”Lue ja kuittaa” prosessi

Prosessi on rakennettu mahdollisimman yksinkertaiseksi ja helpoksi toteuttaa. Jalkautettava dokumentti luodaan järjestelmään, julkaistaan valitulle kohderyhmälle ja seurataan, että vaaditut suoritukset on tehty annetussa määräajassa.

Suorittajan näkökulmasta, hän saa aina tiedon itselleen julkaistusta dokumentista ja kaikki vaaditut suoritettavat dokumentit löytyvät yhdestä paikasta.

Katso prosessin kuvaus alla.

”Lue ja kuittaa” dokumenttien hallinta

Lue ja kuittaa > Hallinta > L&K dokumenttien hallinta

”Dokumenttien hallinta”-näkymässä voidaan tarkastella ja suodattaa kaikkia tallennettuja ”Lue ja kuittaa” dokumentteja (sisältöjä), sekä luoda uusia dokumentteja. Dokumentteja voidaan suodattaa näkymässä niiden luokittelun (Luokka) tai julkaisuajan (Ajalta) perusteella, sekä tarvittaessa hakea hakusanalla.

Koska ”Lue ja kuittaa” toiminnallisuutta voidaan käyttää rinnakkain perinteisen tiedottamisen kanssa, huomaa että hallinnoidessasi ”Lue ja kuittaa” dokumentteja, valinta ”Read&Sign-sisältö” tulee olla valittuna.

Dokumenttien luokittelu

Lue ja kuittaa > Hallinta > Luokittelut

Dokumenttien luokittelun periaatteena on mahdollistaa erilaiset dokumenttiluokat ja siten helpottaa niiden hallintaa niin vastuuhenkilön kuin suorittajankin näkökulmasta. Dokumenttiluokat voi luoda asiakaskohtaisesti oman käyttötarpeensa mukaisesti. Erilaisia dokumenttiluokkia voivat olla esimerkiksi ”Turvallisuus”, ”Toimintatapamuutos”, ”Tapahtumista oppiminen”, ”Tiedote”, ”Ohjeistus”, ”Viikkomuistio” jne.

Uusi luokittele tehdään valitsemalla ”Luo uusi” ja määrittelemällä alla näkyvät tiedot. Huomaa, että jokaisen luokittelun ”ID” tulee olla yksilöivä. Vaikka et käyttäisikään kuin ainoastaan yhtä käyttöliittymäkieltä, sinun tulee silti antaa määritys kaikkiin kieliversioihin.

Olemassa olevaa luokittelua, esimerkiksi luokittelun nimeä, pääset muokkaamaan klikkaamalla luokittelun nimeä näkymässä ”luokittelut”.

Uuden ”Lue ja kuittaa” dokumentin luominen

Lue ja kuittaa > Hallinta > Dokumenttien hallinta > Luo uusi

Lue ja kuittaa sisältö (dokumentti) voidaan luoda kolmella eri tavalla:

• Tehdään suoraan järjestelmän tekstieditorilla
• Lisätään liitetiedosto (haluttu luettava ja kuitattava dokumentti)
• Linkitetään url-osoitteeseen (haluttu luettava ja kuitattava dokumentti)

Yleisin tapa on lisätä luettava ja kuitattava dokumentti liitetiedostona luotavaan sisältöön.

Määrittele dokumentille seuraavat tiedot:

Otsikko

Nimeä dokumentit mahdollisimman selkeästi, jotta suorittaja tietää mitä häneltä vaaditaan, tai mitä hänen tulisi tietää.

Laatija

Järjestelmä tunnistaa sisällön (dokumentin) laatijan automaattisesti.

Vastuuhenkilöt

Dokumentille voidaan valita yksi tai useampi vastuuhenkilö.

Luokittelu

Valitse dokumentin luokittelu. Nämä ovat luokittelut, jotka olet määritellyt aiemmin ohjeen kuvaamalla tavalla.

Sisältö

Tässä määritellään dokumentin sisältöteksti, joka näkyy suorittajalle. Voit antaa tässä esimerkiksi ohjeistusta, tavoitteita tms. tai laatia koko luettavan ja kuitattavan dokumentin sisällön. Voit tarvittaessa lisätä myös kuvia, lisätä halutun url-linkin ja käyttää määriteltyjä tekstinmuokkaustyökaluja.

