Tehtäväkalenterin toiminnot

Tehtäväkalenteri on käytössä työaikaseurannan näkymänä, jos Henkilökalenterin asetus ei ole valittuna. Asetus löytyy matriisin asetuksista (Pätevyydet > Ryhmämatriisit > valittu matriisi > Asetukset). Vain järjestelmän, organisaation ja pätevyyksien pääkäyttäjät sekä pätevyyksien ylläpitäjät voivat ylläpitää asetuksia.

Työvuorojen hallinta

Työvuorojen hallintaan pääset valikon asetusten mukaan esim. Pätevyydet > Työaikaseuranta > valittu matriisi.

Näkymässä voit hakea työvuoroja suodatustiedoilla: organisaatioyksikkö (vuoro), pätevyydet, aikaväli, kokemus (ei näytetä, koko kertymä, vuoden ajalta, puolen vuoden ajalta, viimeisen 1 kk ajalta), tulevien vuorojen lukumäärä (5, 10, 20, 30).

Plussakuvakkeesta saat näkyviin henkilöt. Valitun henkilön ylityöpyyntöihin liittyvät yhteystiedot tulevat näkyviin puheliunkuvakkeesta.

Näkymässä voit luoda myös uusia ylityöpyyntöjä ja selata tapahtumia. Siirtymiset vuoron ylityöhakuihin, resurssisuunnitteluun, kuukausinäkymään, työvuorokalenteriin ja työvuorotapahtumien kk-raporttiin teet ”Vaihda näkymä” -toiminnolla.

Kun klikkaat Suodata-osan ”Näytä ruuduissa pätevien lukumäärä” -valinnan päälle ja päivität näkymän, saat näkyviin tehtäviin varattujen henkilöiden lukumäärät. Kun liikutat hiirtä taulukossa tehtävälaatikoiden päällä, näet myös tavoitelukumäärät.

Näkymässä on työvuoroon liittyviä toimintoja, jotka saat esiin vuoron ratastoiminnoista sekä henkilöön liittyviä toimintoja, jotka saat esiin henkilön ratastoiminnoista.

Luo uusi ylityöpyyntö (ks. kohta Ylityöpyyntöjen tekeminen

Tapahtumalista näyttää matriisin henkilöiden esim. poissaolo- ja koulutustapahtumia valitulla aikavälillä.

Ylityön salliva asetus

Ylityön salliva asetus löytyy ryhmämatriisista. Valitse ensin Ryhmämatriisi-näkymä (Pätevyydet > Ryhmämatriisit > valittu matriisi), jolloin näet kaikki ryhmämatriisiin kuuluvat henkilöt ja henkilöiden pätevyydet. Pätevyyksien väritilojen selitykset saat näkyviin vihreällä Info-napilla.

Omien tietojesi kohdalla näkyy puhelimen kuva, jota klikkaamalla saat näkyviin ylityön sallivan asetustiedot. Jos sallit ylitöihin liittyvät yhteydenotot, merkitse puhelinnumerosi ja valitse yhteenoton salliva asetus. Kummatkin tiedot on annettava. Jos yhteydenoton salliva asetus on valittuna, ylityöpyynnöt tulevat SMS-viestinä antamaasi puhelinnumeroon. Tallenna tiedot lopuksi.

Työvuorokalenteri-näkymä

Työvuorokalenteriin pääset ”Työvuoron hallinta” -näkymästä ”Vaihda näkymä” -toiminnolla.

Voit rajoittaa tietojen hakua organisaatioyksikkö/vuorolla, pätevyyksillä ja alkamispäivällä. Päivitä-toiminnolla teet tietojenhaun ja Tyhjennä-toiminnolla tyhjennät hakuehdot seuraavaa hakua varten.

Voit siirtyä tarvittaessa Vaihda näkymä -toiminnolla Työvuoron hallinta, Kuukausinäkymä ja Resurssisuunnittelu -näkymiin. Työvuorokalenteri-näkymästä voit siirtyä työvuorokalenterin kopiointiin (ks. kohta Kopioi työvuorokalenteri) ja asetuksiin (ks. kohta Työvuorojen hallinnan pätevyydet).

