Uuden valvontakäynti -tapahtuman luominen

Laadunhallinta -> Yhteenveto. Valitse ”Luo uusi”.

Lisää uusi tapahtuma

Valitse ”Luo uusi tyhjä tapahtuma” ja pudotusvalikosta haluamasi tapahtuman tyyppi valvontakäynnistä riippuen. Paina ”Lisää”.

Luo uusi valvontakäynti

Kirjaa valvontakäynnin päivämäärä ja otsikko. Otsikkoon kannatta laittaa palveluntuottaja, yksikkö sekä valvontakäynnin päivämäärä. Paina ”Luo uusi”.

Tapahtuman yleisten tietojen täydentäminen

Avaa nuolesta Tapahtuman yleiset tiedot. Valitse kohde ja kirjaa valvontakäyntiin liittyvät tiedot.

HUOM! Yksikkö- ja Ulkopuolinen palvelutuottaja -kohdevalinnoissa on hyvä asettaa ruksi myös kohtaan ”Aseta valittu yksikkö/ulkopuolinen palveluntuottaja myös kaikkien lomakkeiden yksiköksi tallennettaessa”, mikäli halutaan havainto- ja toimenpidekoosteissa käyttää valittuja kohteita tietojen suodatuksessa.

HUOM! Jos haluat, että ”Tallenna versio” –toiminto on valvontatapahtumien raporttien tallentamisessa käytössä, niin muista tehdä asetus tapahtumapohjiin.

Yleisten tietojen lähettäminen osallistujille

Kun olet kirjannut kaikki tarpeelliset tiedot ja valinnut palveluntuottajan vastuuhenkilön sekä mahdolliset muut osallistujat, muuta tapahtuma ”Valmistelussa” -tilaan. Tämän jälkeen avautuu mahdollisuus lähettää yleiset tiedot osallistujille (ks. kohta 4.1.1).

Muista tallentaa tapahtuman yleiset tiedot. Tallennus voidaan tehdä myös ilman yleisten tietojen lähettämistä, mikäli viestin lähettäminen ei ole tarpeellista.

Lisäohjeistus palveluntuottajan vastuuhenkilölle ja muille osallistujille

Avautuneeseen viesti -kenttään voidaan kirjoittaa lisäohjeistusta palveluntuottajan vastuuhenkilölle ja muille osallistujille. Jos valvontaan osallistuvia henkilöitä on useita, voit valita listasta kenelle sähköpostiviesti avautuneesta valvontatapahtumasta lähetetään.

Lähetä -painikkeen painamisen jälkeen viestin saajaksi valitut henkilöt saavat sähköpostiviestin avatusta valvontatapahtumasta ja viesti sisältää linkin tapahtumaan. Palveluntuottajan vastuuhenkilö pääsee täyttämään tarvittavia lomakkeita ja lisäämään liitteitä valvontakäyntiä varten, kun tapahtuma on tallennettu ”Valmistelu” -tilassa.

Tapahtuman tilan hallinta Muuta tila- / Tila- asetuksilla

Valvoja hallinnoi tapahtuman tilaa Muuta tila -asetuksilla organisaatiossa määritellyn valvontaprosessin mukaisesti Tapahtuman yleisissä tiedoissa tai tapahtuman lopussa ”Tila” -kohdassa (ks. kohta 10.1).

Valmistelussa, valmis ja raportoitu -tilassa palveluntuottaja pääsee tapahtumaan käsittelemään, täydentämään ja tallentamaan tietoja havaintoihin ja toimenpiteisiin liittyen.

Liitteet

Valvoja voi poistaa Liitteet -osiossa linkit tarpeettomiin lomakkeisiin valitsemalla rattaan takaa ”Poista” tai lisätä asiakirjoja / dokumentteja ”Luo uusi” -toiminnolla. Valvoja voi tehdä poistoja tai lisäyksiä jo ennalta tapahtuman ollessa vielä ”Suunniteltu” -tilassa.

Myös palveluntuottaja voi poistaa linkkejä lomakkeille sitä mukaa, kun on täyttänyt tarvittavat lomakkeet, mikäli toimintatapa on sovittu valvontaa tekevän organisaation kanssa.

HUOM! Niin kauan kuin linkit lomakkeille on Liitteet -osiossa näkyvissä, palveluntuottaja pääsee lomakkeille tekemään muutoksia ja näkemään valvojan tekemiä kirjauksia.

Lomakkeet

Lomakkeen saa auki lomakkeen nimeä klikkaamalla. Klikkaamalla lomakerivin muita sarakkeita avautuu tietoikkuna, josta pääsee tarvittaessa poistamaan tarpeettomia lomakkeita ”Poista”-painikkeen avulla.

HUOM! Tarpeettomia lomakkeita ei välttämättä tarvitse poistaa, koska ne voi myöhemmin rajata ulos tapahtumaraportista ”Raportit ja raportin asetukset” -kohdassa.

Valvontakäynnin toteutus

Valvoja voi tarkastella lomakkeilta palveluntuottajan tekemiä oman toiminnan arviointeja ja kirjauksia, mikäli organisaatiossa on käytössä prosessi, jossa palveluntuottaja täyttää lomakkeet ensin itsearvioinnin näkökulmasta ennen varsinaista valvontakäyntiä.

Valvoja tekee oman arvion, kirjaa halutessaan arvioinnin perusteen sekä luo tarvittaessa toimenpiteitä vaativia havaintoja ”Lisää uusi” -toiminnolla. Tehdyt arvioinnit ja kirjaukset tulee muistaa tallentaa.

Kriteerin info-painikkeen (i) takaa löytyy lisäselitteitä kriteeriin liittyen.

Lomakkeelta toiselle pääsee siirtymään Edellinen – Seuraava painikkeilla tai hyödyntämällä selauspainikkeiden välissä olevaa numeropainiketta, josta voi siirtyä suoraan haluamalleen lomakkeelle.

Toimenpiteitä vaativan havainnon kirjaaminen lomakkeelta

Havainnon kirjaus -ikkunassa kirjataan havaintoon liittyvät tiedot. Lievissä ja vakavissa poikkeamissa valitaan toimenpiteelle aina määräaika.

Havainnon voi avata jo tässä vaiheessa palveluntuottajalle käsiteltäväksi tai sen voi avata myöhemmin valvontakäynnin jälkeen tapahtumasta (ks. kohta 7.2.1).

Tallenna havainto.

Toimenpiteitä vaativan havainnon kirjaaminen tapahtumasta

Kaikki valvontakäynnillä kirjatut havainnot lomakkeilta listautuvat näkyviin tapahtuman ”Toimenpiteitä vaativat havainnot” -kohtaan. Jos on tarvetta lisätä uusia tai muita havaintoja, voidaan lisäys tehdä tässä osiossa ”Luo uusi” -painikkeesta.

Kirjattua havaintoa pääsee tarkastelemaan tai muokkaamaan klikkaamalla havainnon tyyppiä.

Havainnon avaaminen käsittelyyn

Tarkastamisen jälkeen havainto avataan viimeistään tässä vaiheessa palveluntuottajalle käsittelyyn ja painetaan ”Tallenna”.

HUOM! Avattu havainto näkyy palveluntuottajalle vasta sitten, kun valvontakäyntitapahtuma on tallennettu ”Valmis” -tilassa”.

Kun havainnot ovat avattu palveluntuottajalle käsittelyä varten, alkaa palveluntuottajan osuus havaintojen käsittelyn osalta eli korjaavien toimenpiteiden ja vastuuhenkilöiden määrittely.

Havaintoihin tehtyjen korjaavien toimenpiteiden hyväksyminen

Vastuullinen valvoja saa sähköpostiviestin valmiiksi kuitatusta havainnon käsittelystä, jolloin hän voi tarkastaa palveluntuottajan havaintoon tehdyt korjaavat toimenpiteet. Havainnon käsittely hyväksytään ”Hyväksytty” -kohdassa. Kuittaus tallennetaan.

Mikäli tehtyä toimenpidettä ei katsota riittäväksi, voidaan luoda uusi toimenpiteitä vaativa havainto tai tiedottaa ja sopia asiasta palveluntuottajan kanssa esim. sähköpostilla tai hyödyntämällä keskustelualuetta.

Yhteenveto

Kun valvontakäynti on suoritettu, laaditaan siitä yhteenveto organisaation ohjeistuksen mukaisesti. Tallenna tehty yhteenveto.

Raportit ja raportin asetukset

Raportin asetuksissa on oletuksina tietyt perusvalinnat. Raporttiin tulevia tietoja voi lisätä tai poistaa ”ruksimalla” eri valintoja.

HUOM! Mikäli on tarve tallentaa raporteista eri versioita, muista tehdä asetus tapahtumapohjaan sekä joka kerta ennen uuden raporttiversion tallennusta Tapahtuman yleisiin tietoihin! Ks. kohta 4 tästä ohjeesta.

Tallennetut versiot tulevat näkyviin tapahtuman Raportit ja raportin asetukset -osioon, kun Tallennetaan halutut versiot ja painetaan ”Näytä raportti” -painiketta. Tapahtumaraportin valinnan jälkeen tallennetut raporttiversiot listautuvat näkyviin.

Tapahtumaraportti

Kun raportin sisältö on valittu, tallenna valinnat ja paina ”Näytä raportti”. ”Tila” -kohdassa valvoja voi myös hallita tapahtuman tilaa ”Muuta tila” -asetuksilla.

Tapahtumaraportin tulostus tai tallennus

Tapahtumaraportin saa tulostettua sekä tallennettua pdf-muodossa.