Liitetiedosto

Mikäli haluat lisätä luettavan dokumentin, lisää se tässä. Voit lisätä tarvittaessa useamman kuin yhden liitetiedoston.

Voimaantulopäivä

Voimaantulopäivä tarkoittaa päivämäärää, jolloin kyseinen ”Lue ja kuittaa” dokumentin mukainen ohjeistus astuu voimaan. Tämä on ainoastaan informaatio dokumentin suorittajalle, jotta hän ymmärtää, milloin dokumentin mukainen ohjeistus astuu tai on astunut voimaan. Voimaantulopäivä ei vaikuta dokumentin julkaisuun tai viimeiseen suorituspäivämäärään. Voimaantulopäivä ei ole pakollinen tieto.

Suoritusaika

Suoritusajalla määritetään suorituksen (kuittauksen) “tavoitepäivämäärä”, kuinka monta vuorokautta dokumentin julkaisusta, sen kohderyhmällä / henkilöillä on aikaa suorittaa dokumentti. Suoritusaika määrittää siis ainoastaan tavoitepäivämäärän, mihin mennessä dokumentti/ tehtävä tulee suorittaa (kuitata), mutta ei vaikuta dokumentin julkaisuaikaan, joka määritellään dokumentin julkaisun yhteydessä.

Samasta dokumentista voidaan tehdä useita julkaisuja (esimerkiksi julkaisu Helsingin toimiston työntekijöille ja Tampereen toimiston työntekijöille). Dokumentin eri julkaisuilla voi siis olla eri tavoitepäivämäärä, riippuen siitä milloin julkaisu on tehty.

”Lue ja kuittaa” dokumentin julkaisu

Lue ja kuittaa > Hallinta > Dokumenttien hallinta > Luo uusi julkaisu

Dokumentti luodaan siis järjestelmään ainoastaan yhden kerran, mutta siitä voidaan tehdä tarvittaessa useampia julkaisuja esimerkiksi eri kohderyhmille. On mahdollista myös, että sama dokumentti halutaan suoritettavan ja kuitattavan esimerkiksi vuosittain, jolloin dokumenttia ei tarvitse luoda uudestaan, vaan tehdään ainoastaan uusi julkaisu halutulle kohderyhmälle.

Määrittele dokumentille seuraavat tiedot:

Otsikko

Voit tarvittaessa tarkentaa julkaisun otsikkoa, jotta erotat mahdolliset eri julkaisut toisistaan.

Esimerkiksi ”SOP12345 – Muutokset korkealla työskentelyn käytäntöihin 15.1.2025 alkaen – Helsingin toimipiste”

Tai esimerkiksi ”SOP12345 – Muutokset korkealla työskentelyn käytäntöihin 15.1.2025 alkaen – Tuotanto-osasto”

Tai esimerkiksi ”SOP12345 – Muutokset korkealla työskentelyn käytäntöihin 15.1.2025 alkaen – Osasto 1 esihenkilöt”

Julkaisuaika

Julkaisuaika määrittelee, milloin dokumentti julkaistaan ja kuinka kauan dokumentti on näkyvillä ja saatavissa järjestelmässä määritellylle kohderyhmälle. Julkaisuajan päätyttyä dokumenttia ei pysty enää suorittamaan, eikä se ole enää peruskäyttäjän nähtävissä tai saatavilla. Julkaisun päättymisen jälkeen, kaikki suoritusdata säilyy tallessa ja on saatavilla käyttöoikeuksien mukaisesti.

Mikäli kohta ”Päättyminen” jätetään tyhjäksi, julkaisu on voimassa toistaiseksi.

Dokumentin julkaisuaikaa voidaan tarvittaessa muokata julkaisun jälkeen.

Näkyvyys

Tässä määritellään julkaisun kohderyhmä, kenelle dokumentti julkaistaan kuitattavaksi (tehtäväksi). Julkaisu voidaan tehdä kolmella eri tavalla tai niiden yhdistelmällä.

1. Näkyvyys yksiköittäin (käytetään järjestelmän organisaatiorakennetta)
2. Näkyvyys henkilöittäin (valitaan järjestelmän käyttäjät, joille julkaistaan)
3. Näkyvyys ryhmittäin (käytetään luotuja ryhmiä, kts. erillinen ohje ”ryhmien hallinta”)

Lähtökohta on, että dokumentti julkaistaan ainoastaan kohderyhmälle, kenen on se myös pakollista suorittaa ja kuitata.

Mikäli sama käyttäjä kuuluu julkaisun kahteen eri kohderyhmään (esimerkiksi ryhmä ja yksikkö, tai useampi eri ryhmä) niin käyttäjälle muodostuu ko. julkaisusta ainoastaan yksi tehtävä.

Ilmoitukset ja muistutukset

”Lue ja kuittaa”-dokumentista muodostuu aina pakollinen henkilökohtainen tehtävä. Tässä kohdassa voidaan halutessa muuttaa viestiä, joka muodostuu järjestelmän ”Omat tapahtumat ja tehtävät”-osioon.

Ilmoita ja muistuta sisällöstä sähköpostitse

”Lue ja kuittaa” dokumentin julkaisusta muistutetaan määriteltyä kohderyhmää aina julkaisun yhteydessä.

Ensimmäinen muistutus lähetetään välittömästi julkaisun yhteydessä. Tämän jälkeen julkaisijan on mahdollista valita, kuinka monta päivää kohderyhmälle annetaan aikaa suorittaa tehtävä, ennen kuin siitä aletaan lähettämään sähköpostimuistutuksia päivittäin (x päivää taukoa 1.muistutuksen jälkeen), kunnes tehtävä on suoritettu. Ainoastaan suorittamattomasta tehtävästä lähetetään muistutuksia.

Päivittäiset muistutukset päättyvät tehtävän suorituksen määräpäivänä. Mikäli dokumenttia ei ole suoritettu määräpäivään mennessä, siirtyy asia esihenkilön toimenpiteiden vastuulle.

Julkaisijan on mahdollista muokata lähetettävää sähköpostiherätettä julkaisun yhteydessä.

”Lue ja kuittaa” dokumentin (tehtävän) suorittaminen

Etusivu > Tapahtumat ja tehtävät

Kaikki käyttäjälle julkaistut ”Lue ja kuittaa” dokumentit tulevat käyttäjän omaan etusivun ”Tapahtumat ja tehtävät”-osioon. Tehtävä säilyy näkyvillä niin kauan kunnes se on kuitattu ja suoritettu.

Käyttäjä pääsee suorittamaan dokumenttia (tehtävää) avaamalla sen klikkaamalla otsikkoa, tai linkkiä lähetetystä sähköpostimuistutuksesta.

Suorittajalle näytetään selkeästi dokumentin luontivaiheessa määritelty ”Voimaantulopäivä”.

Järjestelmä luo automaattisesti dokumentin määräpäivän sen perusteella, mitä luontivaiheessa on määritelty ”Suoritusajaksi”.

Määräpäivä = Julkaisupäivämäärä + suoritusaika (vuorokautta)

Esimerkiksi julkaisupäivä on 6.1.2025 ja suoritusajaksi on määritelty 10 vrk, jolloin määräpäiväksi muodostuu 16.1.2025.

Mikäli ”Lue ja kuittaa” dokumentti on luotu siten, että siihen sisältyy liitetiedosto, niin ”Kuittaa luetuksi”-painike ei aktivoidu ennen kuin liitedokumentti on avattu.

Kuittauksen jälkeen käyttäjälle näytetään varmistus dokumentin kuittauksesta. Mikäli käyttäjällä on muita suorittamattomia dokumentteja, näytetään ne hänelle heti ko. dokumentin kuittauksen jälkeen. Tavoite tässä on se, että käyttäjä pääsee heti suorittamaan muita vaadittuja dokumentteja (tehtäviä) mahdollisimman helposti.

Dokumentin suoritusten seuranta

Lue ja kuittaa > Hallinta > L&K seuranta

Lähtökohta on mahdollistaa mahdollisimman helppo seuranta vastuu-/esihenkilöille, jotta varmistetaan vaadittujen kuittausten (suoritusten) toteutuminen määräajassa.

Oletuksena seurataan omien julkaisujen dokumentteja, jotka ovat vielä ”Ei kuitattu” tilassa. Tämän lisäksi on lukuisa määrä suodatusvalintoja tarkennetun seurannan mahdollistamiseksi.

Riippuen suodatusvalinnoista, on mahdollista saada raportti esimerkiksi seuraavista:

• Kaikkien valitun kohderyhmän ”Lue ja kuittaa” dokumenttien puuttuvat kuittaukset
• Yksittäisen dokumentin tai julkaisun kaikki suoritukset
  • Tai ainoastaan ”kuitatut suoritukset
  • Tai ainoastaan ”ei kuitatut” suoritukset
  • Tai ainoastaan ”määräajan ylittäneet” suoritukset
• Valitun julkaisuajankohdan välillä julkaistut dokumentit ja suoritukset
• Valitun kohderyhmän perusteella suodatetut dokumentit ja suoritukset
• Valitun luokittelun mukaiset dokumentit ja suoritukset
• Yksittäisen henkilön ”kuitatut”, ”ei kuitatut” tai ”kaikki” suoritukset

Esimerkiksi yksittäisen henkilön (käyttäjän) kaikki suoritukset (tehtävät) aikaväliltä 1.1.2024-31.12.2024

Saatua raporttia voidaan tarvittaessa rajata myös muilla suodatuskriteereillä.

Seurantaraportti koostaa jokaisen käyttäjälle tehdyn julkaisun (tehtävän) sekä niiden suoritustiedot. Raportista nähdään jokaisen julkaisun (tehtävän):

• Julkaisupäivämäärä
• Henkilö ja henkilön organisaatioyksikkö
• Suorituksen määräaika (punainen varoituskolmio mikäli määräaika ylitetty)
• Onko tehtävä suoritettu vai ei
• Suorituspäivä (pvm jolloin tehtävä kuitattu luetuksi)
• Suoritusaika (kuinka monta päivää julkaisusta, <1 mikäli suoritettu tehtävän julkaisupäivänä)
• Kommentti (vihreä, mikäli vastuu-/esihenkilö tallentanut kommentin)

Kyseisessä seurantanäkymässä vastuu-/esihenkilö pystyy tallentamaan tarvittaessa tehtävä- ja henkilökohtaisen kommentin painamalla ”puhekupla ikonia”. Tämä antaa mahdollisuuden tallentaa esimerkiksi mahdollisen syyn, miksi henkilön ei ole mahdollista suorittaa tehtävää, tai miksi suoritus on ollut myöhässä. Mikäli suoritukseen liittyen on tallennettu kommentti, puhekupla on vihreä. Tallennetun kommentin näkee viemällä hiiren puhekuplan päälle tai klikkaamalla sitä.

Suodatetun seurantaraportin voi tarvittaessa ladata exceliin, painamalla oikeasta yläkulmasta ”Excel”-painiketta.

HUOM! Raporttien seurannassa esihenkilö näkee ainoastaan oman yksikkönsä suoritukset. Tämä edellyttää, että käyttäjä on merkitty esihenkilöksi järjestelmän organisaatiorakenteessa.

HUOM! ”Suoritettu” merkintä voidaan erillisellä asetuksella konfiguroida siten, että määräajassa tullut suoritus on merkitty vihreällä ja määräajan ylittänyt suoritus punaisella. Tämä vaatii kyseisen konfiguraation tilaamisen Qreformilta käyttöönoton yhteydessä.

”Lue ja kuittaa” raportit

Lue ja kuittaa > Hallinta > L&K raportit

Raportoinnin tarkoitus ei ole seurata yksittäisten käyttäjien suorituksia, vaan koostaa organisaation ”Lue ja kuittaa” dokumenttien julkaisujen suorituksia.

Raportteja voidaan suodattaa hakusanalla, julkaisuajankohdalla sekä dokumentin luokittelulla. Tämän lisäksi voidaan suodattaa ”kesken” olevat dokumentit, ”valmiit” dokumentit tai ”kaikki” dokumentit.

1. Kesken = Dokumentissa on puuttuvia suorituksia
2. Valmis = Kaikki kohderyhmään kuuluvat käyttäjät ovat suorittaneet dokumentin
3. Kaikki= Sekä valmiit, että keskeneräiset dokumentit

Raportin suodatuksen perusteella tehdyssä yhteenvedossa näytetään seuraavat tiedot:

Tähti-symboli dokumentin nimen perässä tarkoittaa, että kaikki kohderyhmään kuuluvat henkilöt ovat suorittaneet dokumentin (=Valmis)

Raportista voidaan pureutua myös julkaisukohtaiseen tietoon klikkaamalla dokumentin nimeä.

Suodatetun raportin voi tarvittaessa ladata exceliin, painamalla oikeasta yläkulmasta ”Excel”-painiketta.

Sähköpostiherätteet (notifikaatiot)

”Lue ja kuittaa” toiminnallisuudessa on kaksi erilaista sähköpostiherätettä (notifikaatiota):

• L&K dokumentin julkaisun yhteydessä valitulle kohderyhmälle
• L&K julkaisun määräajan umpeutuessa julkaisun tekijälle

L&K dokumentin julkaisun yhteydessä valitulle kohderyhmälle

Kun L&K dokumentti julkaistaan, lähetetään julkaistusta tehtävästä sähköpostiheräte valitulle kohderyhmälle. Herätteen tarkoitus on tiedottaa ja muistuttaa julkaisun kohderyhmää suorittamaan pakollinen tehtävä.

Ensimmäinen muistutus lähetetään välittömästi julkaisun yhteydessä. Tämän jälkeen julkaisijan on mahdollista valita, kuinka monta päivää kohderyhmälle annetaan aikaa suorittaa tehtävä, ennen kuin siitä aletaan lähettämään muistutuksia päivittäin, kunnes tehtävä on suoritettu. Ainoastaan suorittamattomasta tehtävästä lähetetään muistutuksia.

Julkaisijan on mahdollista muokata lähetettävää sähköpostiherätettä julkaisun yhteydessä.

HUOM! Älä muuta merkkien { } välissä olevaa tekstiä, ne muodostuvat automaattisesti järjestelmän toimesta.

L&K julkaisun määräajan umpeutuessa julkaisun tekijälle

Kun julkaisun määräaika on saavutettu, lähetetään julkaisun tekijälle muistutus määräajan umpeutumisesta. Herätteen tarkoitus on muistuttaa julkaisun tekijää tarkastamaan tehdyn julkaisun suoritukset.

Tämä muistutus on määritelty järjestelmän pääkäyttäjän (Qreform) asetuksissa, eikä ole organisaation pääkäyttäjän muokattavissa.

Muistutus on muotoa:

———————————————————————-

L&K dokumentti <julkaisun nimi> on saavuttanut suorituksen määräajan.

Voit tarkistaa suoritukset täältä. (linkki seurantalistan oletusnäkymään, suodatuksena dokumentin nimi hakusanakentässä)

———————————————————————-

Käyttäjäoikeudet ja roolit

Kaikki järjestelmän peruskäyttäjät pääsevät suorittamaan ”Lue ja kuittaa” dokumentteja (tehtäviä).

Organisaation pääkäyttäjä

• Kaikki Lue ja kuittaa toiminnallisuudet ilman rajoituksia
• Ainoa rooli, joka pystyy muokkaamaan dokumenttien luokittelua (Luokittelu)
• Näkee ”seuranta” ja ”raportit” datan ilman organisaatiorajoitusta

Sisältöjen ylläpitäjä

• Kaikki Lue ja kuittaa toiminnallisuudet, pois lukien ”Luokittelu”.
• Pystyy luomaan ja julkaisemaan dokumentteja
• Näkee seurannan ja raportit, mutta ainoastaan oman yksikkönsä suoritukset.

HUOM! Dokumenttien seurannassa ja raportoinnissa esihenkilö näkee ainoastaan oman yksikkönsä suoritukset. Tämä edellyttää, että käyttäjä on merkitty esihenkilöksi järjestelmän organisaatiorakenteessa.

Sisältöjen raportoija

Näkee seurannan ja raportoinnin kaikki suoritukset ilman organisaatiorajausta.

Ryhmien ylläpitäjä

Käyttäjäryhmien luominen, muokkaus, hallinnointi ja ylläpito mahdollista.

Ongelmatilanteet ja tekninen tuki

Mikäli kohtaat ongelmatilanteita, ole yhteydessä ensisijaisesti oman organisaatiosi pääkäyttäjään. Kerro tai kuvaa mitä teit tai yritit tehdä ja mitä tapahtui tai ei tapahtunut ja mihin toimintoon se liittyi. Mahdollisimman tarkka kuvaus ongelmasta auttaa selvittämään asioita nopeammin ja paremmin. Jos mahdollista, ota kuvakaappaus tilanteesta.

Järjestelmän pääkäyttäjillä on tarvittaessa käytettävissä Qreformin käyttötuen palvelut kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaisesti.