Ilmoitusten hallinta ja käsittely

Organisaation pääkäyttäjä tekee muistutusten yhteyshenkilömääritykset organisaatiorakenteeseen sekä käyttäjän asetuksiin ja rooleihin.

Yhteyshenkilöt hallinnoivat ja käsittelevät vastuuyksiköidensä ilmoituksia kohdassa Ilmoittaminen tai Laatuportin Raportointi > Ilmoitusten käsittely.

Muistutusten käsittelyä tarkastellaan seuraavissa luvuissa.

Uuden muistutuksen lähettämisen jälkeen järjestelmästä lähtee viesti tapahtumayksikön ilmoitusten käsittelijöille. Käsittelijä voi avata ilmoituksen sähköpostin linkillä tai Ilmoitusten käsittely(hallinta) -näkymässä.

Muistutuksen voi linkittää toiseen ilmoitukseen, jolloin näkee, jos samasta aiheesta on tullut useita eri selvityspyyntöjä tai jos muistutuksen perusteella on esim. käynnistetty poikkeaman käsittelyprosessi sisäisesti.

Jos muistutus on aiheeton ja halutaan muuttaa esim. asiakaspalautteeksi, voi luoda uuden ilmoituksen (asiakaspalaute) samoilla perustiedoilla ja poistaa alkuperäisen muistutuksen.

HUOM! Teoriassa kirjalliseen muistutukseen tulee vastata kirjallisesti. Ajoittain tulee kuitenkin tilanteita, jolloin muistutus palautuu hoitoon tai muistutus käsitellään muuna selvityspyyntönä ja/tai muistutuskäsittelyn voi päättää, jos asiakkaalta saatu tahdonilmaisu, ettei halua enää tarkempaa vastausta.

Muistutusten selailu

Valittuasi Ilmoitusten käsittelyn avautuu ”Suodata ilmoituksia” -näkymä, jossa voit suodattaa turvallisuushavaintoja esim. hakusanalla, yksiköllä, asettamillasi henkilökohtaisilla suosikeilla (tageilla) ja ajankohdalla. Voit suodattaa tietoja myös ilmoituksen tilan, ”Näytä vain ne, joissa olen ensisijainen käsittelijä” tai ”Näytä vain omien alaisten ilmoitukset” valinnoilla.

Tee suodatus valitsemalla lajiksi Muistutus sekä muut suodatusehdot ja klikkaa Rajaa. Tyhjennä tyhjentää annetut hakuehdot uutta suodatusta varten.

Näkymän alaosaan listautuu kaikki yksikköösi tulleet muistutukset ja saat kaikki ilmoitukset näkyviin vierityspalkin avulla. Ilmoitus voidaan avata käsittelyyn klikkaamalla valitun ilmoituksen pvm-, laji-, kuvaus tai kohde -kenttää. Huom. Kun seuraavalla kerralla valitset valikosta Ilmoitusten käsittely, ”Suodata ilmoituksia” -näkymässä on ilmoitus Listausta suodatettu, koska edellisen kerran suodatusehdot jäävät muistiin.

Ilmoitusten suosikkinimi

Ilmoitusten käsittelyn helpottamiseksi voit ryhmitellä ilmoituksia merkitsemällä haluamasi ilmoitukset suosikkinimillä ja tehdä ilmoitusten hakuja samoilla suosikkinimillä. Suosikkinimi on henkilökohtainen eikä muiden käsittelijöiden mahdollisesti samannimiset suosikkinimet sekoita ilmoitusten suodatuksia.

Merkitseminen tapahtuu valitsemalla ilmoitusrivin oikeassa reunassa oleva tähti.

Avautuneessa näkymässä annetaan uusi suosikkinimi tai valitsemalla jo olemassa olevista nimistä sopiva.

Ilmoituslistalla valitun ilmoituksen lopussa on nyt musta tähti.

Ilmoitusten suodatusosassa Suosikki -listan valinta tuo listan, jossa näkyy lisätty suosikkinimi #säteily. Valitsemalla suosikkinimi ja Rajaa, tulee nyt näkyviin ilmoituksen, johon suosikkinimi lisättiin. Huom. jos uusi suosikkinimi ei näy heti listalla, virkistä selaimen näyttö!

Muistutuksen käsittely

Haluttu Ilmoitus voidaan avata käsittelyyn ”Ilmoitukset”-näkymässä (Ilmoittaminen (Raportointi) > Hallinta > Ilmoitusten käsittely (hallinta)) klikkaamalla valitun ilmoituksen pvm-, laji-, kuvaus tai kohde -kenttää. Käsittelijä voi avata ilmoituksen myös käsittelijälle tulleessa sähköpostissa olevalla linkillä.

Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tiedoissa näkyvät muistutuksen tekijän antamat tiedot. Muistutus tehdään aina vahvalla tunnistuksella, mistä myös saadaan ilmoittajan nimi.

Ajankohta/aikaväli annetaan vapaana tekstinä. Tätä ei tilastoida, koska kyseessä voi olla pitkä ajanjakso.

Muistutuksessa on lisäksi osio käsittelyprosessille.

Ilmoituksen yksikön vaihtaminen

Yksikkö-kohdassa olevasta Vaihda-painikkeesta voit vaihtaa ilmoituksen käsittely-yksikön.

Tarkasta, että muistutus on tullut oikeaan yksikköön käsittelyyn. Tarvittaessa siirrä ilmoitus toiseen yksikköön.

Valitse Yksikkö-kenttään yksikkö, johon haluat ilmoituksen siirtää ja paina Tallenna.

Muistutuksen luokittelu

Muistutus luokitellaan muistutuksen aiheen ja diaarinumeron pohjalta.

Juurisyyn ja tapahtuman seurausten määrittäminen

Analysoi ja kuvaa seuraavaksi tapahtuman syitä ja tallenna tiedot.

Tapahtuman seurauksia voi lisätä yhden tai useampia.

Asianosaiset ja vastine- / selvityspyynnöt

Asianosainen valitaan käyttäjistä tai annetaan sähköpostiosoite. Mikäli pyydetään, vastine avautuu määräaika, pyynnön​ kuvaus, sekä liitteet. ​

On mahdollista tallentaa asianosainen ilman vastinetta.

Kun lausuntopyyntö on tallennettu, tulee erillinen painike, jolla pyyntö lähetetään.

Asianosainen saa sähköpostiin linkin, josta hän pääsee sivulle, jolla lausuntopyyntöön voi vastata.

Ilmoituksen kopiointi ja poisto

Mikäli käsittelijä toteaa, että tästä muistutuksesta tulisi tehdä myös kokonaan uusi ilmoitus eri aiheesta, voidaan uusi ilmoitus tehdä Tee kopio -toiminnolla. Tällöin muistutuksesta luodaan kopio, joka voidaan käsitellä eri tavoin kuin alkuperäinen muistutus. Kopio ja alkuperäinen muistutus linkittyvät toisiinsa. Tarvittaessa voit poistaa muistutuksen Poista-toiminnolla.

Tätä toiminnallisuutta tarvitaan vain erikoistilanteissa.

Lisätietopyynnön tekeminen

Voit pyytää ilmoituksen tekijältä lisätietoja tapahtumasta Lisätietopyynnöt-kohdassa, jos ilmoittaja on jättänyt sähköpostiosoitteensa. Klikkaa Nuoli-nappia ja saat lisätieto-osion täytettäväksi.

Kirjaa Kuvaus-kenttään haluttu lisätietokysymys, lisää tarvittaessa liitetiedosto ja Tallenna, jolloin lisätietopyyntöviesti lähtee ilmoituksen tekijälle. Kun ilmoittaja on vastannut lisätietopyyntöön, saa käsittelijä sähköpostiviestin.

Toimenpiteiden määrittely ja vastuuttaminen

Toimenpiteet -kohdassa voit kirjata toimenpiteitä ja tehdä kehittämisehdotuksia, joiden tavoitteena on estää muistutuksen toistuminen tai muu toimintaa parantava asia.

Aloita Lisää toimenpide -valinnalla, anna tarvittavat tiedot ja Tallenna.

Toimenpiteen kuvaus kenttä näyttää alkuperäisen kuvauksen. Kun toimenpidettä muokataan, kirjataan toimenpiteen käsittelyn tiedot ”Raportoi tehdyt toimenpiteet” -kenttään.

Suunnittele ja kirjaa toimenpide tai kehittämisehdotus. “Näytä tehdyt toimenpiteet” -kenttään voidaan kirjoittaa tarkempia tietoja tehdystä toimenpiteestä käsittelyn kuluessa.

Voit määritellä tehtävälle toimenpiteelle tai kehittämisehdotukselle vastuuhenkilön ja asettaa tehtävälle määräajan. Tallenna -toiminto lisää annetun tehtävän vastuuhenkilön Omiin tehtäviin. Nämä omat tehtävät näkyvät myös Etusivun tehtävissä.

HUOM! Vastuuhenkilö voidaan valita käyttäjälistasta tai tähän voidaan kirjoittaa myös mikä tahansa sähköposti.

Tallennuksen jälkeen Toimenpiteet-näkymään tulee ”Lähetä” -painike sähköpostimuistutuksen lähettämiseen ja ”Vaihda”-painike vastuuhenkilön vaihtamiseen.

Voit tarvittaessa vaihtaa vastuuhenkilön ennen sähköpostimuistutuksen lähettämistä. Klikkaa Vaihda ja valitse henkilö valintalistalta ja klikkaa ”Valitse” tai kirjoita henkilön sähköpostiosoite. Valitun vastuuhenkilön tiedot tai kirjoitettu sähköpostiosoite tulevat näkyviin.

Toimenpiteen sähköpostimuistutus pitää aina erikseen lähettää. Sähköpostin lähetyksen tiedot tulevat näkyviin lähetyksen jälkeen. Tarvittaessa voit lähettää sähköpostin uudelleen.

Käsittelijä saa sähköpostiviestin toimenpiteen tilan muuttumisesta valmiiksi ja voi avata käsittelylomakkeen sähköpostissa olevalla linkillä.

