Pätevyysohjelmat

Käyttäjä pääsee tarkastelemaan omia koulutus-/pätevyysohjelmia useaa eri kautta (kuva yllä).

Etusivulta pätevyysohjelman voi avata:

• Päävalikosta Pätevyydet -> Omat pätevyydet -sivulta
• Etusivulta Tapahtumat ja tehtävät -laatikosta, klikkaamalla koulutuksen otsikkoa
• Etusivulta oikealla Omat pätevyydet -laatikosta, klikkaamalla pätevyyden tilaa osoittavaa värillistä palkkia (sininen = koulutusohjelma on aktiivinen, vihreä = pätevyys on voimassa), mikäli tämä näkymä on käytössä organisaatiossa.

Pätevyyden saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmat sisältävät kaikki valitun pätevyyden saavuttamiseen ja ylläpitoon vaaditut tehtävät ja materiaalit. Tehtävät voivat olla itseopiskelua, kouluttajan tai perehdyttäjän antamaa koulutusta, tenttien suorittamista, näyttöjen antamista sekä muiden erilaisten tehtävien toteutumisen kuittauksia.

Kukin tehtävä tulee kuitata suoritetuksi ja/tai suorittaa hyväksytysti. Osan tehtävien suorituksista (tenttien tulokset ja näyttöjen hyväksynnän) kirjaa ja arvioi tentin valvojat sekä näytön vastaanottajat (lääkeluvat). Osa tehtävistä voi vaatia näytön vastaanottajan (laitepassit) tai kouluttajan sähköpostin ilmoittamisen suorituskuittauksen yhteydessä. Esihenkilö näkee pätevyysohjelmista kaikki tehdyt henkilövalinnat ja arviointien tulokset sekä mahdollisesti niihin lisätyt kommentit.

Suurin osa pätevyyksistä tulee voimaan, kun käyttäjä on suorittanut ja kuitannut tehtävät suoritetuiksi. Osa pätevyyksistä vaatii erillisen luvan myöntämisen esimerkiksi lääkäriltä tai esihenkilöltä. Tällaisia pätevyyksiä ovat esimerkiksi Lääkeluvat.

Käyttäjä pääsee tarkastelemaan omia pätevyyksiään Pätevyydet > Omat pätevyydet -osiossa.

Henkilöstön pätevyyksien tarkastelu, hallinnointi ja seuranta

Esihenkilö pääsee tarkastelemaan ja hallinnoimaan pätevyyksiä matriisinäkymän kautta. Lisäksi esihenkilö voi seurata raporttien avulla pätevyyksien ja ohjelmien suorittamista. Näitä asioita käydään läpi ohjeessa ”Laatuportti_Pätevyydet_Matriisin hallinta”.

Esihenkilön tehtävät pätevyyksiin liittyen

Esihenkilö huolehtii siitä, että matriisissa on näkyvissä ne pätevyydet (esim. laitepassit, lääkeluvat), jotka ovat yksikössä käytössä ja että kaikilla tarvittavilla henkilöillä on yksikössä vaadittavat pätevyydet voimassa tai että he ovat suorittamassa niitä parhaillaan.

Uuden työntekijän kohdalla tarkastetaan hänen pätevyytensä / osaamisensa Laatuportin Pätevyydet > Omat pätevyydet -kohdasta, mukana olevasta kirjallisesta todistuksesta tai muulla tavoin varmistaen.

Tämän pohjalta esihenkilö tekee seuraavat toimenpiteet matriisissa:

• Asettaa työntekijän suorittamaan tarvittavia pätevyyksiä (voi asettaa kaikkiin kerralla tai tekee ne vaiheittain)
  • Asettaa tavoiteaika suorituksille, ellei sitä ole oletuksena. Oletuksena olevan tavoiteajan voi myös tarvittaessa muuttaa
• Antaa työntekijälle pätevyyden tai pätevyydet suoraan voimaan ilman, että hänen tarvitsee suorittaa saavuttamisohjelmaa
  • Aseta pätevyyden päättymispäivä!

Laiteryhmäkohtaiset laitepassit

Laiteryhmäkohtaisessa laitepassissa, jossa on useita merkkejä ja malleja samassa ohjelmassa, työntekijä kuittaa osiokohtaisesti, mitkä merkit ja mallit hän on opiskellut.

Näin tiedot suoritetuista merkeistä ja malleista tulevat näkyviin suoritettuihin laiteryhmäkohtaisiin laitepasseihin ja myös esihenkilö näkee nämä tiedot Pätevyydet > Omat pätevyydet -sivun kautta, kun tarkastelee työntekijän laitepassin suorituksia halutun pätevyyden kohdalta valitsemalla rattaan takaa ”Pätevyyden saavuttamisohjelma” tai ”Pätevyyden ylläpito-ohjelma” riippuen siitä kummasta ohjelmasta on kyse.

Esihenkilön tehtävät lääkelupiin liittyen

Suoritettavan lääkeluvan sisällön määrittely

Esihenkilön tehtävä on määritellä suoritettavan lääkeluvan sisältö työntekijöittäin silloin, kun työntekijä liitetään suorittamaan lääkelupaa ensimmäistä kertaa ja kun työntekijä on uusimassa lääkelupaa.

Matriisissa klikataan ko. henkilön ”pätevyys” -solua suoritettavan lääkeluvan kohdalta, jolloin aukeaa ”Luo tapahtuma” -ikkuna (kuva sivulla 5). Tässä ikkunassa esihenkilö määrittelee seuraavat asiat:

• Tentit ja/tai näytöt, joita työntekijän ei tarvitse suorittaa (kaikissa luvissa valintoja ei tarvitse tehdä!)
  • Lääkeluvasta voi jättää pois esim. muualla jo hyväksytysti suoritetut tentit. HUOM! Poikkeamat on hyvä kirjata Muokkaa tapahtuma-ikkunan Lisätieto-kenttään
• Luvan myöntäjä (hyväksyjä) – mikäli luvan myöntäjä on lääkäri, tarkistaa esihenkilö aina ensin luvan, jonka jälkeen esihenkilö valitsee tai kirjaa luvan myöntävän lääkärin
• Tavoiteajan lääkeluvan suorittamiselle
• Tentin valvojat sekä näytön vastaanottajat vain poikkeustapauksissa
  • ensisijaisesti luvan suorittaja itse valitsee tai vaihtaa

Aktivoituneen ylläpito-ohjelman (luvan uusiminen) tilaa pääsee tarkastelemaan klikkaamalla matriisissa voimassa olevan (vihreän) pätevyyden solua. Avautuvan ikkunan vas. alanurkassa on ”Pätevyyden ylläpito-ohjelma” -painike, josta saa vastaavan toimintoikkunan auki kuin mitä yllä oleva saavuttamisohjelman ikkuna on. Tässä ikkunassa tehdään samat määrittelyt kuin saavuttamisohjelmassakin, mutta tavoiteaikaa suorittamiselle ei enää määritellä. Vastaavat tiedot saa näkyviin henkilöhaulla kohdasta Pätevyydet -> Omat pätevyydet.

HUOM! Ylläpito-ohjelma ei avaudu, jos se ei ole aktiviinen ko. työntekijällä.

Jatkoluvan myöntäminen tenttiyrityksille

Jos organisaatiossa on käytössä hylättyjen tenttiyritysten määrien seuranta ja siihen liittyvä jatkoluvan myöntäminen -prosessi, voi esihenkilölle tulla sähköpostiheräte tenttiyritysten jatkoluvan myöntämiseen liittyen.

Heräte sisältää mm. tiedon henkilöstä, tenttiyritysten siihenastisesta määrästä ja lääkeluvasta, jota tenttiyritysten jatkoluvan myöntäminen koskee. Heräteviesti sisältää myös toimintaohjeet esihenkilölle ja linkin tenttiyritysten jatkoluvan myöntämiselle. Kun esihenkilö on suorittanut viestin mukaiset toimenpiteet ja katsotaan, että työntekijällä on edellytyksiä jatkaa lääkeluvan suorittamista, kuittaa esihenkilö linkin kautta luvan jatkoyrityksille.

Poikkeustilanteita

Esihenkilö voi tarvittaessa kirjata ja hyväksyä työntekijän tenttejä tai näyttöjä ilman suorituksia tai poikkeavilla näyttömäärillä / -tavoilla oman harkintansa mukaan tai jos ne ovat esim. suoritettu muualla. Esihenkilö voi myös antaa pätevyyden suoraan voimaan. Nämä toiminnot tulee suorittaa organisaation ohjeiden ja kriteerien mukaisesti. Kaikki poikkeamat on hyvä kirjata pätevyyssolusta avautuvan Muokkaa tapahtuma -ikkunan Lisätieto -kenttään.

Esihenkilön on hyvä tutustua myös tentin valvojan tai näytön vastaanottajan -ohjeisiin, jotta tietää tenttien ja näyttöjen arviointi -prosessit ja osaa ohjeistaa työntekijöitään tai toimia itse ko. roolissa.

Lisäksi ohje ”Luvan myöntäjälle ja tarkastajalle” on tärkeä, koska lääkeluvasta riippuen esihenkilö toimii aina jommassakummassa roolissa.

HUOM! Jos työntekijä siirtyy yksiköstä toiseen, on uuden esihenkilön tarkastettava työntekijän lääkeluvan sisältö. Jos sellaisia tenttejä / näyttöjä on suorittamatta, joita uudessa yksikössä vaaditaan, aktivoi uusi esihenkilö ko. kohdat työntekijän lääkeluvasta poistamalla ”ruksin” sen tentin / näytön kohdalta, joka tulee suorittaa uudessa yksikössä.

