Henkilöstökalenterin toiminnot

Henkilöstökalenteri on käytössä työaikaseurannan näkymänä, jos Henkilökalenterin asetus on valittuna. Asetus löytyy matriisin asetuksista (Pätevyydet > Ryhmämatriisit > valittu matriisi > Asetukset). Vain järjestelmän, organisaation ja pätevyyksien pääkäyttäjät sekä pätevyyksien ylläpitäjät voivat ylläpitää asetuksia.

Kalenteriin pääset valitun matriisin Ryhmämatriisi-näkymästä valitsemalla ”Vaihda näkymä -toiminnolla ”Henkilöstökalenteri”. Voit rajoittaa näytettäviä tietoja valitsemalla esim. organisaatioyksiköt, pätevyydet, alkamispäivä, vuorokausien lukumäärä ja tarkkuus sekä valitsemalla ”Päivitä”. ”Tyhjennä”-toiminnolla tyhjennät hakuehdot uutta hakua varten.

Otsikkorivin tiedot

Henkilöstökalenterin otsikkorivin tietoja:

• Työssä olevan vuoron nimi (kuvassa Vuoro3, Vuoro 4, Vuoro 5)
• Vapaina olevien henkilöiden lukumäärä (harmaa pallo)
• Varattujen henkilöiden lukumäärä (sininen pallo)
• Poissaolijoiden lukumäärä (punainen pallo)
• Erikoisosaajien lukumäärä (tummansininen pallo)
• Lisätiedot (varoituskolmio)
• Vuoron työkalut, alasvetovalikko (rataskuvake)

Varausten merkinnät

Henkilöstökalenterin varausmerkinnät saa näkyviin ja pois klikkaamalla Henkilöstökalenterin yläreunassa kohtaa ”Näytä/Piilota varauspainike”.

Esiin tulevan varauspainikkeen taustaväri ilmoittaa varausten tilan.

Tilarivin saa näkyviin klikkaamalla hiirellä tehtävän nimeä tai ikonia. Vapaana ja poissa olevat henkilöt saa näkyviin klikkaamalla hiirellä kyseistä palloa.

Työaikavarausten merkinnät

Uuden varauksen tekeminen

Uusi varaus tehdään klikkaamalla hiirellä matriisin vuoro- ja tehtäväkohtaista varauspainiketta. Matriisin varauspainikkeet eivät ole oletuksena näkyvissä matriisissa, joten aseta ne näkyviin otsikkorivin painikkeella ”Näytä varauspainike”.

Klikkaa hiirellä haluamaasi työvuoroa.

Avautuvassa ikkunassa näytetään oletuksena kaikki tehtävään soveltuvat henkilöt – myös tehtävään varatut henkilöt punaisella värillä. Listausta voidaan suodattaa henkilön vuoron ja nimen perusteella sekä listauksessa voidaan näyttää

• henkilöt myös vapaista vuoroista
• varatut henkilöt
• poissaolevat henkilöt
• henkilöt kaikista pätevyyksistä
• henkilöt kaikista matriiseista

Valitse haluttu henkilö tehtävään ja määrittele työaika, joka on oletuksena henkilön työaikamuodon mukainen työaika. Määrittele myös onko varaus ”normaali” vai ”pysyvä”. Pysyvää varausta ei voi siirtää matriisissa.

Lopuksi tallenna varaus. ”Tallenna” painike tulee aktiiviseksi vasta kuin kaikki vaaditut tiedot on täytetty.

Varausten tekeminen vapaana olevalle henkilölle

Avaa matriisissa ”Vapaat henkilöt” -listaus klikkaamalla otsikkorivin harmaata palloa.

Valitse haluamasi henkilön kohdalta ”Näytä pätevyydet”.

Klikkaa hiirellä halutun pätevyyden kohdalta ”Lisää uusi varaus”.

Määrittele työaika, joka on oletuksena henkilön työaikamuodon mukainen työaika ja varauksen tila ”normaali” vai ”pysyvä”. Pysyvää varausta ei voi siirtää matriisissa. Lopuksi tallenna varaus. ”Tallenna” painike tulee aktiiviseksi vasta kuin kaikki vaaditut tiedot on täytetty.

Työvuoron ulkopuolinen varaus (V-päivälle) tehdään Työaikavaraukset raportin kautta.

Varauksen muokkaaminen

Klikkaa hiirellä kalenterin varausmerkintää. Voit muokata avautuvasta näkymässä varauksen päivämääriä, luokittelua, lisätietoa sekä tilaa. Paina lopuksi ”Tallenna” painiketta. Voit myös luoda suoraan henkilölle poissaolon tai poistaa tapahtuman.

Varauksen siirtäminen

Varaus voidaan siirtää hiirellä raahaamalla joko toiseen tehtävään samana päivänä tai kokonaan toiseen päivään ja tehtävään.

Raahaa varaus hiirellä uuden tehtävän varauspainikkeen päälle.

Jos varaus raahataan saman työvuoron sisällä, jossa varaus on, niin varaus siirtyy heti uuteen tehtävään. Samoin jos varaus raahataan saman vuoron työvuoroon toisena päivänä, niin varaus kopioituu heti uuteen tehtävään.

Poikkeukset:

• Jos henkilöllä ei ole tehtävään vaadittua pätevyyttä, ilmoittaa ohjelma virheestä ja siirtoa ei tehdä.
• Jos henkilöllä on jo varaus kyseiseen tehtävään, ilmoittaa ohjelma virheestä ja siirtoa ei tehdä.
• Jos varaus on merkitty ”Pysyvä” tilaan, sitä ei voi siirtää.

Jos varaus raahataan vuoroon, jossa henkilön vuorolla ei ole työvuoro, niin kysytään varmistus tuurauksesta tai ylityöstä. (Ks. kohdat Ylityömerkinnän tekeminen ja Tuurauksen tekeminen).

Varauksen poistaminen

Avaa varaus muokkaukseen ja paina ”Poista” painiketta. Saat poistettua useamman varauksen kerralla ”Tallenna päivän tilanne pohjaksi” työkalulla (ks. Vuoron varausten kopiointi ja poisto).

Poissaolon lisääminen

Poissaolo voidaan lisätä kolmella eri tavalla.

• Varauksen muokkauksen kautta painamalla ”Lisää poissaolo” painiketta
• Vapaat henkilöt listauksen kautta painamalla ”Lisää poissaolo” painiketta
• Käyttöliittymän ”Lisää tapahtuma” elementin ”Lisää poissaolo” toiminnolla

”Luo tapahtuma” -näkymässä määritellään poissaolon koodi sekä ajanjakso. Voit myös kirjoittaa poissaolosta lisätietoa. Julkinen lisätieto näkyy kaikille käyttäjille. Ensimmäinen lisätieto näkyy vain matriisin ylläpitäjille.

Tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia.

Voit myös toistaa poissaolo varauksia tietyllä jaksolla valituin päivämäärävälein.

Klikkaa lopuksi ”Tallenna” ja valitun henkilön työvuoro poistuu varauksista.

Huom. Poissaolo tapahtuman lisäys poistaa automaattisesti henkilöltä varaukset valitulta ajanjaksolta kyseissä henkilöstökalenterissa. Muissa kalentereissa olevat varaukset jäävät kalenteriin, mutta ovat punaisella pohjavärillä.

Poissaolotapahtumaa pääsee muokkaamaan poissaololistauksen (punainen pallo) kautta valinnalla ”Muokkaa”. Muokkausnäkymässä voit myös poistaa poissaolotapahtuman. Myös poissaolon päivämäärien muokkaaminen poistaa mahdolliset varaukset kyseisestä henkilöstökalenterista valitun poissaolon ajalta.

Ylityömerkinnän tekeminen

Ylityömerkintä voidaan tehdä joko raahaamalla hiirellä henkilön varaus sen vuoron varauspainikkeen päälle, jossa henkilö ei ole työssä tai lisäämällä uusi tapahtuma ”Lisää tapahtuma” elementin ”Lisää ylityö” toiminnolla.

Kun varaus raahataan toiseen työvuoroon, kysytään aina varmistus siitä, lisätäänkö ”ylityö” vai ”tuuraus” tapahtuma sekä kysytään ylityön kohdalla varauksen alkamis- ja loppumistiedot.

Valitse ”Lisää ylityö” ja aseta varauksen alkamis- ja loppumisaika. Paina lopuksi ”Tallenna” painiketta.

Tuurauksen tekeminen

Tuuraus voidaan tehdä joko raahaamalla hiirellä henkilön varaus sen vuoron varauspainikkeen päälle, jossa henkilö ei ole työssä tai lisäämällä uusi tapahtuma ”Lisää tapahtuma” elementin ”Lisää ylityö” toiminnolla.

Kun varaus raahataan toiseen työvuoroon, kysytään aina varmistus siitä, lisätäänkö ”ylityö” vai ”tuuraus” tapahtuma. Valitse ”Lisää tuuraus” ja paina ”Tallenna” painiketta.

Henkilön vakituisen vuoron vaihto

Henkilön vakituisen vuoron vaihto voidaan tehdä joko raahaamalla hiirellä henkilön varaus sen vuoron varauspainikkeen päälle, johon siirto halutaan tehdä tai henkilöstökalenterin käyttäjänhallinnan kautta.

Kun vuoron vaihto tehdään hiirellä raahaamalla, niin avautuvassa ikkunassa valitaan ”Vakituisen vuoron vaihto” ja määritellään päivämäärä, jolloin vaihto tapahtuu. Ottamalla rasti pois kohdasta ”voimassa toistaiseksi” voidaan myös määritellä vaihdon loppumispäivämäärä.

Keskinäinen vuoronvaihto

Keskinäinen vuoron vaihto tehdään raahaamalla hiirellä henkilön varaus sen henkilön varauksen päälle, jonka kanssa vuoronvaihto halutaan suorittaa.

Ota hiirellä kiinni henkilön nimilaatikosta ja laske se vaihdettavan henkilön nimilaatikkoon (ei vuoron varauspainikkeeseen).

Ohjelma kysyy varmistuksen:

Vahvistuksen jälkeen vuoronvaihdos näkyy kalenterissa.

Keskinäiseen vuoronvaihtoon pätevät seuraavat vaatimukset ja rajoitteet:

1. onnistuu vain, jos kumpikaan henkilö ei ole jo kyseisissä vuoroissa työssä
2. vuoroa vaihtaneet henkilöt tallentuvat kummankin varauksen lisätietoihin ja ko. tieto näkyy varauksessa
3. keskinäinen vuoronvaihto luo määräaikaisen vakituisen jäsenyyden kohde vuoroon kummallekin vuoroa vaihtaneelle henkilölle
4. jos alkuperäisellä henkilöllä on vuorossa useita varauksia ja niissä varaus pätevyyteen, jota vuoroon tulevalla henkilöllä ei ole, poistetaan kyseisen tehtävän varaus

Erikoisosaajien haku

Vuoron aikana olevien erikoisosaajien hakeminen tehdään uuden varauksen luonti näkymässä seuraavasti:

• painetaan vuoron varauspainiketta, jonkin pätevyyden kohdalta
• valitaan pätevyydeksi haluttu erikoispätevyys ”Vaihda” toiminnolla
• valitaan suodatukseen ”Hae kaikista matriiseista” ja painetaan ”Hae”

Hakutulos näyttää kaikki ne haetun erikoisosaamisen haltijat, joiden oma vuoro on työssä samaan aikaan kuin haettu vuoro. Erikoisosaamisille ei voi tehdä varausta eli Tallenna painine on aina ei-aktiivinen näiden pätevyyksien tapauksessa.

Käyttäjien hallinta

Kalenterin käyttäjien hallintaan pääset klikkaamalla ”Käyttäjien hallinta”. Voit hakea käyttäjien organisaatioyksiköllä tai nimitiedolla ja rajoittaa hakutietoja pätevyydellä. ”Hae”-toiminto tuo käyttäjätiedot näkyviin.

Valitsemalla ”Muokkaa” haluamasi henkilön kohdalla, avautuu ”Muokkaa käyttäjää”-näkymä.

Seuraavia käyttäjän tietoja voidaan muokata:

• Etunimi
• Sukunimi
• Lyhenne
• Puhelin (koti)
• Puhelin (työ)
• Työaikamuoto (matriisikohtainen asetus)
• Yhteyshenkilö hätätilanteessa
• Lomaryhmä
• Työsuhteen alkamispäivämäärä
• Työsuhteen loppumispäivämäärä
• Työssä oppiminen
• Organisaatioyksikkö (vaihtaa henkilön vakituisen vuoron/organisaatioyksikön ko. matriisissa)
• Lisäksi käyttäjästä näkyvät seuraavat tiedot:
• SAP Henkilönumero
• SAP Tunnus
• SAP Osastonumero

Henkilötietojen lisäksi voit päivittää mm. työaikamuotoa, lomaryhmää ja organisaatioyksikköä. Tallenna antamasi tiedot.

”Lisää uusi”-toiminnolla voit lisätä (Pätevyyksien tai Organisaation ylläpitäjä) uuden käyttäjän vakituisena kalenteriin. Valitse henkilö (kuka tahansa järjestelmässä oleva henkilö), jota ei vielä ole liitettynä matriisin, matriisin vuoro (yksikkö) ja aika (joko toistaiseksi voimassa oleva tai haluamasi ajanjakso). Tallenna antamasi tiedot.

Tehtäväkiertotyökalu

Tehtävänkiertotyökalulla voidaan toteuttaa henkilöiden välisiä tehtävänkiertoja. Työkaluun pääsee henkilöstökalenterin ”Tehtävänkiertotyökalu”-toiminnolla. Painike on näkyvissä, jos se on asetettu näkyviin kalenterin asetuksissa.

Tehtävänkiertosuunnitelman perusteella voidaan luoda tehtävänkierto valituille henkilöille suunnitelmassa valittuihin tehtäviin/pätevyyksiin.

Ensimmäisenä valitaan tehtävänkierto suunnitelma tai luodaan uusi suunnitelma ”Luo uusi” painikkeella.

Suunnitelmassa määritellään seuraavat asetukset

• Suunnitelman nimi
• Suunnitelman pituus (vähintään kaksi vaihtoa)
• Merkinnän pituus (tuntia/vuoroa)
• Tehtävät

Tehtävien nuolitoiminnoilla määrittelet tehtävien järjestystä suunnitelman tehtäväkierrossa. Tallenna tiedot.

Lisää seuraavaksi henkilöt:

Klikkaa Jatka

Järjestelmä ilmoittaa tarkistavansa tiedot.

Klikkaa Näytä varaukset

Järjestelmä näyttää varausten tiedot.

Yhteenvedossa näytetään jaksolle osuvien työvuorojen ja varausten lukumäärä. Lisäksi huomiona tulee tieto olemassa olevista varauksista, jos näitä henkilöille on jo olemassa.

”Näytä varaukset” painikkeella päästää pureutumaan tarkemmin luotaviin varauksiin.

Valinnalla ”poista varaukset henkilöiltä, jotka eivät ole suunnitelmassa mukana” voidaan poistaa suunnitelman tehtävistä/pätevyyksistä kaikki varaukset henkilöiltä valitulta ajanjaksolta, jotka eivät ole tehtävänkierrossa mukana.

Tehtävänkierron varaukset tallennetaan järjestelmään ”Tallenna” painikkeella.

Onnistuneen suunnitelman jälkeen tulee vahvistus.

Henkilöstökalenterissa suunnitelma valituilla henkilöillä:

Raportit

Työaikavaraukset raportti

Henkilöstökalenterin ”Vaihda näkymä” -toiminnolla voit avata Työaikavaraukset-raportin.

Hiirtä liikuttamalla raportin päällä näet työaikavarauksen vuoron varauksia ja poissaoloja, ylitöitä sekä tuurauksia valitulla ajanjaksolla.

Näytettävien tietojen suodatus:

• voidaan rajata tiettyyn vuoroon
• voidaan rajata henkilötasolle
• voidaan rajata tietylle ajanjaksolle
• voidaan rajata tiettyyn pätevyyteen

Työaikavaraukset raportilta voidaan myös merkitä V-päivälle (vuorovapaa) työvuorojen ulkopuolinen varausmerkintä.

Varauksen tekeminen tapahtuu klikkaamalla hiirellä valitun V-päivän saraketta ja syöttämällä aukeavaan ikkunaan päivämääräväli sekä mahdollinen kuvausteksti.

<br>

Tehty varaus näkyy Työaikavaraukset raportissa V-merkintänä.

Poikkeamat raportti

Henkilöstökalenterin ”Vaihda näkymä” -toiminnolla voit avata Poikkeamat raportin.

Poikkeamat raportilla voidaan tarkastella henkilöstökalenterin kaikkia poikkeamia. Poikkeamat ovat poissaolo, tuuraus ja ylityötapahtumia. Raporttia voidaan suodattaa seuraavilla tavoilla:

• voidaan rajata tiettyyn vuoroon
• voidaan rajata työaikamuodon perusteella
• voidaan rajata henkilötasolle
• voidaan rajata tietylle ajanjaksolle
• voidaan rajata tapahtuman tyypillä

Vuoron työkalut

Vuoron työkalut avautuvat klikkaamalla kalenterin ratastoimintoa.

Vuoron varausten kopiointi ja poisto

Vuoron varausten kopiointi ja poisto tulevaisuuteen tehdään kategoriakohtaisesti kopiointikuvakkeesta (2.4.1Tallenna päivän tilanne pohjaksi ).

Avautuvasta ikkunasta voidaan valita

• organisaatioyksikkö, jonka osalta tiedot kopioidaan (näkyvissä vain, jos vuorossa on useampia organisaatioyksiköitä)
• pätevyydet, jotka kopioidaan tai poistetaan (oletuksena kaikki)
• henkilöt, joiden varaukset kopioidaan tai poistetaan (oletuksena kaikki henkilöt, joilla on varauksia)
• aikaväli, jolle varaukset kopioidaan tai poistetaan (oletuksena alkaen vuoron päivästä työvuorokalenterin loppuun asti)
• Poista varaukset valinta, joka nimensä mukaisesti poistaa varaukset eikä kopioi niitä

Lomien syöttäminen

Valitse ensin lomajakson alkamis- ja loppumispäivä ja lomaryhmät, joiden osalta varauksia tehdään. Henkilöt näytetään lomaryhmittäin sekä lisäksi henkilöt, joilla ei ole lomaryhmää valittuna. Voit lisätä lomaryhmiin henkilöitä “ei valittujen” listasta.

Näkymässä nähdään myös lomapäivät lomaryhmittäin valitulta ajanjaksolta. Poista tarpeettomat lomapäivät sekä lomaryhmät/henkilöt, joille varauksia ei tehdä.

Valitse henkilöiden valinnan jälkeen lomapoissaolojen merkintään käytetty poissaolokoodi ja paina Jatka. Ohjelma näyttää yhteenvedon ennen poissaolotietojen tallennusta.

Muokkaa vuoroilmoituksia

Klikkaamalla ratastoiminnon Muokkaa vuoroilmoituksia avaa näkymän, jossa voit lisätä ilmoituksen otsikon, ilmoitustekstin Sisältö-kenttään ja valita ilmoituksen näkyvyys julkinen / Kaikki vuorot.

