Johdanto

Tämä on laadunhallinnan yleisiä asetuksia ja käyttöoikeuksia kuvaava dokumentti, taustatiedoksi.

Näihin asetuksiin on pääsy yleensä vain organisaation pääkäyttäjällä tai järjestelmän pääkäyttäjällä.

Laadunhallinnan sähköposti-ilmoitukset

Tapahtumat: Ilmoitus lähetetään kaikille tapahtumaan liittyville henkilöille (auditoijat, osallistujat, vastuuhenkilö, vastaava auditoija, omistaja…) silloin, kun tapahtuma siirretään tilaan: valmistelussa, valmis, raportoitu, suljettu tai myöhässä.

Sama pätee myös itsearvioinnille ”aloitettu” tilaan siirrettäessä. Ilmoitus lähtee vastuuhenkilölle ja osallistujille.

Havainnot: (poikkeamat, kehittämissuositukset ja lisänäyttöpyynnöt)

Ilmoitus lähetetään:

• Käsittelijälle, kun käsittelijä vaihdetaan
• Vastuuhenkilölle, kun vastuuhenkilö vaihdetaan
• Käsittelijälle ja tapahtuman vastuuhenkilölle, kun havainto siirretään tilaan valmis
• Vastaavalle auditoijalle, tapahtuman vastuuhenkilölle, havainnon vastuuhenkilölle, havainnon kirjanneelle, kun havainto siirretään tilaan hyväksytty.
• Havainnon vastuuhenkilölle ja käsittelijälle, aina kun jonkun havaintoon liittyvän tehtävän (perussyyn/toimenpiteen/arvion) vastuuhenkilö merkitsee sen valmis -tilaa.
• HUOM! Käytettävissä on myös asiakaskohtaisia asetuksia ja tietyissä auditoinneissa voi lähteä ilmoitus niistä havainnoista, joissa on määriteltynä määräaika.

Toimenpide/Tehtävä:

Ilmoitus lähetetään:

• Uudelle käsittelijälle, kun käsittelijä vaihdetaan
• Tehtävän vastuuhenkilölle ja käsittelijälle, aina kun jonkun perussyyn/ toimenpiteen/ arvion vastuuhenkilö merkitsee tämän valmis -tilaan.

Etusivun tapahtumat ja tehtävät osio

Etusivun ”Omat tehtävät” listassa näkyy Laadunarvioinnin osalta kaikki henkilölle luodut omat tehtävät riippumatta siitä mikä on käyttöliittymässä valittu organisaatio.

Etusivun ”Omat tehtävät” -listalle tulee ulkoisten ja sisäisten auditointien tapauksessa tehtävät vain silloin,

• kun tapahtuma tallennetaan ja käyttäjällä on oikeus nähdä tapahtuma ja
• tapahtuma on tilassa valmistelussa tai valmis.

Jos käyttäjällä on jo tehtävä tapahtumaan, niin tehtävien päivämäärä päivitetään tapahtuman tallennuksen yhteydessä silloin, kun tapahtuman päivämäärä on eri kuin kuluva päivämäärä ja tapahtuman tila on Valmistelussa tai Valmis.

Esimerkki. Jos Raportoituun tapahtumaan vaihdetaan auditoija, jota tapahtumasta ei löydy, ei hänelle tule etusivun tehtävää, koska ehtona uuden etusivun tehtävän luontiin on se, että tapahtuma on valmistelussa tai valmis tilassa.

Pääsy itse tapahtumaan Yhteenveto näkymän kautta tulee heti, kun käyttäjä asetetaan auditoijaksi.

Kukin käyttäjä saa halutessaan ylimääräiset tehtävät pois etusivun tehtävälistauksesta seuraavasti:

Valitse etusivun Tapahtumat ja tehtävät -näkymästä ensin alakulmasta Näytä kaikki.

Avautuvasta listasta valitaan tehtävän kohdalta valikosta ”Merkitse tehtävä valmiiksi”. Tuolloin tehtävän tila muuttuu, eikä se näy enää etusivulla.

Omat tehtävät

Kun peruskäyttäjä kirjautuu järjestelmään, hän näkee omissa tehtävissään ne tapahtumat, joihin hänet on merkitty osallistujaksi, ja pääsee muokkaamaan tapahtuman ja lomakkeen tietoja. Omat tehtävät tuodaan kootusti aloitusruudulle, mutta niitä voidaan tarkastella myös osiokohtaisesti.

Auditointia varten tehdään perustamis- ja määrittelytoimenpiteitä, joilla määritellään käyttäjärooleja, tapahtumatyyppejä, standardeja ja kriteeristöjä. Nämä ovat edellytyksenä sille, että järjestelmää voidaan käyttää. Näistä vastaa toimittajan ylläpitotiimi tai harvinaisemmin organisaation ylläpitäjä tai auditoinnin vastuuhenkilö. Peruskäyttäjä saa aina tiedon tapahtumista, joissa on osallistujana.

Laadunarvioinnin asetusten hallinta

Laadunarvioinnin hallintaan liittyvät osiot näkyvät vain organisaation ylläpitäjälle. Hallinnan kautta voi muokata standardeja ja vaatimuksia, kriteeristöjen sisältöjä, arviointiskaaloja ja prosesseja.

Kriteeristöt

Kriteeristöt toimivat runkona käytetyille lomakkeille ja usein ne pohjautuvat hyväksyttyihin standardeihin ja laatuluokituksiin (esim. ISO, SHQS).

Kun järjestelmä otetaan käyttöön, asiakasorganisaatiolle asetetaan standardit, joihin asiakkaan pitää mahdollisesti hankkia erikseen asianomainen lisenssi. Standardin sisältö on järjestelmässä valmiina käytettävissä. Standardin valinta vaikuttaa käytettyyn termistöön. Standardin kautta määrittyvät käyttäytymissäännöt lomakkeilla, tapahtumien kenttien näkyvyydet ja arviointiskaalojen määrittelyt.

Standardin pohjalta luodaan kriteeristö ja lomakepohja. Erilaisia kriteeristöjä ja lomakepohjia on järjestelmässä valmiina, mutta ne ovat myös muokattavissa tarpeen mukaan, ja on mahdollista luoda myös täysin uusia pohjia. Tämä järjestelmäkonfiguraatio on toimittajan ylläpitotiimin ja harvinaisissa tapauksissa järjestelmän pääkäyttäjän tai organisaation pääkäyttäjän vastuulla.

Tapahtumapohjat

Tapahtumapohjat ovat valittavissa alasvetovalikosta tapahtuman luonnin yhteydessä. Tapahtumapohjalle määritellään käytettävä kriteeristö ja lomakepohja, joita kumpiakin voi olla myös useampi kuin yksi. Samoin määritellään tapahtumatyyppi, missä tapahtumapohjaa käytetään.

Tapahtumapohjaan voidaan liittää logo, joka näkyy kaikkien tapahtumapohjalla luotujen tapahtumien pdf-raporteilla ylätunnisteessa.

• pdf:lle tuleva logo mahdutetaan A4 kokoisessa PDF:ssä alueeseen, jonka korkeus on 50 ja leveys 100
• Itse pdf yllätunnisteelle on määriteltynä marginaalit left:15, top:15, right:5, bottom:5
• Yksikkönä näissä on ”Point”, ne eivät ole siis pikseleitä.

Lomakepohjat

Lomakepohja perustuu kriteeristöön. Lomakepohjan muutokset eivät vaikuta vanhoihin lomakkeisiin, koska lomake luodaan omaksi kopiokseen lomakepohjan tiedoilla. Kriteeristön arvosteluasteikon muutokset ja kriteeriotsikoiden muutokset siirtyvät suoraan kaikille lomakkeille, jotka pohjautuvat ko. kriteeristöön.

Jos lomakepohjaan halutaan havaintojen luonti, lomakepohjan otsikot pitää luoda kriteeristön kautta. Tällöin havaintojen selitykset ja viittaukset näkyvät oikein raporteilla. Lomakepohjaan voi luoda myös suoraan otsikoita, mutta tällöin viittaukset puuttuvat.

Lomakepohjan voi myös tehdä kokonaan vain luomalla suoraan otsikoita ilman viittausta kriteereihin, tällöin myös viittaukset puuttuvat.

Lomakkeet tehdään lomakepohjista, jotka perustuvat useimmiten kriteereihin.

• Lomakkeet käyttävät suoraan kriteereitä.
• Lomakkeet ovat suoria kopioita lomakepohjista.
• Lomakkeella näkyvät vain ennen tapahtumaan lisäämistä tehdyt lomakepohjan muokkaukset.
• Lomakepohjan poistaminen ei vaikuta lomakkeeseen.
• Lomakkeiden arviointiasteikot tulevat suoraan kriteeristöstä, eivätkä näy lomakepohjilla. Arviointiasteikkojen muutos vaikuttaa myös jo luotuihin lomakkeisiin, eikä pelkästään uusiin.
• Lomakepohjaan tehdyn muutokset kopioituvat ainoastaan uusiin lomakkeisiin, eivät jo ennen muutosta tehtyihin lomakkeisiin.

Tapahtuman tai lomakkeen otsikko kannattaa valita niin, että siitä selviää tapahtumatyyppi, käsittelyn ajankohta ja kyseessä oleva yksikkö, jonka toimintaa arvioidaan. Tämä helpottaa lomakkeen löytämistä ja tunnistamista, esim. kun halutaan luoda tapahtuma vanhan pohjalta.

Lomakkeen luonti vanhan pohjalta – Samalla kun luodaan tapahtuma vanhan pohjalta.

Kun lomake kopioidaan tapahtuman luonnin yhteydessä, kaikkien uuteen tapahtumaan kopioitujen lomakkeiden tilaksi tulee ”Ei aloitettu”, mikä samalla tarkoittaa, ettei lomaketta ole tallennettu kertaakaan uudessa tapahtumassa.Lomakkeen tilaksi muuttuu ”Kesken”, kun lomakkeen tiedot on tallennettu vähintään kerran, mutta sitä ei ole vielä laitettu ”Valmis” -tilaan. Vanhan lomakkeen käyttö on tarpeen, jos halutaan jatkaa lomakkeen täydentämistä, eikä jokaisessa tapahtumassa käydä läpi samoja lomakkeen kohtia. Tällöin useamman tapahtuman ja kopiointikierroksen jälkeen lomake on lopulta kokonaan täytetty. On huomattava, että lomake perustuu tiettyyn kriteeristöön ja lomakepohjaan. Jos lomakepohja tai kriteeristö on vaihtunut, pitää luoda uusi lomake, johon kopioidun lomakkeen tiedot voidaan manuaalisesti siirtää.

Uuden lomakkeen luonti

Täydennetään pakolliset tiedot (merkitty tähdellä); Lomakkeen otsikko, kohde, yksikkö tai prosessi (jos jompikumpi on valittu kohteeksi), käytetty lomakepohja.Lomakkeen kriteeriotsakkeita ei pysty muuttamaan. Niiden päivittäminen vaatii uuden lomakepohjan luomista ja muokkaamista, ja tämän uuden lomakepohjan käyttämistä uuden lomakkeen pohjana.

Lomakkeita pystyy muokkaamaan tilasta riippumatta.

Kaikki lomakkeelle tehdyt tekstit siirtyvät heti raportille, joka näyttää aina riippumatta tapahtuman tilasta raportin ajanhetken tilanteen syötetystä tiedosta. Tapahtuman tila ei myöskään vaikuta lomakkeen tietojen päivittymiseen/tallentumiseen.

Jotta lomakkeet näkyvät siten, että niitä pääsee muokkaamaan, pitää aina olla osallistujana tapahtumassa.

Katseluoikeuksilla voidaan asettaa tapahtuman näkyvyys niin, että näkyvyys tapahtumaan tulee kuten osallistujalla, mutta muokkausoikeuksia ei tule lainkaan.

Katseluoikeuksilla ei pääse muokkaamaan lomakkeita eikä siis myöskään näkemään itse lomakkeita, muuten kuin raportoinnin kautta, jos vain lomakkeet ovat raportoinnin asetuksissa valittuna tulemaan mukaan raporttiin. Tapahtuman omistajan tai vastuuhenkilön tulee erikseen merkitä lomakkeiden tiedot näytettäväksi raportilla Raportin asetukset -välilehdeltä.

Prosessit

Asiakkaat voivat itse ylläpitää prosessilistoja Laadunhallinnan ylläpitäjän tai Organisaation pääkäyttäjän tunnuksilla: Laadunhallinta -> Hallinta -> Prosessit

Prosessin pystyy poistamaan vain käyttäjä, joka on luonut prosessin, sekä järjestelmän pääkäyttäjä. Tämän lisäksi prosessi ei saa olla linkitettynä mihinkään kehittämissuositukseen/lisänäyttöpyyntöön tai lomakkeeseen. Sen sijaa prosessin voi piilottaa ottamalla ”Näkyvissä” rastin pois ja tallentamalla.

Piilottaminen tarkoittaa käytännössä, että prosessit eivät näy valittavissa olevina vaihtoehtoina lomakkeilla, kehittämissuosituksissa, jne. eli ei missään missä prosesseja voidaan valita.

Tapahtumatietojen näkyminen

Tapahtumatiedot tulevat näkyviin vähitellen sen mukaan, mikä tila tapahtumalla on.

• Omistajalle näkyvät kaikki tiedot koko prosessin ajan.
• Tapahtuman tiedoissa olevat Raportin asetukset näkyvät vain omistajalle/vastuuhenkilölle. Tuo kohta ei siis näy osallistujille.
• Tapahtuman tiedoissa oleva Yhteenveto-tekstikenttä näkyy osallistujille, jos tapahtuma on sellaisessa tilassa, että yleisiä tietoja saa muokata.
• Lomakkeet näkyvät vain niille, joilla on muokkausoikeudet.

Yksittäiset havainnot ja tehtävät näkyvät vain vastuuhenkilöille ja käsittelijöille. Jos näillä ei ole roolia tapahtumassa, tietoja pääsee muokkaamaan päävalikon Omat tehtävät -listan kautta.

Ulkoiset auditointitapahtumat näkyvät ainoastaan tapahtumaan osallistuville käyttäjille. Ne eivät enää tietoturvasyistä näy oletuksena organisaation pääkäyttäjälle, ellei tämä ole myös osallistujana.

Katseluoikeudet vaikuttavat sekä raportoitu että suljettu tilassa oleviin auditointeihin ja valmis tilassa oleviin itsearviointeihin.

Katseluoikeudet näyttävät tapahtuman kuten se näkyy osallistujalle, mutta siten, että katselija ei voi muokata mitään.

Auditoinnit	Suunni-teltu	Valmiste-lussa	Aloitettu	Valmis	Rapor-toitu	Suljettu	Myöhässä
Omistaja	MR	MR	MR	MR	MR	MR	MR
Vastaava auditoija	MR	MR		MR	MR	MR
Muut auditoijat		M		MR	MR	MR
Vastuuhenkilö (aud.)		M		MR	MR	R
Asiakasorganisaation vastuuhenkilö		M		R	KR	KR
Osallistuja			ML	MR	MR	KR*
Tapahtuman katseluoikeudet (aud.)					KR	KR*
Organisaation pääkäyttäjä (ei roolia tapahtumassa)				MR	KR	KR

Itsearviointi	Suunni-teltu		Aloitettu	Valmis
Omistaja	MR		MR	MR
Vastuuhenkilö (Its.)	MR		MR	MR
Osallistuja			ML	MR
Tapahtuman katseluoikeudet (its.)			L	KR
Organisaation pääkäyttäjä (ei roolia tapahtumassa)				MR

*näkyy ulkoisessa auditoinnissa

M – muokkaus

R – raportit (raporttinäkymä)

K – katselu (tapahtuman tietojen ja liitteiden katselu)

L – lomakeraportti (näkyy, jos raportit näkyvät)

Käyttäjien roolit tapahtumissa

	Itsearviointi	Sisäinen auditointi	Ulkoinen auditointi
Omistaja	X	X	X
Vastaava auditoija		X	X
Muut auditoijat		X	X
Asiakasorganisaation vastuuhenkilö			X
Vastuuhenkilö	X	X
Osallistujat	X
Muut osallistujat		X	X
Katseluoikeudet (Sisäiset auditoijat, Ulkoiset auditoijat, Laadunhallinnan yhteyshenkilöt, Käyttäjät)	X	X	X

Omistaja	On luonut tapahtuman. Voi muokata ja hallinnoida tapahtuman kaikkia sisältöjä. Tapahtumalla voi olla vain yksi omistaja.<br>
Vastaava auditoija	Usein samalla myös auditointitapahtuman omistaja. Vastaava auditoija huolehtii auditointiprosessin etenemisestä. Voi muokata ja hallinnoida tapahtuman kaikkia sisältöjä.<br>
Muut auditoijat	Auditoinnin valmisteluvaiheessa auditoijat voivat kirjata muistiinpanoja lomakkeen Muistiinpanot kenttään. Muistiinpanot eivät näy myöhemmin auditoinnin raportilla, vaikka lomakkeen tiedot muutoin valittaisiin näytettäväksi raportissa. Vain Huomiot -kenttään kirjatut asiat tulevat raporttiin.<br>
Vastuuhenkilö	Jokaisella itsearvioinnilla on yksi vastuuhenkilö, joka hallinnoi itsearvioinnin tilaa ja osallistujia. Ainoastaan tapahtuman omistajalla tai vastuuhenkilöllä on mahdollisuus lisätä käyttäjiä tapahtumaan. <br>
Asiakasorganisaation vastuuhenkilö	Toimittaa kirjallisen aineiston auditointia varten. Voi lisätä tapahtumaan liitetiedostoja.<br>
Osallistuja	Itsearviointitapahtumassa osallistujiksi voidaan valita ainoastaan joko oman organisaation käyttäjiä (sen, joka on valittuna käyttöliittymässä yläpalkissa) tai itse tapahtuman organisaation käyttäjiä.Itsearvioinnin osallistujilla ei ole missään vaiheessa tapahtumaa pääsyä raportin asetukset -välilehdelle. Osallistujat pääsevät näkemään/tulostamaan tapahtuman raportin yhteenveto sivun kautta tapahtuman koostekentästä<br>
Tapahtuman katseluoikeudet	Raportin katseluoikeudet voidaan määrittää erikseen tietyille käyttäjille lisäämällä halutut käyttäjät tapahtuman ”Yleiset tiedot” -välilehden asetuksissa ”Tapahtuman katseluoikeudet” -listaan. Katseluoikeudet voidaan määrittää myös tietyille rooleille (sisäiset auditoijat, ulkoiset auditoijat, laadunhallinnan yhteyshenkilöt).Jos käyttäjät on liitetty tapahtumaan katseluoikeuksin, käyttäjät eivät pääse muokkaamaan lomakkeita tai lisäämään toimenpiteitä. Jos käyttäjien pitää päästä muokkaamaan tietoja, tulee heidät lisätä ”Muut osallistujat” listaan, jolloin tallennusoikeudet tulevat käyttäjille tai poistaa heidät kokonaan katseluoikeuksista, jolloin heillä on oikeus vain kehittämissuosituksiin ”Omat tehtävät” kautta.<br>

Tapahtuman liitteet

Tapahtumaan tai lomakkeelle lisättävien liitteiden määrää ei ole rajoitettu. Samaan tapahtumaan voi sisältyä useita liitteitä.

Teknistä rajoitusta tiedostopäätteelle/-muodolle ei ole. Kaikki tiedostot käyvät. Liitteen kokorajoitus on 1 GB.

Uuden tapahtuman liitteiden poistamisella ei ole vaikutusta alkuperäisen tapahtuman liitteisiin.

Jos liitteitä poistaa tapahtumasta tai lomakkeelta, lähtevät ne pois koko järjestelmästä.

Auditoinnin keskustelualue

Keskustelu on näkyvissä ulkoinen auditointi -tapahtuman vastaavalle auditoijalle sekä muille auditoijille tapahtuman, kehittämissuositusten/lisänäyttöpyyntöjen ja lomakkeiden näkymissä. Keskustelut jäävät talteen.

Keskustelun avaava ikoni (puhekupla) on aina näytön oikeassa alalaidassa.

Ikoni on normaalisti vihreä. Jos keskusteluun on tullut uusia viestejä sivulle tulon jälkeen, tulee ikonista punainen.

Omat kommentit ovat vihreällä pohjalla. Kommentin tehnyt käyttäjä voi poistaa omat kommenttinsa.