HUOM! Määriteltäessä luvan sisältöä on oltava tarkkana, että vahingossa ei valitse näyttöä, joka on organisaatiossa määritelty pakolliseksi suorittaa! On myös huomioitava, että valinnainen näyttö voi olla jossain yksikössä pakollinen suorittaa riippuen toimintayksikön lääkehoidon luonteesta ja mitä vaatimuksia on kirjattu yksikön lääkehoitosuunnitelmaan.

Saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmien selailu tai esikatselu

Sivuvalikon kohdasta Pätevyydet > Saavuttamisohjelmien esikatselu tai > Ylläpito-ohjelmien esikatselu voidaan tarkastella kaikkia organisaatiossa olevia saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmia. Suodata -toiminnolla voidaan suodattaa eri pätevyysluokkiin kuuluvia ohjelmia esim. Laitepassit, Lääkehoito jne. riippuen siitä, mitä luokkia organisaatiossa on käytössä.

Ohjelmien esikatselun kautta vain selaillaan ohjelmia ja tarkastellaan niiden sisältöjä, mutta suoritustietoja tästä ei siis tallennu.

Pätevyyksien raportointi

Pätevyydet > Omat pätevyydet -kohdassa käyttäjä voi tarkastella omiaan, alaistensa tai organisaation työntekijöiden pätevyyksiä sekä niiden tilaa henkilöittäin riippuen käyttäjän roolista.

Pätevyydet > Raportit > Pätevyysraportti -kohdassa käyttäjä voi tarkastella alaistensa tai organisaation työntekijöiden pätevyyksiä sekä niiden tilaa riippuen käyttäjän roolista

• Henkilöittäin
• Valitulla aikavälillä
• Pätevyyksittäin tai pätevyysluokittain
• Organisaatioyksiköittäin tai
• Pätevyyden voimassaolon mukaan.

Pätevyydet > Raportit >Pätevyystilasto -kohdassa käyttäjä voi tarkastella pätevyyksien tilastotietoja

• Henkilöittäin
• Valitulla aikavälillä
• Pätevyyksittäin tai pätevyysluokittain
• Organisaatioyksiköittäin tai
• Pätevyyden voimassaolon mukaan.

Jos asiakkuuteen on määriteltynä pätevyyksien riskiluokitukset, saadaan suodatuksiin myös pätevyyden päättymispäivä ja riskiluokitus.

Tilastossa näytetään pätevyystietoja ryhmiteltynä suodatusehtojen mukaan.

Listauksessa näkyy pätevyyksien lukumäärä ja prosenttiosuus kaikista valitulla suodatuksella näytettävistä pätevyyksistä (Kpl-sarakkeen kokonaismäärästä prosenttiosuus). Lukumäärää klikkaamalla saa listauksen pätevyyksistä. Graafi-painikkeesta saa visuaalisen näkymän.

Pätevyydet > Raportit > Pätevyyksien saavuttaminen näyttää kaikkien tai valitun pätevyyden suorittaneet henkilöt, organisaatioyksikön, koulutuksen aloitus- ja suorituspäivät sekä saavuttamisohjelmien edistymisen prosentteina.

Suodata -toiminnolla voidaan rajata pätevyyden, henkilön ja tilan suhteen raporttinäkymää. Voidaan tarkastella esim. kaikkien tai tietyn pätevyyden saavuttamisohjelmien suorittamista organisaatio-/yksikkötasolla tai tietyn henkilön suorituksia ja edistymistä.

Vastaavalla tavalla voidaan seurata ja raportoida pätevyyksien ylläpito-ohjelmien suorituksia eli pätevyyksien ja osaamisten uusimisohjelmien suorittamista/tilaa kohdassa Pätevyydet > Raportit > Ylläpidon tilanne.

Kaikki raporttien tiedot saa vietyä myös Exceliin.

Kaikissa raporttitietojen listauksissa voidaan tietoja lajitella lisäksi eri saraketietojen pohjalta. Tähän käytetään sarakkeiden nuoli -painikkeita.

Uloskirjautuminen

Uloskirjautuminen tapahtuu Laatuportti -palkin lopussa olevasta nimi -valikosta. Omaa nimeä klikkaamalla avautuu valikko, josta valitaan ”Kirjaudu ulos”.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole yhteydessä ensisijaisesti oman organisaatiosi pääkäyttäjään. Kerro tai kuvaa mitä teit tai yritit tehdä, ja mitä tapahtui tai ei tapahtunut ja mihin pätevyyteen se liittyi. Mahdollisimman tarkka kuvaus ongelmasta auttaa selvittämään asioita nopeammin ja paremmin. Jos mahdollista, ota kuvakaappaus tilanteesta.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on tarvittaessa käytettävissä Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaisesti.