Johdanto

Integraatiosovellus on Regon/Laatuportin ominaisuus, missä ilmoituksia voidaan määritellä lähetettäväksi käyttäjäorganisaatioiden välillä.

Ohjeessa käsitellään erikseen, miltä ilmoitus näyttää lähettäjälle ja vastaanottajalle.

Lähettävän organisaation ilmoitukset

Huom! Ilmoitukset lähetetään ulkoiseen kohdeorganisaatioon vain, kun luodaan uusia ilmoituksia.

Luodaan uusi ilmoitus. Ilmoituslomake täytetään normaalisti.

Valitaan ilmoitukselle kohdistus ulkoiseen kohdeyksikköön, joka on määriteltynä integraatiosovelluksen asetuksissa. Tällöin ilmoitus lähtee myös ulkoiseen kohdeorganisaatioon.

Huom! Muista valita ulkoinen kohdeyksikkö ilmoitusta luodessa. Ilmoitusta ei lähetetä toiseen asiakkuuteen, jos yksikköä vaihdetaan vasta ilmoituksen käsittelynäkymässä. Tällöin ei myöskään tule lähetysmerkintää ilmoituksen käsittelynäkymään.

Ilmoitus näkyy lähettämisen jälkeen ilmoitusten käsittelynäkymässä samaan tapaan kuin muutkin ilmoitukset.

Ilmoituksen tiedoissa näkyy merkintä, kun ilmoitus on lähetetty ulkoiseen organisaatioon. (Eli kun ulkoinen kohdeyksikkö on valittu uuden ilmoituksen luonnissa.)

Lähettävässä organisaatiossa ilmoitus käsitellään normaalin prosessin mukaan. Ulkoisessa kohdeorganisaatiossa on erillinen ilmoituksen käsittely.

Kun ilmoitus on valmis ulkoisessa organisaatiossa, lähettävän organisaation alkuperäisen ilmoituksen käsittelijälle tulee sähköpostiheräte:

Valmis-tilatieto päivittyy ilmoituksen tietoihin lähettävässä organisaatiossa. Muista tilatiedoista ei tule päivityksiä.

Ilmoituksien tilastoissa näkyvät vain oman organisaation ilmoitukset. Integraatiosovelluksesta lähetetyt ilmoitukset saa näkyviin rajaamalla kohdeyksiköllä (yksikön nimissä voi olla organisaatiokohtaisia eroja):

Vastaanottavan ulkoisen organisaation ilmoitukset

Integraatiosovelluksella lähetetystä uudesta ilmoituksesta tulee ulkoisen kohdeorganisaation käsittelijälle sähköpostiheräte:

Ilmoitus näkyy käsiteltävissä ilmoituksissa.

Ilmoituksen laji on tyhjä. Ilmoituksen laji pitää valita vastaanottavan organisaation luokittelujen mukaan.

Ilmoitus käsitellään normaalin prosessin mukaisesti.

Ilmoituksen tiedoissa näkyy vastaanotetun ilmoituksen alkuperä ja alkuperäinen luokittelu:

Ennen ilmoituksen tallentamista käsittelijän pitää valita luokittelut kohtiin Mihin ilmoitus liittyy ja Ilmoitustyyppi.

Ilmoituksien tilastoissa näkyvät vain oman organisaation ilmoitukset. Integraatiosovelluksesta vastaanotetut ilmoitukset saa näkyviin rajaamalla kohdeyksiköllä (yksikön nimissä voi olla organisaatiokohtaisia eroja):

Ilmoituksen tiedonannot

Jos vastaanottavasta organisaatiosta halutaan lähettää lisätietoa ilmoituksen käsittelyn vaiheista lähettävän organisaation käsittelijälle, voidaan lähettää yksi tai useampi tiedoksianto.

Jos ilmoitus on käsitelty ennen tiedoksiannon lähettämistä, lähettävän organisaation käsittelijä on jo saanut valmistumisesta herätteen.

Alla olevassa kuvassa näkyy Ilmoituksen tiedoksiannon sisältö. Vastaanottavan organisaation lisäämät tiedot saa näkyviin Yhteenveto-kenttään. Muut tiedot ovat ilmoituksen lähettäjän syöttämiä tietoja.

Sähköpostiviestiin tulee näkyviin myös Ilmoituksen tiedoksianto -tekstikenttään kirjoitettu teksti.

Tarkista ennen tiedoksiannon lähettämistä, että myös ilmoituksen Yhteenveto-osio on täytetty.

Yhteenveto-osioon voi listata tehdyt toimenpiteet ja muuta lähettävälle organisaatiolle tarpeellista tietoa.

Ilmoituksen tiedoksiannon vastaanottajaksi valitaan lähettävän organisaation käsittelijän sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite ei löydy valmiina pudotusvalikosta, koska kyseessä on ulkoisen organisaation tunnus.

Kun tiedoksianto on tallennettu, tulee näkyviin Lähetä-painike. Tiedoksianto lähetetään vasta, kun painiketta painetaan.

Tiedoksiantoa voi muokata tallentamisen ja lähettämisen jälkeen, ja lähettää uudelleen.

Viestien kulku kaaviona

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan pääkäyttäjään.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.