Hiirtä liikutettaessa henkilöstökalenterissa oranssin kolmion päällä, tulee ilmoitusteksti näkyviin.

Näytä vapaapyynnöt

Vuoron työkalut saa näkyviin klikkaamalla otsikkorivin ratastoimintoa. Jos ratastoiminto on punainen, sisältää vuoro toimenpiteitä vaativia vapaapyyntöjä (ks. kohta Vapaapyyntöjen käsittely).

Henkilöiden merkintä työvuoroihin

Valittu henkilö ilmaantuu automaattisesti työvuoron hallintaan kyseisen päivän vuoroon, jolle ylityö on kohdistettu.

Henkilö tulee vielä erikseen kiinnittää ajopaikkaan työvuorohallinnan kautta (kyseisen yksikön “täppäys” → sininen kehys ilmaantuu yksikön päälle).

Ylityöt

Ylityönäkymät työvuorojen hallinnassa

Omat ylityöt: Listaus operaattorille: koonti omista ylityöpyynnöistä.

Kaikki ylityöt: Listaus mestareille ja operaattoreille: koonti linjan kaikista ylityöpyynnöistä.

Henkilön ylityöt-merkintä

Henkilö on valittavissa ylityöpyyntöhaussa vain, jos matriisin Ylityöt-näkymässä on valittu soiton salliva asetus ja henkilön puhelinnumero. Pätevyysmatriisin Ylityöt-näkymään pääset klikkaamalla puhelinpainiketta haluamasi henkilön kohdalla. Jos valitset ”Saa soittaa ylitöihin”, kirjoita myös puhelinnumero. Tallenna antamasi tiedot.

Ylityöt-valintatieto näkyy matriisin rivillä ennen henkilön nimeä

• mustalla värillä, jos valintaa ei ole tehty
• vihreällä välillä, jos lupa on annettu
• punaisella, jos lupaa ei ole
• valinta on tehty osittain (esim. vain puhelinnumero on annettu)

Valintatieto on näkyvissä ja ylläpidettävissä vain ylläpitäjille ja henkilölle itselleen.

Ylläpitäjä voi kirjoittaa Info-painikkeesta avautuvassa näkymässä henkilöön liittyvän lisätiedon, joka on näkyvissä vain ylläpitäjälle ja henkilölle itselleen.

Ylityöpyyntöjen tekeminen

1. Valitse valikosta Työvuorojen hallinta > Työaikaseuranta > valittu matriisi. Klikkaa näkymässä “Luo uusi ylityöpyyntö”.
2. Määritä ylityön tiedot: organisaatioyksikkö (vuoro), otsikko, lisätiedot, valitse työvuoron(jen) päivämäärä(t), näkyvyysasetukset ja klikkaa lopuksi “Tallenna”.

1. Tämän jälkeen voit:

1. Jättää haun tähän, jolloin pyyntö ilmestyy Kaikki ylityöt -listalle kaikkien nähtäville suoraan ilman henkilövalintoja.

TAI

1. Hakea vuoroon sopivia henkilöitä ja/tai lähettää heille viestin<br>
2. Valitse halutut pätevyydet (haku hakee henkilöt, joilla edes yksi valituista pätevyyksistä)

• Paina Hae käyttäjiä

Palautuvaan hakutulokseen listautuvat kaikki matriisin käyttäjät, joille on mahdollista tehdä ylityöpyyntö valittuun vuoroon. Käyttäjiä haetaan seuraavin kriteerein:

• henkilöt, joilla on merkintä ”Saa pyytää ylityöhön” ja joilla on puhelinnumero
• henkilöt, jotka eivät ole lomalla (työvuorokalenterin perusteella)
• henkilöt, joilla on haettu pätevyys ja pätevyystaso
• henkilöt, jotka eivät ole jo työssä valitussa vuorossa
• henkilöt, joilla ei ole poissaoloa valitussa vuorossa/valittuna päivänä
• henkilöt, joilla ei ole jo ylityöpyyntöä haettuihin vuoroihin
• henkilöt, joita ei ole jo valittu ylityöhön haetuissa vuoroissa

Valitse listasta haluamasi henkilöt. Huom.! Henkilölistassa huutomerkki tarkoittaa, ettei kyseiselle henkilölle sovi kaikki valitut vuorot (plussasta voit avata tarkemman näkymän).

Kokemus -sarakkeen luku pohjautuu esihenkilön täyttämään työvuorohallintaan: miten paljon henkilöt ovat operoineet kyseisessä yksikössä (kokemuspisteet).

Voit valintasi mukaan lähettää heille pyyntö tekstiviestinä tai sähköpostina. Voit halutessasi muokata viestin sisältöä. Järjestelmän lähettämään viestiin ei voi vastata.

Valitse ”Lisää uusi ylityöpyyntö” ja ylityöpyynnön lähetystiedot tulevat näkyviin.

<br>

Ylityöpyynnöt muodostavat myös henkilön etusivulla näkyvän toimenpidetyyppisen tehtävän (henkilön omat tehtävät -lista).

Tehtävän voi avata ratastoiminnon Avaa-toiminnolla.

<br>

Henkilön valinta ylityöhön

Valitse Työvuoron hallinta > Kaikki ylityöt

Valitse ylityöhön ilmoittautunut operaattori kuvakkeen (henkilö ja plusmerkki) kautta. Täältä voit myös vaihtaa ylityöhön valittua henkilöä.

Kun henkilö on valittu, pyynnön tila AUKI muuttuu tilaan VALITTU.

Huom.! Kun henkilö on valittu vuoroon ylityötoiminnolla, henkilön nimi siirtyy automaattisesti myös työvuoron hallinnan matriisiin.

Ylityöhön valinnan jälkeen valitulle henkilölle lähtee SMS-viesti esim. ”Sinut valittiin ylityöhön Vuoro1 24.01.2023 Y” ja sähköposti mestarilta esim. ”Käyttäjä sukunimi, etunimi, +35850123456 etunimi.sukunimi(at)yritys.com on hyväksynyt ylityöpyynnön ja uusi ylityö tapahtuma on lisätty käyttäjälle vuoroon Vuoro1 24.01.2023 Y”.

Ylityöpyynnön poistaminen

Työvuoron hallinta > Kaikki ylityöt > Klikkaa ylityöhaun nimeä, Poista valittu ja Tallenna.

Vapaapyyntöjen käsittely

Vapaapyyntöjen lukumäärät näkyvät henkilöstökalenterissa punaisella pohjalla (Pätevyydet > Ryhmämatriisit > valitsemasi matriisi, vaihdettu näkymään Henkilöstökalenteri ja valittu Suodata-osassa Aika sekä tarvittaessa pätevyydet ja organisaatioyksikkö ym. sekä päivitetty näkymä).

Vapaapyyntöjen käsittelyyn pääset klikkaamalla ratastoiminnon ”Näytä vapaapyynnöt” -toimintoa. Vapaapyyntöjen listanäkymä avautuu.

Hyväksyessäsi vapaapyynnön klikkaa ”Lisää poissaolo” valitsemasi henkilön kohdalla.

”Luo tapahtuma” -näkymässä voit lisätä tarvittavat poissaolon tiedot ja valita viestin lähettämisen vapaapyynnön tekijälle. Klikkaa lopuksi ”Tallenna” ja valitun henkilön työvuoro poistuu varauksista.

Hyväksytyt poissaolot tulevat näkyviin työaikavarausraportille.

Sähköposti vapaapyynnön hyväksynnästä tekijälle esim. ” Henkilöstökalenterissa Keittiö luomasi vapaapyyntö ajalle 27.1.2023 19.00.00 – 28.1.2023 7.00.00 on hyväksytty. ”

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan pääkäyttäjään.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.