Riskiarviointitapahtuman tarkastelu

Käsittelijä voi tehdä ilmoitetusta tapahtumasta riskiarvioinnin ja seurata jäännösriskin kehittymistä sen mukaan, kun toimenpiteet valmistuvat.

Avatessasi ko. riskiarviointitapahtuman avautuu tapahtuman tiedot. ”Lomakkeet” -osiosta löytyvät arviointilomakkeet ja ”Riskit” -osiosta kaikki kirjatut riskit.

Riskit-listaus

Avatun riskin tiedoissa

Siirtyminen seuraavaan riskiin – Seuraavaan riskiin listassa pääsee näppärästi ”Edellinen” ja ”Seuraava” painikkeilla. Tässä kohtaa voi myös tarvittaessa kirjata myös täysin uuden riskin.

”Arkistoi” – piilottaa kirjatun riskin ja poistaa sen kaikista näkymistä.

Kun kaikki riskit on arvioitu ja tarvittavat hallintatoimenpiteet määritelty, on riskiarviointi valmis. Riskiarvioinnin ”Yleiset tiedot” -osiosta tai tapahtuman lopussa olevasta valinnasta muutetaan tapahtuman tila valmiiksi valitsemalla ”Valmis”. Tämä merkintä pitää tehdä, jotta riskiarviointi näkyy myös tapahtumaluettelossa valmiina.

Paluu riskiluetteloon – Riskilistaan tapahtumassa pääset kätevästi ruudun yläreunan murupolusta klikkaamalla tapahtuman otsikkoa.

Voit tarkastella lomakkeiden tilaa avaamalla vihreästä nuolipainikkeesta lomakkeet. Lomakkeiden tila näkyy tapahtuman lomakelistauksessa.

Jos prosenttiluku on lomakelistauksessa alle sata, eikä väri ole vihreä, johonkin lomakkeen kohtaan on vielä vastaamatta.

Tila on valmis, jos lomake on merkitty valmiiksi Lomakkeen yleisissä tiedoissa.

Hallintatoimenpiteet/tehtävät voivat olla vielä osin kesken ja niiden seuranta jatkuu normaalisti siihen asti, kunnes kaikki tarvittavat toimenpiteet on suoritettu.

Riskirekisterin tarkastelu

Riskirekisteri on organisaation johdon väline turvallisuuden tilannekuvan ylläpitämiseen. Riskienhallinnan tilannetieto voidaan riskirekisterin avulla helposti käsitellä johdon laatu- ja turvallisuuskatselmuksissa.

Riskirekisteri kerää eri lähteistä (ilmoitukset, arvioinnit, analyysit) tulevat riskit kaikilta turvallisuuden alueilta yhteen. Rekisteri kertoo ajantasaisesti, onko toimenpiteiden jälkeinen jäännösriski organisaation turvallisuussuunnitelman edellyttämällä tasolla.

Riskiluokitukset ja arvioinnissa käytettävä pisteytys räätälöidään organisaation tarpeiden mukaan.

Riskirekisterin hakutoiminnoilla voidaan rajata näkymää, kun valitaan tarkasteltava yksikkö ja turvallisuusalue, mihin riski liittyy. Organisaatioyksikköjä voidaan valita useampia. Turvallisuusalueen riskityyppi voidaan lisäksi myös rajata. Hakua voidaan rajoittaa myös ajallisesti, tapahtumatyypin mukaan tai ilmoituksen tilan mukaan.

Haun suodatus voidaan tallentaa myöhempää tarkastelua varten, jolloin myös Tallennetut suodatukset -painike tulee näkyviin.

Riskirekisteriin voidaan syöttää suoraan tapahtumista tai ilmoituksista riippumattomia riskejä Luo uusi -painikkeella rekisterilistan oikeassa yläkulmassa.

Näkymän sarakkeita voi valita erikseen tarkastelutarpeen mukaan Valitse sarakkeet -painikkeella. Avautuvasta listasta sarakkeita voi lisätä tai poistaa näkyvistä.

Riskit saa tulostettua Excel-tiedostoon, johon tulevat kaikki valitut sarakkeet mukaan, ja riskit ja toimenpiteet saa tulostettua lisäksi omaan Excel-tiedostoon. Riskeistä saa tulostettua listauksen myös pdf-tiedostoon. Näiden raporttien sisällöt määräytyvät suodatusvalintojen mukaan.

Riskienhallinnan raportit

Tapahtumakooste

Riskienhallinnan tapahtumakooste näyttää kaikki riskienhallinnan tapahtumat valittujen suodatusten pohjalta. Tapahtumakooste avautuu kohdasta Riskienhallinnan > Raportit > Tapahtumakooste.

Tapahtumakoosteen avulla näkee riskienhallinnan tapahtumien kokonaistilanteen: kuinka moneen yksikköön tapahtumia on luotu, millä tapahtumapohjan versiolla, mikä on tapahtumien käsittelyn tila, ollaanko aikataulussa.

Tapahtumia voi suodattaa tapahtumatyypin, kohteen, ajan ja tilan perusteella. Tämä edellyttää yksikön osalta muun muassa, että tapahtuma on kohdistettuna valittuun yksikköön tai prosessiin, jotta näkyy koosteessa.

Kun valitaan suodatukseen tapahtumatyyppi, niin näytetään aina kaikki ne tapahtumat, jotka on tehty kyseisellä tapahtumapohjalla.

Jos halutaan rajata vain tietyn vastuuhenkilön tapahtumiin, niin tämä rajaus voidaan tehdä kirjoittamalla vastuuhenkilön sähköposti ”haku” kenttään.

Tapahtumalistauksessa näkyy tapahtumien lukumäärä ja prosenttiosuus kaikista suodatuksen tapahtumista. Graafi-painikkeesta saa visuaalisen näkymän.

Lukumäärää klikkaamalla saa listauksen tapahtumista. Listan riviltä tapatuman saa avattua. Oikeuksien puitteissa pääsee muokkaustilaan tai saa näkyviin tapahtumaraportin.

Toimenpidekooste

Määritettyjen toimenpiteiden valmiusastetta voi tarkastella Toimenpidekoosteesta, joka avautuu kohdasta Riskienhallinta > Raportit > Toimenpidekooste.

Toimenpidekooste näyttää kaikki tarkastellun osa-alueen toimenpiteet pääkäyttäjälle.

Muut käyttäjät näkevät toimenpiteitä, jos ovat tapahtuman, riskin, havainnon tai toimenpiteen vastuuhenkilönä.

Toimenpiteitä voi suodattaa vastuuhenkilön, yksikön, turvallisuusalueen, tapahtumatyypin, ajan ja tilan perusteella. Tämä edellyttää yksikön osalta muun muassa, että toimenpide on kohdistettuna yksikköön, jotta näkyy koosteessa. Lisäluokittelut ovat määriteltävissä asiakaskohtaisesti.

Kun valitaan suodatukseen henkilö, niin näytetään aina kaikki ne toimenpiteet, jotka valittu henkilökin näkee. Ei siis näytetä vain kaikkia niitä toimenpiteitä, jotka on suoraan kohdistettu henkilölle.

Jos halutaan rajata vain tietyn vastuuhenkilön suoriin toimenpiteisiin, niin tämä rajaus voidaan tehdä kirjoittamalla vastuuhenkilön sähköposti ”haku” kenttään.

Toimenpidelistauksessa näkyvät seuraavat tiedot toimenpiteistä:

Toimenpidekoosteen listauksessa Toimenpide-sarakkeessa näkyy teksti, joka on kirjoitettu Toimenpiteessä kenttään “Tehdyt toimenpiteet”, tai tuon kentän ollessa tyhjä kenttään ”Toimenpiteen kuvaus”.

Keskeneräisen toimenpiteen vastuuhenkilölle voi lähettää sähköpostimuistutuksen

Toimenpidelistan saa ladattua Excel-tiedostoon. Excel-tiedoston sisältö on sama kuin toimenpidelistauksen.

Riskitilasto ja grafiikka

Riskienhallinnan Tilastot-sivu kokoaa riskit luokituksineen. Tilastojen avulla voidaan tarkastella kirjattuja riskejä monipuolisten valintojen ja suodatusten avulla. Tilasto kertoo myös riskienhallintaprosessin toiminnasta sekä tapahtumien käsittelyajoista.

Suodatusvalinnoilla näytettävät ilmoitukset voidaan rajata tarpeen mukaan.

Tilaston suodatuksissa valitaan tarkasteltava yksikkö ja turvallisuusalue, johon riski liittyy. Hakua voidaan rajoittaa mm. ajan tai ilmoituksen tilan mukaan.

Tilastoissa voidaan tarkastella sekä ilmoituksia että riskejä, tai vain riskejä.

Tilastoriveillä olevat numerot ovat linkkejä, jotka koostavat näkyviin valitun kohdan palautesisällöt selkeästi näkyviin.

Tilastorivien oikeassa reunassa on aina ”Grafiikka”-ikoni, jota klikkaamalla valitusta tiedosta saa havainnollisen graafisen diagrammin.

Grafiikan voi halutessa ladata kuvana esimerkiksi PowerPoint-esitykseen siirrettäväksi.

Voit valita tietojen esittämisen kpl- tai %-lukuina.

Riskien käsittelytilanne

Riskienhallinnan Käsittelytilanne-näkymä avautuu päävalikosta Riskienhallinta > Raportit > Käsittelytilanne.

Tarkasteluun voidaan valita haluttu ajanjakso. Raportti näyttää kokonaiskuvan kirjatuista riskeistä luokittain sekä ilmoitusten käsittelytilanteen havainnollisena graafisena esityksenä.

Kun hiirtä siirtää Käsittelytilanne-kuvaajan päällä, näkee riski-ilmoitusten tilanteen valittuna päivänä.

Riskiraportti

Riskienhallinnan Riskiraportti-näkymä avautuu päävalikosta Riskienhallinta > Raportit > Riskiraportti. Voit antaa riskiraportille useita suodatusehtoja. ”Rajaa”-toiminnolla teet raportin. ”Tyhjennä” suodatusehdot ennen uutta riskiraportin suodatusta!

Yksikkö-valintaan voi valita yksiköt yksitellen valintalistalta tai valita ylemmän organisaatiotason ja lisätä sen alla olevat organisaatiotasot ”Lisää vain alatasot” ja ”Lisää uusi”-valinnoilla. Esim. Tuotantolinja C ja alatasojen valinta tuo useita alatasoja ja voit halutessasi poistaa listalta ylimääräiset yksiköt -toiminnolla.

Esimerkkitapauksen suodatusehdot: kaksi organisaatioyksikköä, riskialueena ”Työturvallisuus ja -suojelu” sekä hakuajankohtana oletuksena tuleva 13.6.2013-13.6.2023 (10 vuotta).

Valitaan ”Rajaa” ja riskiraportti tulostuu. Raportin alussa näkyy riskiarviointitapahtumien ja riskirekisterin riskien määriä organisaatioyksiköittäin:

Riskiraportin toisessa osassa näkyy riskien jakaumatietoja organisaatioyksiköittäin ja yhteensä:

Riskiraportin kolmannessa osassa näkyy toimenpiteiden toteutusaste organisaatioyksiköittäin ja yhteensä.

Hiirtä siirtämällä piirakkakuvion päällä näet toimenpiteiden lukumääriä (sinisellä merkityt – ei toimenpiteitä lkm, punaisella merkityt – myöhässä lkm, vihreällä merkityt – toimenpiteet valmiit lkm):

Riskiraportin lopussa näkyy tilastotiedot riskin aiheen/tyypin mukaan organisaatioyksiköittäin ja yhteensä.

Hiirtä siirtämällä kuvan päällä näet riskityyppikohtaisia lukumääriä:

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan pääkäyttäjään.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.