Lisää uusi tapahtuma (ratastoiminto)

Valitse tapahtumatyyppi (pätevyys, poissaolo tai ylityö), hae luokittelu-valintalistalta matriisin nimi ja muut tarvittavat tiedot. Tallenna annetut tiedot.

Uusi tapahtuma (Lisää henkilö / poissaolo)

Lisää henkilö / poissaolo -toiminto avaa ”Luo tapahtuma” -näkymän, jossa voit tehdä uuden Vakituinen, Tuuraus, Ylityö tai Poissaolo -tyyppisen tapahtuman valitulle henkilölle. Valitse tapahtumatyyppi, henkilö, tapahtuman mukaan ajanjakso ja lisää tarvittaessa lisätieto. Kun pakolliset tiedot on annettu, ”Tallenna”-painike muuttuu aktiiviseksi.

Tuuraus

Valitse tapahtumatyppi Tuuraus ja täytä tarvittavat tiedot:

Ylityötapahtuma

Valitse tapahtumaksi Ylityö, valitse haluamasi henkilö listalta ja klikkaa ”Valitse”, anna ylityön alkamis- ja loppumispäivät sekä tarvittaessa lisätieto ja ”Tallenna”.

Poissaolo

Valitse tapahtumaksi Poissaolo, valitse haluamasi henkilö listalta ja klikkaa ”Valitse”, anna poissaolon alkamis- ja loppumispäivät sekä tarvittaessa lisätieto ja ”Tallenna”.

Luo uusi ylityöpyyntö

Työvuorokalenterin ”Luo uusi ylityöpyyntö” -toiminto avaa näkymän, jossa voit hakea henkilöitä ylityöhön valitsemillesi työvuoroihin.

Valitse ensin organisaatioyksikkö/vuoro, johon haet henkilöitä ylityöhön ja sitten työvuorot. Järjestelmä ehdottaa työvuoroja valmiiksi valittuina ja voit klikata valinnat pois tarpeettomista työvuoroista. Lisää tarvittaessa lisätietoja. Voit lähettää sähköpostiviestin vapaaehtoiseksi ilmoittautuneille klikkaamalla valintaruudun päälle. Tallenna tiedot.

Tallennuksen jälkeen lomakkeelle avautuu ylityöpyynnön näkyvyyteen ja haettavien henkilöiden pätevyyksiin liittyviä hakuehtoja. Valitaan ensin pätevyyskategoria(t), jolloin sen alla oleva pätevyydet tulevat valittaviksi. Valitse kaikki -toiminnolla tulevat kaikki pätevyydet valituiksi ja voit poistaa tarpeettomat valinnat helposti yksitellen. Sopivien henkilöiden haku käynnistyy ”Hae käyttäjiä”-toiminnolla.

Järjestelmä tuo näkyviin henkilön, jolla on sopivat pätevyydet halutulla ajankohtana. Henkilön valinta tapahtuu klikkaamalla valintaruutua.

Henkilön valintaruudun klikkauksen jälkeen tulee näkyviin valitun yhteystiedot. Voit lähettää ylityöpyynnön tekstiviestinä ja/tai sähköpostilla, kun klikkaat haluamasi viestitavan valintaruudun(t). Voit muokata viestin tekstiä siihen varatussa kentässä. Ylityöpyyntö lähetetään, kun klikkaat ”Lisää uusi ylityöpyyntö valituille”-toimintoa.

Lähetyksen jälkeen näkyy ylityöpyynnön viestin lähetystiedot ja Valitse-toiminto tulee näkyviin.

Jos ylityöpyynnön saaja ottaa esihenkilöön/vuoromestariin yhteyttä ja hyväksyy ylityöpyynnön, henkilön valinta tapahtuu ”Valitse”-toiminnolla. Klikkaa Valitse.

Klikkauksen jälkeen tulee näkyviin valitun henkilöt pätevyydet, joista voit valita ylityössä tarvittavan pätevyyden. Vahvista pätevyyden valinta klikkaamalla ”Valitse”.

Klikkauksen jälkeen järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta ylityön lisäyksestä ja näyttää Ylityöpyynnön päivitetyt tiedot. ”Poista valittu”-toiminnolla voidaan tarvittaessa poistaa valittu henkilö ylityöstä.

Vuoron ylityöhaut

Vuoroon kohdistuviin ylityöhakuihin pääset ”Työvuoron hallinta” -näkymästä ”Vaihda näkymä” -toiminnolla.

Voit rajoittaa tietojen hakua henkilön nimellä, organisaatioyksikkö/vuorolla ja aikavälillä. Klikkaamalla ylityöhakuriviä avautuu ylityöhaun tarkemmat tiedot. Ylityöhaun tekijä näkyy rivillä sulkujen sisällä.<br>

Valitun ylityöhaun tietoja:

• organisaatioyksikkö/vuoro, johon ylityöhaku kohdistuu
• ylityöhaun nimi (otsikko)
• Lisätietoja (julkinen – kaikille näkyvä tieto)
• Lisätietoja (vain ylläpitäjille näkyvä tieto)
• aikajakso ja valitut työvuorot, jolle ylityöhaku on kohdennettu
• ylityöpyyntöön valittu henkilö, muistutuksen lähettämistiedot ja tavat
• ”Poista valittu”-toiminto, jolla voidaan poistaa ylityöpyyntöön valittu henkilö
• näkyvyyteen liittyviä tietoja
• ”Poista”-toiminto, jolla voidaan poistaa tehty ylityöpyyntö
• ylityöpyyntöön haettujen sopivien henkilöiden pätevyystietoja
• ”Hae käyttäjiä”-toiminto, jolla voidaan hakea ylityöpyyntöön sopivia henkilöitä
• henkilöluettelo, jotka sopivia ylityöpyyntöön

<br>

Resurssisuunnittelu

Resurssisuunnitteluun pääset ”Työvuoron hallinta” -näkymästä ”Vaihda näkymä” -toiminnolla.

Tässä näkymässä näet tehtävissä olevien henkilöiden pätevyydet, osaamistason (jos määritelty) ja tavoitelukumäärät.

Näkymässä voit hakea työvuoroja suodatustiedoilla: organisaatioyksikkö (vuoro), henkilön nimi, pätevyydet, aikaväli, kokemus (ei näytetä, koko kertymä, vuoden ajalta, puolen vuoden ajalta, viimeisen 1 kk ajalta).

Lisävalintoja ovat: Näytä vain suunnitelmat, Näytä päättyneet pätevyydet ja Piilota käyttäjät, joilla ei ole pätevyyksiä. Näytä rivejä (1, 3, 6, 10, 20 ,30) valitset, kuinka monen päivän tiedot näytetään alkamispäivän jälkeen. ”Päivitä”-toiminto tekee valintojen mukaisen haun.

Hiirtä liikuttamalla kalenterin päällä tulee näkyviin tehtävään liittyviä tietoja.

Voit lisätä tapahtumia ja poissaoloja, siirtää henkilöiden paikkaa kalenterissa, tarkistaa käyttäjän profiilin sekä poistaa henkilön matriisista henkilöiden kohdalla olevalla ratastoiminnolla.

Pätevyydenhaltijoiden lisääminen (ks. kohta Pätevyydenhaltijoiden lisääminen (pätevyysprofiili)).

Pätevyydenhaltijoiden lisääminen (pätevyysprofiili)

Voit antaa pätevyyksiä usealle henkilölle kertakäynnistyksellä pätevyysprofiilin avulla. Toiminnolla pätevyys tulee suoraan voimaan tai pätevyysohjelma käynnistyy riippuen pätevyyden asetustiedoista. Pätevyys tulee voimaan/pätevyysohjelman käynnistyy vain henkilöille, joilla ko. pätevyyttä /pätevyyksiä ei aikaisemmin ole ollut.

Vain järjestelmän, organisaation ja pätevyyksien pääkäyttäjät sekä pätevyyksien ylläpitäjät voivat luoda ja hallinnoida pätevyysprofiileja.

Valitse ensin pätevyysprofiili pudotusvalikosta:

Valitse kaikki tai osa lisättävistä pätevyyksistä ja ne ryhmämatriisiin kuuluvat henkilöt, joille haluat antaa pätevyyden(t). Jos pätevyyteen on määritelty osaamistason, voit valita annettavan tason.

Jos haluat antaa pätevyyden suoraan ilman saavuttamisohjelman käynnistämistä, valitse ”Ei saavuttamisohjelmaa. Voit valita myös lähetetäänkö osallistujalle sähköpostiheräte pätevyyden käynnistämisestä/lisäyksestä. Valitse lopuksi alkamispäivä ja Tallenna. Tässä esimerkissä on alkamispäiväksi annettu kuluva päivä.

Saavuttamisohjelma pitäisi suorittaa min. 1 kk:n aikana saavuttamisohjelman alkamisesta, jollei pätevyysohjelman suorittamisaikaa ole erikseen määritelty pidemmäksi.

Järjestelmä ilmoittaa lisätyt pätevyydenhaltijat. Voit sulkea näkymän valitsemalla Sulje.

Valitut henkilöt saavat sähköpostiviestin pätevyyden saavuttamisohjelman käynnistämisestä / pätevyyden antamisesta.

Jos valitsit pätevyyden, johon liittyy saavutusohjelma, näkyy käynnistyvä saavutusohjelma henkilön omissa tehtävissä.

Järjestelmä ilmoittaa virheestä, jos valitsemallasi henkilöllä on jo olemassa oleva pätevyyden suunnitelma eikä pätevyys tule voimaan/pätevyysohjelma ei käynnisty.

Kuukausinäkymä

Kuukausinäkymässä voit selata kuluvan kuukauden työvuorokalenterin tai kaikki työvuorot. Henkilön nimen vieressä näkyy pätevyyspisteet, päiväkohtainen vuoro (aamu A tai yö Y) sekä pätevyystieto.

Voit muokata henkilön pätevyyspisteitä (ratastoiminnon oikealla puolella) klikkaamalla valitun henkilön pisteitä ja tallentaa tehdyt muutokset ”Pätevyyspisteiden korjaus” -näkymässä.

Siirtymiset vuoron työvuoron hallintaan, työvuorokalenteriin ja resurssisuunnitteluun teet ”Vaihda näkymä” -toiminnolla.

Työvuorojen hallinnan pätevyydet

Työvuorojen hallinnan pätevyydet määritellään työvuorokalenterin tai henkilöstökalenterin asetuksissa (vain järjestelmän, organisaation ja pätevyyksien pääkäyttäjät sekä pätevyyksien ylläpitäjät).

Näkymään pääset esim. Pätevyydet > Työaikaseuranta > valittu matriisi. Asetukset-toiminto löytyy Suodata-osasta.

Työvuoron hallinnan matriisin asetuksissa voit valita matriisissa näytettävät pätevyydet ja vuorokohtaiset pätevyyksien tavoitelukumäärät. Voit valita pätevyyden kategoriakohtaisesti ja kalenterin oletustyöaikamuodosta poikkeavan työaikamuodon.

Samassa näkymässä määrittelet työvuorojen lukumäärän vuorokaudessa, työvuoron pituuden sekä työvuorojen nimi-, lyhenne-, pituus- ja aloitusaikatiedot. Myös matriisin oletustyöaikamuoto määritellään samoissa asetuksissa.

Työvuorot voidaan asettaa kalenterissa vain tietyille viikonpäiville valitsemmalla halutut viikonpäivät vuoron asetuksista. Jos käytössä ovat kaikki viikonpäivät, ei asetusta tarvitse tehdä.

Työvuoroihin on mahdollista lisätä myös henkilöstökalenterin oletustyöaikamuodosta poikkeavia työaikamuotoja. Tämä tehdään seuraavasti:

• lisätään uusi työaikamuoto painikkeella ”Lisää uusi työaikamuoto”
• valitaan ”Muu kuin kalenterin oletustyöaikamuoto” aktiiviseksi ja edelleen valitaan vuoro(t), jota asetus koskee sekä työaikamuoto.

Vuoroa ei näytetä kalenterissa, jos vuoron lyhenteeksi merkitään ”-”.

Esimerkki 1. Päivävuoron merkintä 2-vuoromatriisin tiettyyn kategoriaan:

• Valitse Pätevyydet kohdasta kategorialle työaikamuoto
• Lisää Työvuoroasetukset kohdassa uusi työaikamuoto ja sille kaksi työvuoroa.
• Määrittele työvuoroille:
  • päivävuoron nimi ja lyhenteeksi sama lyhenne, joka on tuotavassa työvuorokalenterin skeemassa (ks. kohta Työvuorokalenterin tuonti). Aseta alkuajaksi klo 7:00 sekä vuoron pituus minuutteina (480 min = 8h)
  • vuorokauden ”vapaajaksolle” lyhenne ”-” (jolloin vuoroasetus ei näy henkilöstökalenterissa varattavana vuorona) ja aloitusajaksi päivävuoron lopetusaika sekä pituudeksi vuorokauteen jäävä aika eli tässä tapauksessa 960 min eli 16h
  • valitse molemmille vuoroasetuksille ”muu kuin kalenterin oletustyöaikamuoto”, matriisin organisaatioyksikkö/ vuoro sekä työaikamuoto, jota käytetään
• Tuo matriisin oletustyöaikamuodosta poikkeavalle organisaatioyksikkö/vuorolle työvuorokalenteri (ks. kohta Työvuorokalenterin tuonti)

Huom. työaikamuodon skeeman ja sen mukaisen työvuorokalenterin tuonti vaatii aina matriisiin liitetyn organisaatioyksikkö/vuoron, johon kalenteri liitetään. Jos haluat liittää samaan matriisiin useiden eri työaikamallin mukaisia työaikakalentereita, pitää jokaiselle kalenterille olla oma yksikkö, johon kalenteri liitetään.

Esimerkki 2. Työaikamuodossa, jossa tehdään kahta 8h vuoroa, lisäys 12h työaikamuodon matriisiin tiettyyn kategoriaan:<br>

• Valitse Pätevyydet-kohdassa kategorialle haluttu työaikamuoto
• Lisää Työvuoroasetukset-kohdassa uusi työaikamuoto ja sille kolme uutta työvuoroa. Määrittele työvuoroille:
  • 1. ja 2. vuorolle nimi ja lyhenteeksi sama lyhenne, joka on tuotavassa työvuorokalenterin skeemassa (esim. A5/I5) ja aseta alkuaika esim. klo 7:00 sekä vuoron pituus minuutteina (480 min = 8h)
  • kolmannelle vuorolle eli vuorokauden vapaajaksolle määritellään lyhenteeksi ”-” ja aloitusajaksi 2. vuoron loppumisaika
  • valitse kaikille kolmelle vuoroasetukselle ”muu kuin kalenterin oletustyöaikamuoto”, matriisin organisaatioyksikkö/-yksiköt/vuoro(t) sekä työaikamuoto
• Tuo matriisin oletustyöaikamuodosta poikkeaville organisaatioyksikkö/vuoroille työvuorokalenteri (ks. kohta Työvuorokalenterin tuonti)

Samassa näkymässä määritellään myös henkilöstökalenterin toimintokohtaiset käyttöoikeudet. Käyttöoikeusasetuksiin pääset +-painikkeella (organisaation pääkäyttäjä).

Työvuorotapahtumien kk-raportti

Resurssisuunnitteluun pääset ”Työvuoron hallinta” -näkymästä ”Vaihda näkymä” -toiminnolla.

Voit rajoittaa tietojen hakua henkilön nimellä, organisaatioyksikkö/vuorolla, pätevyyksillä, aikavälillä ja näytettävillä työvuoroilla. Hiirtä liikuttamalla kalenterin päällä tulee näkyviin vuoroon/pätevyyteen liittyviä tarkempia tietoja.

Matriisien värien selitteet – Henkilöiden pätevyydet

Kopioi työvuorokalenteri

Voit kopioida nykyisen työvuorokalenterin vuoron työvuorot yhteen tai useampaan vuoroon valitsemalla halutun kohdeyksikön/vuoron yksitellen ja ajanjakson, jolta vuorot kopioidaan. Kopiointitoimintoon pääset Työvuorokalenteri-näkymän ”Kopioi työvuorokalenteri”-toiminnolla. Avautuneessa näkymässä kopioitava vuoro näkyy vasemmassa ylänurkassa.

Kohdevuoro(t) valitaan yksitellen klikkaamalla Valitse-nappia ja hakemalla valintalistalta ensin matriisi ja sitten haluttu vuoro, johon haluat työvuorot kopioida. Valittu vuoro jää näkyviin ja samalle riville tulee näkyviin ”Poista”-painike, jolla voit tarvittaessa poistaa vuoron ennen kopiointia.

Hae kalenteritoiminnolla kopioitavan ajanjakson alkamis- ja loppumispäivä sekä valitse ”Kopioi”. Onnistuneen kopioinnin jälkeen järjestelmä ilmoittaa ”Työvuorokalenteri onnistuneesti kopioitu valittuihin vuoroihin”.

Työvuorokalenterin tuonti

Henkilöstökalenterin asetusten kautta voidaan tuoda valittuun matriisiin työvuorokalenterin skeeman mukaiset työvuorot.

Vain järjestelmän, organisaation ja pätevyyksien pääkäyttäjät sekä pätevyyksien ylläpitäjät voivat ylläpitää asetuksia.

Siirry ensin valitsemasi matriisin näkymään (Pätevyydet > Ryhmämatriisit) ja valitse haluamasi matriisi.

Avaa matriisinäkymän Suodata-osio -toiminnolla ja klikkaa Asetukset. Vain järjestelmän, organisaation ja pätevyyksien pääkäyttäjät sekä pätevyyksien ylläpitäjät voivat ylläpitää asetuksia.

Jos vuorokaavio halutaan tuoda vain yksittäisille kalenterin vuoroille, valitaan 1. vaiheessa aktiviikseksi valinta ”Tuo organisaatioyksiköittäin” ja tämän jälkeen ne kalenterin vuorot, jolle tiedot tuodaan sekä niitä vastaavat skeematiedoston vuoronimet.

Työvuoron asetuksissa tulee olla käytössä sama vuorolyhenne (esim. A, Y) kuin tuotavan vuorokaavion tiedoissa.

Huom. Jos henkilöstökalenterissa on käytössä useampia työaikamuotoja, niin uusi skeema/vuorokaavio tuodaan vuoro kerrallaan. Tämä tapahtuu seuraavasti:

• Valitaan vuorokaavio, jossa halutun työaikamuodon skeema
• Aktivoidaan valinta ”Tuo organisaatioyksiköittäin” ja valitaan vuorot, jolle kalenteri tuodaan sekä niitä vastaavat vuoron nimet skeemasta. Vuoroja voidaan valita useita ”Lisää uusi yksikkö” painikkeella.
• Kun yksiköt on määritelty, klikataan ”Valitse” painiketta
• Tarkistetaan esikatselutiedot ja painetaan ”Vie tiedot kalenteriin”
• Viedään myös lomatiedot toiminnolla ”Vie lomat kalenteriin”, jos skeematiedosto sisältää ne ja ne ovat muuttuneet

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole ensisijaisesti yhteydessä organisaatiosi omaan pääkäyttäjään.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on käytettävissä myös Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaan.