Ilmoitus valmistelussa olevasta valvontatapahtumasta

Palveluntuottajalle tulee sähköpostiviesti, kun valvontatapahtuma on avattu. Palveluntuottaja pääsee tapahtumaan suoraan sähköpostissa olevasta linkistä tai kirjautumalla Laatuporttiin.

Valmistelussa olevan tapahtuman avaaminen

Palveluntuottaja näkee Laatuportissa vain ne valvontatapahtumat, joihin hänet on liitetty osallistujaksi. Alla on kuvattu 3 eri käyttötapausta.

• Alla oleva kuva on organisaation oman palvelutuotannon vastuuhenkilön näkymästä, jossa valvontatapahtuma avataan klikkaamalla tapahtuman nimeä.

• Yllä oleva näkymä on myös ulkopuolisella palveluntuottajan vastuuhenkilöllä, jolla on omassa organisaatiossaan käytössä Laatuportti -järjestelmä ja Laadunhallinta -moduuli. Valvontatapahtuma löytyy Laadunhallinta > Yhteenveto > Suodata tapahtuma -osiosta organisaatiosuodatuksella. Valitaan organisaatio, joka on kohdistanut valvonnan yksikköön.

Valvontatapahtuma löytyy Laatuportin etusivun ”Tapahtumat ja tehtävät” -laatikosta riippumatta siitä, onko organisaatiossa käytössä Laadunhallinta -moduuli vai ei. Päivitä ko. laatikko sinisestä nuoliympyrästä, mikäli valvontatapahtumaa ei löydy.

• Alla oleva kuva on vastaavasti ulkopuolisen palveluntuottajan vastuuhenkilön näkymästä, jolla ei ole omassa organisaatiossaan käytössä Laatuportti -järjestelmää. Valvontatapahtuma avataan “Avaa tapahtuma” -painikkeesta.

Avautuneen valvontatapahtuman eri osiot saa auki tai suljettua vihreästä nuolipainikkeesta.

Tapahtuman yleiset tiedot

Palveluntuottaja näkee valvontatapahtuman yleiset tiedot, mutta ei pääse muokkaamaan / muuttamaan niitä.

Liitteet ja ennakkotietolomakkeet

Liitteet -osiossa palveluntuottaja täyttää ennakkoon pyydetyn esitietolomakkeen ja mahdolliset muut valvonnassa käytettävät lomakkeet, mikäli valvontaa tekevässä organisaatiossa on käytössä palveluntuottajan itsearviointiosuus lomakkeilla.

Tähän osioon palveluntuottaja tarvittaessa liittää myös pyydetyt etukäteismateriaalit ja dokumentit liitteenä olevan ohjeistuksen mukaan ”Luo uusi” -painikkeen avulla.

HUOM! Mikäli valvontatapahtuman liitteissä on liitteenä dokumentti, joka palveluntuottajan pitää täyttää; liite tallennetaan ensin omalle koneelle tai OneDriveen ennen sen täyttämistä / muokkaamista. Tämän jälkeen liite lisätään ”Luo uusi” -toiminnon kautta takaisin tapahtuman Liitteet -osioon valvojalle tarkasteltavaksi.

Liitteiden lisääminen

Liitteelle annetaan dokumenttia kuvaava nimi ja liitetään ”Liite” -kenttään. Liite tallennetaan.

Linkitystä voi käyttää, mikäli linkki vie julkiselle sivustolle. Tallennetut liitteet ovat reaaliaikaisesti valvojien luettavissa ja tarkasteltavissa.

Liitteiden poistaminen

Palveluntuottaja voi poistaa linkkejä ennakkoon täytettäville valvontalomakkeille sitä mukaa, kun on täyttänyt tarvittavat lomakkeet, mikäli toimintatapa on sovittu valvontaa tekevän organisaation kanssa.

HUOM! Mikäli linkin lomakkeelle poistaa ennen lomakkeen täyttämistä, lomakkeelle pääsy estyy. Tässä tilanteessa tulee ottaa yhteyttä valvontatapahtuman vastuulliseen valvojaan.

Valvontakäynnin toteutus

Lomakkeet -osio ei ole näkyvissä palveluntuottajalle. Tämä osio näkyy vain valvojille. Palveluntuottajat pääsevät lomakkeille Liitteet-osiossa olevien linkkien kautta, mikäli heidän tulee täyttää lomakkeet itsearviointina.

Toiminnan kokonaisuutta arvioidaan ennakkomateriaalien ja valvontakäynnillä saadun informaation ja havaintojen perusteella lomakkeilla olevien asiakokonaisuuksien kautta. Lomakkeiden asiasisällöt ja kriteerit ovat organisaatiokohtaisia.

Havaintojen käsittely ja toimenpiteiden määrittely

Palveluntuottaja saa sähköpostiviestin, kun valvontatapahtuma on muutettu ”Valmis” -tilaan, jolloin hän pääsee käsittelemään käsittelyyn avattuja havaintoja sähköpostiviestin linkistä. Myös Laatuporttiin kirjautumalla havaintoja pääsee käsittelemään valvontatapahtuman kautta, jolloin käsiteltävän havainnon saa auki klikkaamalla havainnon tyypin nimeä.

Havainnon käsittely ja toimenpiteiden määrittely sisältää seuraavat vaiheet: (vaiheet on kuvattu jäljempänä tarkemmin omina kappaleinaan)

• Havainnon yleisten tietojen tarkastelu
• Havainnon käsittelijän kirjaaminen tarvittaessa
• Korjaavien toimenpiteiden määrittely, niiden vastuuttaminen ja aikatauluttaminen
• Lisätietojen kirjaaminen tarvittaessa
• Havainnon käsittelyn tilan kuittaaminen valmiiksi

Havainnon yleiset tiedot

Kun havainto avataan, avautuu havainnon yleiset tiedot, josta palveluntuottaja näkee valvojan kirjaamat tiedot – havainnon tyypin ja kuvauksen sekä siihen mahdollisesti kirjatun ohjauksen ja käsittelyn määräajan. Palveluntuottaja ei voi muokata tai muuttaa kirjattuja tietoja.

Havainnon vastuuhenkilöt

Havainnon vastuuhenkilöksi tulee automaattisesti valvontatapahtumaan nimetty palveluntuottajan vastuuhenkilö. Tarvittaessa vastuuhenkilö voi valita havainnon käsittelijäksi toisen henkilön.

HUOM! Käsittelijäksi valittavalla henkilöllä on oltava käyttöoikeus Laatuporttiin!

HUOM! Jos havainnon vastuuhenkilö on tarve vaihtaa, sen voi tehdä valvontatapahtuman vastuullinen valvoja.

HUOM! Havainnon käsittelijäksi valittu henkilö EI NÄE itse tapahtumaa, ellei häntä ole osallistettu valvontatapahtumaan esim. Muut osallistujat -kohdassa.

Havainnon käsittelijä pääsee käsittelemään havaintoa ja määrittelemään siihen korjaavia toimenpiteitä

• käsiteltävästä havainnosta tulevan sähköpostiherätteen linkin kautta tai
• Laatuportin (mikäli järjestelmä käytössä) sivuvalikosta Laadunhallinta > Omat tehtävät tai etusivun Tapahtumat ja tehtävät -laatikosta

Korjaavien toimenpiteiden määrittely, vastuuttaminen ja aikatauluttaminen

Korjaavia toimenpiteitä pääsee kirjaamaan ”Lisää uusi” -toiminnolla.

Palveluntuottajan vastuuhenkilö / käsittelijä määrittelee korjaavat toimenpiteet, asettaa niille määräajan ja tarvittaessa vaihtaa toimenpiteen vastuuhenkilön. Kirjatut tiedot tulee tallentaa.

Toimenpiteitä voi kirjata tarvittaessa useamman / käsiteltävä havainto ”Lisää uusi” -toiminnolla.

Toimenpiteen vastuuhenkilö kirjaa tehdyt toimenpiteet Kuvaus -kenttään, lisää tarvittaessa liitteitä ja kuittaa toimenpiteen valmiiksi.

HUOM! Toimenpiteiden vastuuhenkilöillä ei tarvitse olla Laatuportin käyttöoikeuksia, sillä hän pääsee kirjaamaan tehdyt toimenpiteet ja kuittaamaan toimenpiteen valmiiksi hänelle tulleen sähköpostiviestin kautta.

Lisätietojen kirjaaminen tarvittaessa

Havainnon käsittelyä varten voidaan tarvittaessa kirjata lisätietoja ja asioihin tehtyjä tarkennuksia ”Lisätiedot” -kohtaan.

Havainnon käsittelyn kuittaaminen valmiiksi

Kun havaintoon määritellyt toimenpiteet ovat toteutettu ja toimenpiteet ovat kuitattu valmiiksi, niin sen jälkeen havainnon vastuuhenkilö/käsittelijä kuittaa havainnon valmiiksi ”Käsittelyn tila” -kohdassa.

Tässä yhteydessä voi vielä varmistaa, että toimenpiteet tulevat varmasti samalla kuitatuksi valmiiksi laittamalla ruksin kohtaan ”Merkitse toimenpiteet valmiiksi tallennettaessa”.

Tapahtumaraportti

Palveluntuottaja saa sähköpostiin ilmoituksen, kun tapahtuma on siirretty ”Raportoitu” -tilaan.

Raportin saa auki joko suoraan sähköpostin linkistä tai ko. tapahtuman ”Näytä raportti” -painikkeesta.

Alla oleva kuva on organisaation oman palvelutuotannon vastuuhenkilön näkymästä.

Alla oleva kuva on vastaavasti ulkopuolisen palveluntuottajan vastuuhenkilön näkymästä.

Tapahtumaraportin tulostaminen tai tallentaminen

Raportin saa tulostettua suoraan järjestelmästä tai tallennettua PDF-muodossa.