Johdanto

Ohjeessa käydään läpi riskitapahtuman tietojen ajantasaisuutta, ja organisaation prosessin vaatimusta tapahtumien ja riskien läpikäynnistä säännöllisin väliajoin, ja tapahtumatietojen ylläpidon vaiheita.

Päivitysväli-määrityksillä voidaan ohjata prosessia ja päivityksen lähestyessä käyttäjä saa sähköpostiherätteen.

Riskiarviointiprosessi

Riskiarviointitapahtuman rakenne

Riskiarviointien ajantasaisuus

Riskiarviointien ylläpito ja päivittäminen tehdään aina käyttävän organisaation omalla aikataululla ja tarpeen mukaan. Ylläpidon toteutustapa voi vaihdella käyttötarkoituksen mukaan ja sen valitsee myös käyttäjä.

Riskiarviointi sisältää aina jonakin ajanhetkenä tunnistetut riskit ja riskeihin määritellyt hallintatoimet. Arviointi voidaan avata ylläpidettäväksi koska tahansa ja näin voidaan ylläpitää ajantasaista tilannekuvaa kohdeyksikön tai -projektin/prosessin riskeistä.

Usein toimivin tapa päivittää riskiarviota on päivittää suoraan aiemmin tehtyä riskiarviota. Näin esim. yksikön työn riskien arviointitapahtumia on aina vain yksi ja tätä arviota pidetään päivittämällä ajan tasalla. Tämä toimii hyvin esim. työn riskien arvioinneissa, jotka on kohdistettu yksiköihin.

Riskiarviointitapahtumaa voidaan käyttää erittäin monenlaisiin arvionteihin ja tarkastuksiin, joten joissain tapauksissa on järkevää perustaa aina uusi tapahtuma ja kirjata sinne uuden tarkastuksen huomiot.

On hyvä huomioida, että mikäli samaan kohteeseen tehdään useita riskiarviointeja, joko kopioimalla vanha pohjaksi tai luomalla kokonaan uusi arviointi, niin kaikki riskit ja hallintatoimet ovat näkyvissä raporteilla ja tilastoissa kunnes vanhat arvioinnit on arkistoitu. Usein onkin siis parasta vain ylläpitää jo luotua tapahtumaa eikä monistaa tapahtumaa ja riskejä.

Riskitapahtuman tietojen ylläpito

Huom. Myöhemmin ohjeessa kuvataan, miten ylläpidon vaiheet muuttuvat, jos Päivitysväli-asetus on käytössä.

 

1. Avaa ylläpidettävä riskitapahtuma muokattavaksi

2. Avaa tapahtuman yleiset tiedot

3. Kun tapahtuma on käsitelty vähintään kerran ja on Valmis-tilassa, tallenna ensimmäisenä tapahtuman nykytila (ennen tietojen päivitystä) tallentamalla tapahtumasta versio. (huom. tämä vaihtoehto näkyy vain, kun tapahtuma on ”valmis” tilassa).

Nyt tapahtuma on valmiina päivitettäväksi ja aiempi versio on jatkossa aina raportoitavissa tapahtuman raportoinnin kautta.

Version tallentaminen antaa mahdollisuuden katsella tapahtuman raporttia myöhemmin valitulla ajanhetkellä. Näin voidaan seurata tapahtuman ja riskien historiaa, vaikka tapahtuma päivitetään aina säännöllisesti vastamaan reaaliaikaista tilannekuvaa.

4. Tämän jälkeen siirrä tapahtuma ”Aloitettu” tilaan (koska tietojen päivitys aloitetaan)

5. Muokkaa sitten tapahtuman perustiedot kuntoon

• muuta otsikkoon oikea päivä, mikäli otsikossa on päivämäärä
• muuta ajankohta vastaamaan päivityksen suunniteltua ajankohtaa
• päivitä mahdolliset uudet osallistujat tai poista vanhoja

6. Tallenna tapahtuman yleiset tiedot.

7. Päivitä riskit ja hallintatoimet tapahtumassa – Tämän jälkeen tapahtuman riskit ja hallintatoimet voidaan päivittää käymällä ne läpi aivan samaan tapaan, kuin ensimmäisessä riskiarvioinnissa. Riskejä voidaan lisätä ja poistaa, niiden riskiarvioita voidaan päivittää vapaasti ja määritellä uusia hallintatoimia tarpeen mukaan.

8. Kun riskiarviointi on päivitetty, muutetaan sen tila takaisin ”Valmis”-tilaan, jotta raporteissa nähdään, että päivitys on valmis.

 

 

Riskienarviointitapahtuman päivitysväli (asiakaskohtainen asetus)

Rego/Laatuportissa voidaan valita riskiarvioinnille vaadittu ylläpitoväli kuukausina. Ylläpitoväli asetetaan järjestelmäkonfiguraationa valitulle tapahtumapohjalle. Tämän ominaisuuden käyttöönotosta pitää erikseen sopia Qreformin kanssa.

Tämän ominaisuuden avulla voidaan huolehtia siitä, että valittu tapahtuma ja kirjatut riskit päivitetään säännöllisesti. Mikäli päivitysväli on otettu käyttöön, järjestelmä ilmoittaa päivitystarpeesta riskiarviointitapahtuman yhteyshenkilöille päivitysajankohdan lähestyessä sähköpostiherätteillä.

Riskiarviointien yhteenvedossa voidaan myös suodattaa ja listata riskiarviointeja sen mukaan, mikä niiden päivityksen tila on.

Riskitapahtuman tietojen ylläpito päivitysväli-asetuksen kanssa

Kun versiointi-ominaisuus on käytössä, riskiarviointitapahtumaan tulee näkyviin uusi ”Tapahtuman päivitys” -osio.

