Johdanto

Pätevyyksien ajantasaisuutta, suorittamista ja seurantaa hallitaan Pätevyydet -moduulin avulla.

Pääkäyttäjälle suositellaan tutustumista myös muille käyttäjille (peruskäyttäjä, esihenkilö) tarkoitettuihin käyttöohjeisiin, jotta saa näkymän järjestelmän toimintoihin myös eri käyttäjäroolien kautta. Auttaa myös pääkäyttäjää muiden käyttäjien ohjaamisessa.

Palveluun kirjautuminen

Palveluun kirjautumisesta on saatavilla erilliset ohjeet sen mukaan, onko organisaatiolla käytössä käyttäjätunnukset, SSO-kirjautuminen ja/tai mobiilikirjautuminen.

SSO-kirjautumisen asetukset ja kirjautumislinkki määritellään yhteistyössä organisaation IT-tuen ja Laatuportin asiantuntijoiden kanssa.

Kategorioiden ja pätevyyksien määrittely

Pätevyyksien kategoriat luodaan ja määritellään kohdassa Pätevyydet > Hallinta > Pätevyyden kategoriat. Kategorioiden tulee olla selkeitä ja kuvata ryhmää, johon pätevyydet luokitellaan. Kategorioita voidaan myöhemmin käyttää rajauksina, kun pätevyyksiä tarkastellaan/raportoidaan. Kukin pätevyys ”kiinnitetään” aina johonkin kategoriaan. Kategorioita voidaan luoda vapaavalintainen määrä

Pätevyyksien kategorioilla (luokittelulla) ryhmitellään eri pätevyydet. Kukin pätevyys kuuluu yhteen kategoriaan.

Pätevyydet kannattaa yleensä määritellä roolien/työtehtävien ja osaamisvaatimusten perusteella. Aluksi määritellään millaisia rooleja ja toimenkuvia organisaatiossa on käytössä. Kun nämä on saatu listattua, seuraavaksi määritellään, millaisia pätevyyksiä eri roolien hoitamisessa tarvitaan.

Pätevyydet voivat olla esimerkiksi myös laite-/laiteryhmäkohtaisia tai lääkehoidon toteuttamiseen liittyviä lupa -pätevyyksiä. Pätevyydet voivat liittyä myös perehdytyksen toteutumisen seurantaan, toimenpidepätevyyksiin ja muihin koulutus-/osaamisvaatimuksiin.

Käyttäjätuen toimesta tehtävät asiakaskohtaiset asetukset

Pätevyys -moduulin käyttöönottovaiheessa asiakas määrittelee tiettyjä pätevyyksiin liittyviä asetuksia ja toimintoja yhdessä Qreformin asiantuntijan kanssa. Seuraavat asetukset ovat kuitenkin tehtävissä ainoastaan Qreformin toimesta:

• Vanhenevan pätevyyden näkyminen matriisissa voimassa olevassa pätevyydessä organisaation määrittelemässä ajassa
• Vanhentuneen pätevyyden näkyminen ”Omat pätevyydet” kohdassa
• Sähköpostiherätteiden lähteminen vanhenevasta pätevyydestä pätevyyden perustietoihin määriteltyjen aikojen mukaisesti
• Asiakaskohtainen määritys käyttäjälle lähetettävästä sähköpostiherätteestä, kun avataan saavuttamisohjelma suoritettavaksi
• Jos pätevyyksiä halutaan käyttää myös mobiilisti, on Qreformin tehtävä asetus mobiilikäyttöä varten. Jotta valitun pätevyyden voi suorittaa myös mobiilisti, on pätevyyden perustiedoissa oltava valittuna oikea ”Lisenssi” esim. Laitepassit. Organisaation pääkäyttäjä voi tämän asetuksen tehdä. Lisenssi -valinta ei tule näkyviin ennen kuin organisaatiossa on tehty asetus mobiilikäyttöön Qreformin toimesta.
• Pätevyyksien rajaaminen näkymistä pätevyyksien ylläpitäjille kohdeyksikön perusteella.
  • Pätevyyksien ylläpitäjät näkevät ylläpidon kautta vain sellaiset pätevyydet, joissa ei ole rajoitetta organisaatioon tai sellaiset, joissa käyttäjä kuuluu itse pätevyyteen valittuun kohdeorganisaatioon.
  • Rajattaville pätevyyksille pitää tällöin määritellä kohdeyksikkö pätevyyden lisäasetuksista.
• Rajataan pätevyyksien muokkausmahdollisuutta pätevyyksien ylläpitäjille pätevyyskategorian perusteella.

Uuden pätevyyden luominen

Uusi pätevyys luodaan kohdasta Pätevyydet > Hallinta > Pätevyyksien hallinta klikkaamalla Luo uusi -painiketta. Kun luodaan uusi pätevyys, täytetään pätevyyden perustiedot, tarvittavat lisäasetukset sekä luodaan saavuttamis- ja/tai ylläpito-ohjelmat tarpeen mukaan. Pätevyyksien hallinnan kautta näkee myös olemassa olevien pätevyyksien haltijat.

Käytössä olevat pätevyydet, perustietojen muokkaaminen ja pätevyyksien poistaminen

Organisaatiossa käytössä olevat pätevyydet löytyvät kohdasta Pätevyydet >Hallinta >Pätevyyksien hallinta. Jokaisella pätevyydellä on perustiedot sekä usein myös saavuttamis- ja/tai ylläpito-ohjelmat.

Pätevyyksiä voidaan suodattaa eri tavoin (riippuen mitä kategorioita eli luokkia on organisaatiolla käytössä) ja tiedot voi viedä Exceliin. Suodatuksen mukaan listautuneista pätevyyksistä valitaan haluttu pätevyys ja avataan se klikkaamalla pätevyyden nimeä. Pätevyyden tiedot avautuvat.

Perustiedot -kohdassa voi muuttaa mm. pätevyyden luokkaa, nimeä ja siitä käytettävää lyhennettä. Avaamalla Lisäasetukset +-merkistä voi mm. tehdä erilaisia pätevyyteen liittyviä asetuksia. Muista tallentaa tehdyt muutokset!

Täältä pääsee myös tarkastelemaan ja muokkaamaan saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmia sekä perustiedoista pääsee myös poistamaan (arkistoimaan) pätevyyden. (HUOM! Kyseessä mukailtu kuvakaappaus).

”Näytä matriisit” -kohdasta saa auki listauksen niistä ryhmämatriiseista, joista ko. pätevyys löytyy. Avautuvassa ikkunassa matriisit ovat listattuna aakkosjärjestyksessä, arkistoituja matriiseja ei näytetä.

HUOM! Älä poista pätevyyttä, mikäli suoritetun pätevyystiedon pitää näkyä, kunnes kaikkien pätevyyden haltijoiden osalta pätevyys on vanhentunut. Pätevyyden poistaminen poistaa myös suoritustiedot!

HUOM! Tarpeettoman / poistettavan pätevyyden saavuttamisohjelma on hyvä muuttaa ”Ei julkaistu” -tilaan ja ylläpito-ohjelma ”Kesken” -tilaan. Näin ei enää vahingossa mahdollisteta pätevyysohjelmien suorittamista.

Pätevyyksien näkyvyyden rajaaminen (asiakaskohtainen asetus)

Kun pätevyyksien näkymistä pätevyyksien ylläpitäjille rajataan kohdeyksikön perusteella, pitää rajattaville pätevyyksille määritellä kohdeyksikkö pätevyyden lisäasetuksista.

Kun pätevyyksien rajaus on laitettu voimaan, tällöin pätevyyksien ylläpitäjän näkee pätevyyksien hallinnan kautta ne pätevyydet, joissa tätä lisäasetusta ei ole määriteltynä sekä ne, joissa on sama kohdeyksikön valinta kuin pätevyyksien ylläpitäjän omassa käyttäjäprofiilissa. Muut on piilotettu.

Valitse pudotusvalikosta oikea organisaatioyksikkö (voi valita useamman kuin yhden) ja paina Lisää ja Tallenna muutokset.

Pätevyyksien muokkauksen rajaaminen (asiakaskohtainen asetus)

Pätevyyskategoriakohtaisesti voidaan rajata pätevyyksien muokkausmahdollisuutta. Tällöin pätevyyksien ylläpitäjille rajatun kategorian pätevyydet näkyvät pätevyyksien hallinnassa, mutta niitä ei saa avattua muokkausnäkymään.

Esim. Jos Laitepassit -kategoria on estetty, näitä pätevyyksiä ja saavuttamisohjelmia ei pääse muokkaamaan, mutta pätevyysohjelman sisällön saa avattua Saavuttamisohjelmien esikatselusta.

Saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmat

Pätevyyksien perustietojen asetuksista sekä saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmien päivittämisestä ja tekemisestä on oma ohjeensa nimeltä ”Saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmien päivittäminen ja tekeminen”, jossa näihin liittyvät asiat on kuvattu tarkemmin.

Lisäksi mahdollisesti pätevyysohjelmiin liitettävistä osaamistesteistä ja niiden tekemisestä on saatavilla oma ohje ”Rego_Laatuportti_Testit_Käyttöohje”.

Saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmien esikatselu

Organisaatioon tehdyt saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmat löytyvät kohdasta Pätevyydet > Saavuttamisohjelmien esikatselu ja Pätevyydet > Ylläpito-ohjelmien esikatselu.

Myös näitä ohjelmia voi suodattaa kategorioittain (luokittain) tai ohjelmien nimellä ja viedä tiedot Exceliin.

Saavuttamisohjelmien sisältöjä voi esikatsella valitsemalla rattaan takaa ”Pätevyyden saavuttamisohjelma” ja ylläpito-ohjelma avataan klikkaamalla ohjelman nimeä.

Myös Peruskäyttäjä voi selailla/esikatsella ohjelmia, mutta tätä kautta ei siis voi suorittaa tehtäviä eikä tehdä kuittauksia.

Saavuttamisohjelman massakäynnistäminen

Pätevyyden saavuttamisohjelma voidaan käynnistää kerralla useammalle käyttäjälle tai useamman yksikön työntekijöille. Käynnistäminen tapahtuu saavuttamisohjelman perusrakenteen muokkausnäkymän kautta.

Käynnistettävä saavuttamisohjelma haetaan edellisen kohdan 4.1 mukaisesti. Rattaan takaa valitaan ”Saavuttamisohjelma”, josta avautuu ohjelman perusrakenne. Perusrakenteesta etsitään kohta ”Ohjelman aloitus ja kesto”. Tähän määritellään ohjelman aloitus- eli käynnistyspäivämäärä sekä kuinka paljon aikaa annetaan ohjelman suorittamiseen – yleensä riittää aika kuukausissa (kk-pvä-tunti).

Tämän jälkeen määritellään ”Suorittajien tiedot” ja valitaan organisaatioyksikkö/-yksiköt (”Lisää”) tai osallistujat (”Valitse”), joille saavuttamisohjelma käynnistetään suoritettavaksi. ”Poista” -painikkeesta voidaan poistaa väärin valittu yksikkö/osallistuja ennen tallennusta. Ohjelma avautuu käyttäjille heti ohjelman tallennuksen jälkeen.

Valitut organisaatioyksiköt kannattaa poistaa tallennuksen jälkeen, mikäli ei ole tarve, että ohjelma käynnistyy automaattisesti aina kaikille uusille käyttäjille, jotka tulevat työntekijöiksi valittuihin yksiköihin.

Jos automaatio halutaan jättää, on sellaisten henkilöiden pätevyys asetettava esihenkilön toimesta ”Lepäämässä” -tilaan ryhmämatriisin kautta, joiden ei tarvitse ko. pätevyyttä suorittaa. Jos tätä asetusta ei tehdä ja pätevyysohjelma vain poistettaisiin, niin Laatuportti avaa ohjelman aina uudelleen suoritettavaksi yön tarkistusajossa.

Matriisin hallinta ja pätevyyksien raportointi

Matriisin hallinnasta (sis. matriisin tekemisen ja asetukset) ja pätevyyksien raportoinnista on oma ohje ”Pätevyydet_Matriisin hallinta”. Pääkäyttäjä voi tarkastella raportteja koko organisaation osalta.

Matriisien tekemisessä huomioon otettavia asioita: (Ks. myös ohje ”Pätevyydet_Erilaiset matriisit ja niiden käyttö”):

• yhteen matriisiin voi olla kytkettynä yksi tai useampia yksiköitä
  • jos useampi yksikkö, avautuu käyttäjälle oletuksena oma yksikkö, mutta käyttäjä voi vaihtaa tarkastelemaansa yksikköä ”Suodata” -kohdassa sen puitteissa, mitä yksiköitä on kytketty samaan matriisiin
• matriisi voi myös olla riippumaton yksiköstä eli matriisiin tulee kaikki henkilöt, joilla on jokin matriisissa olevista pätevyyksistä
  • tämä on yleensä käytössä rooleille (henkilöille), joilla tarve nähdä kaikkien pätevyydet yli yksikkörajojen
  • tätä voidaan lisäksi suodattaa yksikkövalinnalla
  • päivittyy tarvittaessa automaattisesti (poistot ja lisäykset, jos henkilön pätevyydet muuttuvat)
• matriisille on määriteltävä aina ylläpitäjä(t) eli henkilöt, joilla on oikeus muokata ja hallita matriisin pätevyyksiä/henkilöitä, antaa ja poistaa pätevyyksiä. Tämä on usein yksikön esihenkilö tai muu vastuuhenkilö
• yleensä matriisit ovat näkyvillä vain matriisien ylläpitäjille
  • näkyvyydet riippuvat käyttötapauksesta ja niitä voidaan asettaa tarpeen mukaan
• matriisiin voi lisätä käyttäjiä myös valitun yksikön ulkopuolelta sekä poistaa ”turhia” henkilöitä (tällöin henkilön liitos yksikön matriisiin poistuu – ei itse henkilö)
• jos tulee muutoksia henkilöihin, muutokset tulee tehdä matriisiin manuaalisesti

Matriisin otsikkorivit

Ryhmämatriisin otsikkorivillä näytetään matriisiin valitut pätevyydet kategorioittain (luokittain). Kustakin pätevyydestä näytetään lyhenne ja pätevyyden koko nimen saa esille viemällä hiiren kursorin lyhenteen päälle.

Päiväkohtaisessa otsikkorivissä näkyy pätevyyksien haltijoiden lukumäärä ja väri indikoi sitä onko haltijoiden lukumäärä tavoitteessa. Lähtökohtaisesti näitä pätevyyksien raja-arvoja ei sote-puolella ole tarkoituksenmukaista käyttää. Organisaatio voi ottaa yhteyttä tämän toiminnallisuuden parempaa läpikäyntiä varten. Raja-arvot määritellään matriisin asetuksissa.

Matriisien suodattaminen

Ryhmämatriiseja voi suodattaa joko kirjoittamalla matriisin nimen tai osan nimestä ”Hakusana” -kenttään tai hakemalla matriisin jäsenen sukunimellä ja valitsemalla valintalistasta haettavan henkilön ja painamalla ”Päivitä”.

Matriisit listautuvat hakuehtojen mukaisesti. HUOM! Jäsenellä haettaessa voi listaan tulla useampi matriisi, koska henkilö voi olla liitettynä useampaan matriisiin.

Uloskirjautuminen

Uloskirjautuminen tapahtuu Laatuportti -palkin lopussa olevasta nimi -valikosta. Omaa nimeä klikkaamalla avautuu valikko, josta valitaan ”Kirjaudu ulos”.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan käyttötukeen.

Organisaation järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.