Toimenpiteen vastuuhenkilön Hylkää -toiminto (asiakaskohtainen asetus)

Vastuuhenkilölle tulee tehtävänannon viestin yhteydessä linkki, jota kautta hän pääsee kirjaamaan suorittamansa asiat Toimenpide-kenttään. Vastuuhenkilö kuittaa toimenpiteen tilan valmiiksi, kun annettu tehtävä on suoritettu.

Asiakaskohtaisella asetuksella saadaan vastuuhenkilölle mahdollisuus hänelle kohdistetun toimenpiteen hylkäämiselle. Käsittelijä voi tämän jälkeen muokata toimenpidettä ja myös vaihtaa sen tilaa.

Kun asetus on voimassa toimenpiteessä näkyvät eri tilavaihtoehdot käsittelijälle. Erillinen hylkäyspainike näkyy toimenpidenäkymässä vastuuhenkilön tehtävälistan ja sähköpostilinkin kautta. Hylkäyksen syy näkyy käsittelijälle ”Raportoi tehdyt toimenpiteet” -kentässä.

Vastuuhenkilön näkymä:

Ilmoituksen tiedoksiannot

Ilmoituksen tiedoksiannot -kohdassa tapahtuman voi välittää tiedoksi toiseen yksikköön, asiantuntijalle tai työryhmälle. Sähköpostiviestissä näkyy ilmoituksen tiedot. Ilmoittajan nimi voidaan tarvittaessa asettaa näkyviin asiakaskohtaisesti anonyymi-ilmoittajan työtapaturmailmoituksissa.

Aloita Lisää uusi tiedoksianto -valinnalla.

Kirjoita asia tai kopioi tapahtuman kuvaus. Valitsemasi vastaanottaja voi olla myös organisaation ulkopuolelta. Tallenna.

Tiedoksianto on vain yhdensuuntainen ja vastaanottaja ei pääse tiedoksiannosta suoraan tapahtuman käsittelyyn tai muuten antamaan palautetta. Jos tarvitset palautetta, kommentteja tai lisätietoja esim. yksikkörajojen yli menneistä tapahtumista, tee asiasta toimenpide.

Liitteet

Voit tuoda ilmoitukseen liittyviä liitteitä sille varatulle alueelle ja tallentaa tiedot.

Yhteenveto ilmoituksen käsittelystä

Yhteenveto-kohdassa voi tarvittaessa tehdä yhteenvedon tapahtuman tiedoista, käsittelystä sekä mahdollisista toimenpiteistä ja lisätiedoista tilannekuvan ja kehitystarpeiden tunnistamisen helpottamiseksi.

Yhteenveto kirjoitetaan tekstikenttään ja tallennetaan.

Näkyy ilmoittajalle -valinnalla yhteenvedon tiedot näkyvät ilmoittajalle ilmoituksen tiedoissa (kohdassa Omat ilmoitukset), kun ilmoitus on otettu käsittelyyn ja Yhteenveto-kentän tiedot on tallennettu.

Lähetä ilmoittajalle -painikkeella saadaan ilmoittajalle lähetettyä sähköpostitse Yhteenveto-kentän sisältö missä tahansa käsittelyn vaiheessa. Tallenna-painikkeella ei lähde sähköpostiviestiä.

Raportit

Muistutuksiin liittyvät raportit löytyvät valikosta Raportointi tai Ilmoittaminen > Raportit.

Tilastot

Raportoinnin Raportit > Tilastot -sivu kokoaa palautteet luokituksineen. Tilaston avulla voidaan tarkastella palautteita erilaisten valintojen ja suodatusten avulla.

Tehty suodatus voidaan myös tallentaa valitsemalla ”Tallenna suodatus”, antamalla suodatukselle nimi ja valitsemalla ”Rajaa”. Kun haluat käyttää tallennettua hakua, tyhjennä ensin aikaisemmat näkymän suodatusehdot ”Tyhjennä”-toiminnolla. Klikkaa sitten ”Tallennetut suodatukset”, valitse sopiva suodatus listalta ja valitun suodatuksen hakuehdot ovat näkyvissä. Tee suodatus valitsemalla ”Rajaa”. Tallennettuja suodatuksia voit poistaa klikkaamalla Punaista ruksi-painiketta.

Lisäksi lajivalinnalla saa näkyviin lisäluokitteluja raporttiin.

Tilastot -näkymässä tilastorivien oikeassa reunassa on aina ”grafiikka”-ikoni, jota klikkaamalla valitusta tiedosta saa havainnollisen graafisen diagrammin. Valitse luvut kappale- tai prosenttimäärinä. Grafiikan voi halutessa ladata kuvana esimerkiksi PowerPoint-esitykseen siirrettäväksi.

Tilastoriveillä olevat numerot ovat linkkejä, jotka koostavat näkyviin valitun kohdan palautesisällöt selkeästi näkyviin. Tiedot voi viedä tästä näkymästä myös Exceliin.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi pääkäyttäjään.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.