Ilmoituksen tekeminen peruskäyttäjänä tai anonyyminä

Raportointi-osiota klikkaamalla avautuu raportointiin liittyvät toiminnot.

Omat ilmoitukset -kohdasta pääset tarkastelemaan tekemiäsi ilmoituksia. Jos olet tehnyt ilmoitukset nimettömänä, silloin ne eivät näy tässä.

Turvallisuusaloite -kohdasta pääset kirjaamaan turvallisuusaloitteen. Voit tehdä sen myös nimettömänä.

Haitta- ja vaaratapahtumailmoitus -kohdasta pääset kirjaamaan nimen mukaisesti haitta- ja vaaratapahtumailmoituksen – koskee myös Läheltä piti -tilannetta. Myös tämän ilmoituksen voi tehdä nimettömänä.

Katsotaan tarkemmin Haitta- ja vaaratapahtumailmoituksen tekemistä, kun olet klikannut siitä.

Haitta- ja vaaratapahtumailmoituksen tekeminen

Riippumatta siitä, mitä ilmoitusta olet tekemässä (minkä/mitkä ilmoitustyypin valitset), sama ilmoituksen täyttötapa pätee kaikkiin ilmoituksiin. Täytetään soveltuvin osin ne kohdat, jotka löytyvät näkymästä.

Voit tehdä ilmoituksen nimettömänä laittamalla ruksin ruutuun pl. työtapaturmat.

Yksikkö, joka on ilmoittajan työyksikkö. HUOM. Tämä valinta on näkyvissä vain silloin, jos ilmoittajaa ei ole yksiköitetty järjestelmässä.

Valitse oma ammattiryhmäsi tai kirjaa se kohtaan ”Muu henkilöstö”.

Jos ilmoittajan yksikkö -kenttä on näkyvissä, avaa se valikon nuolesta. Selaa yksikkötasoja sinisistä nuolista oikeaan yksikköön saakka. Valitse yksikkö klikkaamalla yksikön nimeä.

Pääset valikossa taaksepäin klikkaamalla Takaisin -painiketta.

Valitse tapahtuman ilmoitustyyppi alasvetovalikosta.

Tapahtuiko vahinkoa aiheuttanut poikkeama asiakkaalle vai oliko kyseessä Läheltä piti -tilanne? Voit myös tehdä turvallisuushavainnon. Tapahtuman luonteet määritellään erikseen jokaiselle kategorialle.

HUOM! Jos valitset useamman ilmoituksen tyypin, niin täytä niihin avautuvat lisätietokentät myös.

HUOM! Jos vahinkoa aiheuttanut poikkeama tai Läheltä piti -tilanne tapahtui työntekijälle, siitä tehdään yleensä Työturvallisuus ja -suojelu -ilmoitus. Tähän liittyvää Poikkeama-ilmoitusta ei voi tehdä nimettömänä.

Työturvallisuus ja -suojelu -ilmoituksen teossa huomioitavat asiat on tarkennettu ohjeen 3. luvussa.

Valitse yksikkö, jossa asiakasta palveltiin tapahtuman sattuessa.

Kirjaa tapahtumapäivä ja -aika sekä tapahtumapaikka. Jos jotain tietoa ei tiedetä, laita rasti ko. ruutuun.

Tapahtuman kuvaus – Kirjaa tähän tapahtuman kuvaus. Pyri vastaamaan seuraaviin apukysymyksiin antaaksesi riittävästi tietoa tapahtuman käsittelyä varten: Mitä oltiin tekemässä, kun tapahtuma sattui/vähättiin? Mitä ja miten tapahtui? Keitä oli osallisena, kuinka monta (Huom. ei nimiä, vaan ammattiryhmiä)? Miten tilanne hoidettiin?

Huom! Älä kirjaa ilmoitukseen asiakkaan tai henkilökunnan nimiä, henkilötunnuksia tai muita tunnistetietoja.

Jos tapahtuma liittyy lääkkeeseen tai laitteeseen / tarvikkeeseen, niin ruksa tarvittava kohta. Avautuu lisätieto, johon voit kirjata tarvittavat tiedot.

Kuvaa olosuhteet tai tekijät, jotka ovat mielestäsi vaikuttaneet tapahtuman syntyyn.

Anna oma näkemyksesi siitä, mitä pitäisi tehdä tai mihin toimenpiteisiin ryhtyä, jotta vastaavalta tapahtumalta vältyttäisiin. Kerro myös, jos jotain asiaan liittyviä korjaustoimenpiteitä on jo tehty.

Kirjaa tapahtuman seuraukset. Voit kirjata useampia seurauksia. Mieti tapahtuiko, oliko siitä seurauksia asiakkaalle ja/tai yksikölle? Muita seurauksia?

Asiakasturvallisuuden poikkeamailmoituksen osalta, ilmoittajan tulee muistaa aina valita vähintään seuraus asiakkaalle ja myös mahdolliset muut seuraukset.

Voit liittää tapahtumailmoitukseen tarvittaessa myös kuvan/muun tiedoston.

Huom. Kuvassa ei saa näkyä asiakkaan tai henkilökunnan tunnistetietoja.

Kun kaikkiin pakotettuihin kenttiin on tiedot kirjattu, muuttuu Lähetä-painike aktiiviseksi ja voit lähettää ilmoituksen.

Jos ilmoitus tehdään nimettömänä, lähettämisen jälkeen kysytään sähköpostiosoitetta. Sähköpostiosoite ei näy kenellekään missään ilmoituksen käsittelyn vaiheessa.

Sähköpostiosoitteen kirjaaminen on tärkeää, jotta ilmoituksen käsittelijä voi tarvittaessa kysyä lisätietoja tapahtumaan liittyen. Jos saat lisätietopyynnön sähköpostiisi, käy täydentämässä tarvittavat tiedot.

Työturvallisuus- ja suojelu- ilmoitukset

Jos vahinkoa aiheuttanut poikkeama tai läheltä piti -tilanne tapahtui työntekijälle, siitä tulee tehdä Työturvallisuus ja -suojelu- ilmoitus.

Työturvallisuus ja -suojeluun liittyvää Poikkeama-ilmoitusta ei voi tehdä nimettömänä. Poikkeama-ilmoituksen tekoa käsitellään tarkemmin ohjeen kohdassa 3.3.

Työturvallisuus- ja suojelu -ilmoituksia tehtäessä ilmoittajan tulee antaa mahdollisimman tarkat tapahtumaan liittyvät tiedot sekä tarkentaa ilmoituksen tapahtumatyyppejä avautuvien valintojen mukaisesti.

Valitse tapahtuman tyyppi alasvetovalikosta ja tarkenna tapahtumatyyppiä avautuvien valintojen mukaisesti.

Lisätietoja vaativat tapahtumatyypit:

1. Fysikaaliset vaaratekijät
2. Fyysinen kuormittuminen
   1. Ilmoitus työnantajalle työssä kuormittumisesta, katso ohjeen kohta 3.1
3. Henkilöturvallisuus
   1. Asiakkaan henkilökuntaan kohdistama uhka tai väkivalta
   2. Ulkopuolisen henkilökuntaan kohdistama uhka tai väkivalta
4. Henkinen kuormittuminen
   1. Ilmoitus työnantajalle häirintäasiassa, katso ohjeen kohta 3.2
5. Kemialliset ja biologiset vaaratekijät
6. Tapaturman vaarat

Ilmoitus työnantajalle työssä kuormittumisesta

Tilanteissa, joissa työntekijä kokee kuormittuvan työssä terveyttä vaarantavalla tavalla, työnantajan pitää saada asiasta tietoa. Tällöin ilmoittaja valitsee tapahtumatyypiksi Fyysinen kuormittuminen > Ilmoitus työnantajalle työssä kuormittumisesta ja täyttää ilmoituksen kentät.

Tämä ilmoitustyyppi on luottamuksellinen ja se menee käsittelyyn ainoastaan henkilöstöasioista vastaavalle johtajalle, joka päättää jatkotoimista.

Ilmoitus työnantajalle häirintäasiassa

Jos työntekijä kokee joutuneensa työssä häirinnän tai epäasiallisen kohtelun kohteeksi, hän voi tehdä tästä ilmoituksen työnantajalle työnantajan ohjeiden mukaan.

Jos tämä on määritelty Regoon, tällöin ilmoittaja valitsee tapahtumatyypiksi Henkinen kuormittuminen > Ilmoitus työnantajalle häirintäasiassa ja täyttää ilmoituksen kentät.

Tämä ilmoitustyyppi on luottamuksellinen ja se menee käsittelyyn ainoastaan henkilöstöasioista vastaavalle johtajalle, joka päättää jatkotoimista.

Poikkeama-ilmoitus (työtapaturma tai ammattitautiepäily)

Työturvallisuus ja -suojeluun liittyvää Poikkeama-ilmoitusta ei voi tehdä nimettömänä.

Työtapaturmasta tehdään yleensä sisäisen ilmoituksen lisäksi vakuutusyhtiölle ilmoitus. Työtapaturma-ilmoituksen käsittelyä varten on tärkeää, että ilmoittaja antaa tapahtumasta mahdollisimman tarkat tiedot.

Luokittele ilmoitus tapahtumatyyppien valikkojen pohjalta ja anna lisätietoja tapahtumasta.

Omien ilmoituksen seuraaminen ja muokkaaminen

Omia ilmoituksia pääsee tarkastelemaan kohdasta Raportointi > Omat ilmoitukset, jos on tehnyt ilmoituksen nimellä tai antanut oman sähköpostiosoitteensa tehdessään ilmoituksen kirjautumatta Laatuporttiin (suora ilmoituslinkki mobiiliin tms.).

Näet tekemäsi ilmoituksen kuvauksen, tapahtumatyypin ja käsittelyn tilan. Pääset katsomaan ja muokkaamaan ilmoitustasi klikkaamalla ratastoiminnon Muokkaa. Voit muokata ilmoitustasi siihen asti, kunnes se on otettu käsittelyyn.

Ilmoituksen yhteenvedon tulee näkyviin Avaa-painikkeella muiden ilmoituksen tietojen alapuolelle, jos ilmoituksen käsittelyssä on yhteenveto laitettu näkyviin ilmoittajalle.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan käyttötukeen.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.