Tapahtuman tila ja päivityksen tila ovat erillisiä.

 

1. Avaa ylläpidettävä riskitapahtuma muokattavaksi

2. Avaa tapahtuman yleiset tiedot

3. Tallenna Valmis-tilaisen tapahtuman nykytila, jolloin aiempi versio näkyy raporttinäkymän kautta.

4. Valitse Tapahtuman päivitys -osiosta Aloita päivitys. Tällöin tapahtuman tilaksi samalla vaihtuu Aloitettu.

Aloittamisen jälkeen osio näyttää päivitysvälin, edellisen päivityksen ajankohdan, seuraavan päivityksen aikataulun ja päivityksen tilan.

5. Muokkaa tapahtuman kaikki tarvittavat tiedot

Kun tapahtumassa on aloitettu päivitys, tapahtuman vastuuhenkilön pitää muokata alku- ja loppu päivämäärät oikeiksi/uusiksi.

6. Siirrä tapahtuma Valmis-tilaan.

7. Valitse Tapahtuman päivitys -osiosta Merkitse tapahtuma päivitetyksi. Tällöin seuraavan päivityksen ajankohta tulee näkyviin.

Merkitse tapahtuma päivitetyksi -painikkeen painaminen nollaa voimassaololaskurin, ja siirtää seuraavan päivitysajankohdan päivitysvälissä määritellyn kuukausimäärän verran.

Huom! Mikäli ”Riskien päivitys vaaditaan” -toiminto on aktiivinen ei tämä painike ei ole aktiivinen, jos kaikkia riskejä ei ole avattu ja tallennettu.

8. Tapahtuma on nyt Valmis tilassa ja Päivityksen tila on Ajan tasalla. Seuraavan päivityksen lähestyessä käyttäjä saa sähköpostiherätteen.

Päivityksen tila tapahtumien yhteenvedossa

Riskiarviointien yhteenvedossa voidaan tarkastella myös riskiarviointien päivitystilannetta. Päivityksen tila näytetään myös yhteenvetosivulta avattavassa Excel-tiedostossa.

Yhteenvedon suodatusosiossa Tyyppi-pudotusvalikosta valitaan tapahtumapohja, jossa on aktiivisena ”Päivitysaika” -valinta, jolloin kyseisellä Tyyppi-valinnalla tulee suodatusvalintoihin näkyviin myös Päivityksen tila.

Päivityksen tila ja tapahtuman tila ovat erilliset.

Päivityksen tiloja ovat:

• ei aloitettu -> tapahtumaa ei ole kertaakaan päivitetty
• keskeneräinen -> seuraava päivityspäivä merkitty + tapahtuma on aloitettu tilassa
• ajan tasalla -> seuraava päivityspäivä tulevaisuudessa + tapahtuma on valmis tilassa
• myöhässä -> päivityspäivä on ohitettu + tapahtuma on valmis tilassa

Suodatuksissa valinnat Tila → Päivityksessä ja Päivityksen tila → Keskeneräinen, valittuna yhdessä tai erikseen, antavat saman listauksen.

Jos muita Päivityksen tiloja tarkastellaan, ei pidä olla valittuna Päivityksessä -ruksia.

Tapahtuman listauksessa ja excelissä tilana näkyy tapahtuman tilana “Päivityksessä”. kun päivityksen tila on “Keskeneräinen”.

Päivitysväli ja Riskien päivitys vaaditaan -määritykset

Päivityksen aikaväli määritellään käytettävään tapahtumapohjaan kuukausina.

Huom! Jos tapahtumapohjaan muuttaa päivitysvälin, se päivittyy suoraan kaikkiin tapahtumiin, jotka käyttävät kyseistä pohjaa.

 

Tämän lisäksi voidaan valita ”Riskien päivitys vaaditaan” -joka on vapaaehtoinen. Jos tämä valinta tehdään, riskiarvioinnin päivitys vaatii myös jokaisen riskiarviointiin liitetyn riskin erikseen avaamisen ja tallentamisen, jolloin jäännösriskin yhteyteen tallentuu jäännösriskin tila päivityshetkellä.

Jokaisen riskin kohdalla nähdään myös jäännösriskin trendi. Eli aina kun jäännösriskiä päivitetään, niin sen alapuolella nähdään kuvaaja siitä, miten jäännösriski on kehittynyt eri tallennuskerroilla.

”Riskien päivitys vaaditaan” -valinnalla myös varmistetaan, että päivityksen yhteydessä käydään varmasti läpi jokainen kirjattu riski (vaikka onkin aina mahdollista, etteivät riskit muutu). Mikäli tämä valinta on tehty, päivitysmerkintää ei voi tallentaa ilman kaikkien riskien läpikäyntiä.

Ominaisuuden käyttö ei estä riskien muuttamista ja päivittämistä koska tahansa, vaan systemaattinen kaikkien riskien läpikäynti ja tallennus vaaditaan ainoastaan silloin, kun tapahtuma halutaan merkitä kokonaisuudessaan päivitetyksi ja käynnistää uusi päivitysajan laskenta.

Tapahtuman päivityksen sähköposti-ilmoitukset

Ennen riskiarvioinnin päivityksen ajankohtaa (oletus 1 kk), lähetetään riskiarviointitapahtuman omistajalle ja vastuuhenkilölle heräte, että tapahtuman päivitys lähestyy. Myös päivityksen myöhästymisestä lähetetään heräte.

Raportit

Tilastoissa ja riskirekisterissä nähdään aina kullakin hetkellä viimeisin päivitetty tilanne riskeistä ja hallintatoimista.

Tapahtumakooste

Päivityksen tilalla voidaan suodattaa tapahtumia tapahtumakoosteessa.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan pääkäyttäjään.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.