapohjaan on määritetty päivitysfrekvenssi, tapahtumaan tulee Tapahtuman päivitys -osio. Valmis-tilainen tapahtuma voidaan päivittää. Suodatus aktivoidaan erillisellä asetuksella riskien yhteenvetonäkymään. Jos päivitysväliä muuttaa tapahtumapohjaan, se päivittyy suoraan kaikkiin tapahtumiin, jotka käyttävät kyseistä pohjaa.

Riskien päivitys vaaditaan – Tapahtuman päivityksen yhteydessä ilmoittaa ”Riskien päivitys vaaditaan”, jos tapahtumassa on keskeneräisiä riskejä.

Lomakkeissa olevat arvioinnit on mahdollista tyhjentää – Kriteerikohtaisen arvioinnin poistaminen on mahdollista ruksista

Version tallennus käytössä. – Tapahtuman yleisiin tietoihin tulee version tallennus. Tallennetut versiot tulevat näkyviin tapahtuman raporttinäkymään.

Tallenna PDF raportti näkyvissä lomakkeilla – Painikkeesta saa tallennettua lomakeraportin PDF-muotoisena tapahtuman Liitteet-osioon.

Käytä yksinkertaisempaa PDF raporttia – Valinta vaikuttaa vain tapahtumaraporttiin. Kun tämä on valittuna, tapahtumaraportissa näytetään kansilehti ja sisällysluettelo tapahtuman tietojen pohjalta. Muilta osin raportin sisällöt valitaan tapahtuman raporttiasetuksista.

Herätteet – Valinnalla tapahtumaan tulee Herätteet-osio, missä voi määrittää ajastettuja herätteitä tapahtuman osallistujille. Herätteitä lähetetään vain määritetyn ajanjakson ajan. Herätteet määritellään tapahtumakohtaisesti.

Lomakkeiden raportissa otsikon näkyvyys tulee vain tehdyn arvioinnin perusteella – Tapahtumaraportilla kommentti/riski/toimenpide avattu otsikon kohdalla vain, jos lomakkeen kohta on arvioitu. Vain otsikko näytetään, jos ei ole arvioitu. Nämä ei arvioitu -kohtienkin lomakekirjausten tarkemmat tiedot näkyvät kuitenkin listassa raportin lopussa.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Ongelmatilanteissa käyttäjät ovat yhteydessä organisaation pääkäyttäjään tai muuhun nimettyyn vastuuhenkilöön.

Pääkäyttäjällä on tarvittaessa käytettävissä Qreformin Tukikeskus virka-aikoina kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaisesti.